• Home
• Nieuws

De kracht van Office 365 als digitale werkplek

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 29 May 2018

Van Dinther ontwikkelt een nieuwe oplossing die een onderdeel gaat vormen van Office 365, het cloudplatform van Microsoft. Met deze oplossing brengen we structuur aan in Office 365 om zo de samenwerking tussen alle denkbare applicaties en data in de cloud te orkestreren. Door alle content in de juiste context te plaatsen en beschikbaar te stellen voor klant, medewerker en externe partijen wordt de ideale basis gevormd voor een volledig digitale en geautomatiseerde organisatie.

In de CorporatieGids van 2017 schreven we al een artikel over Office 365. Daarin durfden we te stellen dat de vraag niet was óf u gebruik gaat maken van Office 365 maar wanneer. Nu een jaar verder hebben we gemerkt dat veel corporaties deze stap weliswaar hebben genomen maar nog vaak worstelen met de optimale inzet hiervan. Wij hebben het afgelopen jaar ook niet stil gezeten en ons verdiept in dit vraagstuk. Wat heeft een woningcorporatie nodig om optimaal gebruik te maken van de kracht van Office 365?

Office 365
Hoewel Microsoft Office 365 inmiddels een bekende term is, wordt het in praktijk nog maar beperkt ingezet in de volle breedte van haar mogelijkheden. Anders dan het heersende beeld gaat het verder dan een simpele verzameling van Office-applicaties in de cloud. Het brengt een groot aantal applicaties van Microsoft samen op één cloudplatform, Microsoft Azure. Het voordeel hiervan is dat het maken van koppelingen met alle andere clouddiensten meer configureren is dan programmeren. Zo kunnen verschillende applicaties naadloos op elkaar aangesloten worden om zo elk denkbaar proces te automatiseren. Bovendien zijn alle oplossingen en applicaties als vanzelf compatible met elke device en besturingssysteem wat nu op de markt is.

De voordelen van de cloud en SaaS-oplossingen spreken voor zich. Het is schaalbaar, flexibel en ook nog eens kostenefficiënt. Er zijn geen lokale servers meer nodig waardoor het beheer en de beveiliging niet langer een zorg zijn van de organisatie zelf. Dit maakt de weg vrij om op een echt innovatieve wijze te digitaliseren, zonder de ballast van vastgeroeste procedures en beperkingen in de bestaande ICT infrastructuur.

Van Dinther en Office 365
Anders dan E-Content ECM, wat een schil om SharePoint is, zal haar opvolger een onderdeel worden van de Office 365 suite en draaien op Microsoft Azure in plaats van een lokale server.Deze veranderingen vereisen meer dan alleen de ombouw van SharePoint naar SharePoint Online. We zijn de ontwikkeling gestart op een schone lei met nieuwe ontwerpprincipes.

Office 365 biedt in zichzelf al een enorm palet aan applicaties waar gebruik van gemaakt kan worden. Wij willen die brede basis gebruiken en alleen toevoegen wat nodig is; structurering van content en context. Wij zien onze nieuwe applicatie, waarin alle content en context gestructureerd wordt bewaard en beschikbaar gesteld wordt, een centrale rol vervullen binnen Office 365. De traditionele werkomgeving en archiefomgeving worden hierbij samengesmeed tot één digitale werkplek. Dit maakt het laagdrempeliger en gemakkelijker voor eindgebruikers om hierin te werken en informatie terug te vinden, toe te voegen en te gebruiken. Niet alleen voor primaire processen maar juist ook voor de sturende en ondersteunende processen is dit een uitkomst. Onder andere door structuur aan te brengen in de minder gestructureerde processen en de eindeloze mogelijkheden te benutten in het samenwerken met derden. Belangrijke bijkomstigheid is dat ook voldaan wordt aan de eisen omtrent beveiliging en compliance. De juiste autorisatie van content en hantering van vernietigingstermijnen is met de komst van de nieuwe privacywetgeving een vereiste.

Place2BU – Een project van Mitros en Portaal
In 2017 zijn Portaal en Mitros begonnen met de verhuur van 500 studio’s in Utrecht onder de naam Place2BU. “Dit woonproject is bedoeld voor jongeren die in een ‘schakelmoment in het leven’ zitten. We willen de verhuur van de 500 studio’s zo digitaal en ‘lean’ mogelijk maken,” stelt Jeroen van de Poll, projectleider van Place2BU. Dit betekent zaakgericht werken binnen de gehele keten, van klant tot leverancier. Maar ook het automatiseren van eenvoudige
processen, zodat er meer tijd overblijft voor zaken die meer (persoonlijke) aandacht nodig hebben.

Om deze ambitie te realiseren zijn wij eind 2017 een pilot gestart. Er is gekozen voor een combinatie van Office 365, enkele vernieuwende clouddiensten en de nieuwe cloudapplicatie van Van Dinther.

Vanuit onze nieuwe applicatie heeft de medewerker door middel van een tijdlijn een helder overzicht over alle content van een klant in chronologische volgorde. Voor de klant hebben we een eenvoudig klantportaal ontwikkeld, waarin informatie zichtbaar is en zaken gemakkelijk geregeld kunnen worden. Voor de aannemer die het onderhoud verzorgt is er een portaal beschikbaar met alle reparatiemeldingen waarvan hij zelf de status kan wijzigen. Deze status is vervolgens direct beschikbaar voor de klant via een mail en het klantportaal. Door de agile aanpak en de schaalbaarheid van clouddiensten is het eenvoudig om dit in de toekomst breder in te zetten en op
grotere schaal.

Begin maart 2018 is de pilot afgesloten met de livegang van Place2BU op Office 365. Met een hybride combinatie van Office 365, onze nieuwe applicatie, andere clouddiensten en lokaal draaiende ERP worden de belangrijkste klantprocessen volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd.

Wilt u meer weten over de manier waarop u voor uw organisatie de digitale werkomgeving creëert binnen Office 365? Lees meer op www.vandinther. net of neem contact met ons op voor een afspraak.

Bron: CorporatieGids 2018 | Foto: Van Dinther