CorporatieGids Magazine

JUNI 2026 I 21 20 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Data aanleveren en vertalen Bij de samensmelting van data zat de grootste uitdaging niet zozeer in de controle achteraf, maar vooral in de aanlevering en vertaling van de data: “Omdat we met twee verschillende ERP-systemen werkten, moest data eerst uit het ene systeem worden geëxporteerd en daarna op de juiste manier worden vertaald naar het nieuwe systeem. Juist dat aanleverproces was spannend: hoe lever je data goed aan, hoe controleer je of alles volledig is en hoe zorg je dat de kwaliteit onderweg behouden blijft? Daarbij ging het niet alleen om techniek, maar ook om inhoudelijke verschillen tussen beide organisaties. Een goed voorbeeld zijn huurprijscomponenten. Die hadden bij beide corporaties soms andere namen of werden anders gebruikt. Dan moet je echt de diepte in: wat kun je één op één vertalen, welke onderdelen komen niet overeen en waar moet je nieuwe keuzes in maken?” Schaduwarchief Een onderdeel waar WYwonen extra aandacht aan heeft geschonken, waren documenten als huurcontracten en plattegronden. Roeland: “Dat was niet zozeer omdat die informatie op voorhand belangrijker was dan andere data, maar omdat we na de conversie vaststelden dat een deel van de documenten in een schaduwarchief was achtergebleven. We kregen vragen van klanten over contracten, terwijl die niet altijd terug te vinden waren. Ook ontdekten we dat woonconsulenten nog met een schaduwarchief werkten naast het hoofd-DMS. Daarmee ontstond direct een praktisch probleem: de conversie was uitgevoerd, maar een deel van de relevante documenten was nog buiten beeld. Dan moet je jezelf afvragen hoe je de documenten van actieve huurders alsnog in het DMS krijgt, zodat je bij vragen vanuit één bron kunt werken en niet in meerdere archieven hoeft te zoeken.” Informatie doorspitten “Voor dit traject hebben we samengewerkt met GROVER underdogs, een specialist in informatiebeheer voor woning- corporaties,” gaat Roeland verder. “Wat hen onderscheidt is dat ze werken met Buitengewone Talenten, mensen met een bijzonder talent voor het doorspitten en structureren van informatie. Dat maakte echt het verschil in dit project. Samen hebben we eerst scherp gemaakt welke documenten in het schaduwarchief relevant waren en welke betrekking hadden op actieve huurders. De derde vraag was hoe we die stukken op een goede manier in ons nieuwe ERP-systeem ViewPoint kregen. GROVER underdogs heeft vervolgens al die documenten doorgespit om ze zo goed mogelijk aan dossiers te koppelen. Het doel was duidelijk: geen schaduw- administratie meer, maar alles in één systeem.” “Eenzelfde aanpak gold voor de plattegronden. Die waren niet vastgelegd in het ERP-systeem, maar stonden in een apart SharePoint-archief met een referentietabel waaruit bleek welke plattegrond bij welke woning hoorde. Door die bestanden te koppelen aan een uniek kenmerk, konden we ook die informatie overzetten en beter vindbaar maken, bijvoorbeeld voor een inspecteur die op locatie snel een plattegrond nodig heeft.” Volgende fusie Volgens Roeland is het nog lastig om de opbrengst van deze fusie helemaal los te zien van wat er nu alweer op WYwonen afkomt: “We kijken inmiddels al vooruit naar een volgende fusie, waardoor je in de praktijk doorbouwt op wat je net hebt afgerond. Toch is door het afgeronde traject wel heel duidelijk geworden welke lessen meegenomen moeten worden. Met name het aanlevertraject van data uit bronsystemen via Excel-spreadsheets vonden we een kwetsbaar en tijdrovend proces. Je moet aan de voorkant heel goed afspreken hoe data worden aangeleverd, dat vervolgens steeds controleren en voorkomen dat er onderweg zaken vastlopen. Dat vraagt veel handmatig werk en brengt dus ook risico’s met zich mee. Omdat bij de volgende fusie de betrokken partijen op hetzelfde ERP-systeem draaien, maakt dat de overstap technisch eenvoudiger. Maar ook dan blijft het belangrijk om aan de voorkant strakke afspraken te maken en de conversie goed te begeleiden.” Advies Afsluitend adviseert Roeland andere corporaties om bij een fusie niet te snel aan te nemen dat alle data compleet en goed in de systemen staan: “Vraag je altijd af of er naast de formele systemen nog schaduwadministraties bestaan met informatie die je óók moet meenemen. Dat hoeft misschien niet allemaal direct met de hoogste prioriteit, maar je moet er wel oog voor hebben. Stel daarnaast na de technische conversie nog één keer expliciet de vraag of echt alles is overgezet. En als blijkt dat je iets bent vergeten, maak er dan ook werk van. Trek daar tijd en middelen voor uit, want alleen zo krijg je je informatie- huishouding echt op orde.” Foto's: Rhalda Jansen