CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2024 I 59 58 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Samen bouwen op data Data en een DMS zijn bij bijna alle processen en in het IT-landschap van Mooiland betrokken, legt Peter uit. “Vrijwel iedere afdeling heeft te maken met data en heeft een rol in het DMS. Dat is de laatste jaren alleen maar toegenomen. Binnen het traject ‘Samen bouwen op data’ hebben we begin 2023 een heldere visie op data en een datastrategie vastgesteld. Wij richten onze data-aandacht op vier pijlers: datagovernance, digitaal vakmanschap, digitale technologie en digitale veilig- heid. Gebruikers krijgen meer verantwoordelijkheden en mogelijkheden als het gaat om data – en dus ook het DMS. Daarin ondersteunen wij hen naar meer databedrevenheid en vakmanschap.” Grip op data en documenten Op de vraag wat daarbij de essentie is van goed datamanage- ment, zegt Joline: “Goed datamanagement vraagt om grip op je data en documenten. Dit vraagt om eenduidig beleid en duidelijke bewaartermijnen. We kijken daarom naar technolo- gieën die hierin kunnen ondersteunen, zoals Microsoft Purview. Het gaat hier om alle documenten die binnen onze Microsoft- omgeving worden opgeslagen.” Toekomstbestendig systeem Het gebruik van een nieuw DMS was wel even wennen voor Mooiland, blikt Joline terug. “Ons vorige DMS was helemaal uitontwikkeld. We waren hiermee verwend, want er zaten veel werkstromen in die speciaal voor ons aanvullend op het DMS zijn gemaakt. Het is dan ook een goede vraag of dit nog wel een DMS was, maar het gaf wel veel gemak voor de gebruiker en in beheer. Tijdens het selectietraject kwamen we erachter dat we in principe weer terug zouden gaan naar een DMS zoals deze was bedoeld; terug naar de standaard dus. We misten toch wat zaken zoals een uitgaande werkstroom. Van Dinther heeft deze in overleg met ons gebouwd, waardoor we beschikken over een toekomstbestendig DMS gebaseerd op de CORA-standaard en gebruik van SharePoint.” Innovatiekansen Deze toekomstbestendigheid geeft Mooiland de kans om te innoveren, legt Walter uit: “Dat was vroeger niet mogelijk omdat we een uitontwikkeld DMS hadden. Nu hebben we weer mogelijkheden om vooruit te kijken en nieuwe dingen te proberen. Denk aan het eerdergenoemde Microsoft Purview, het Power-platform en natuurlijk kunstmatige intelligentie voor factuurherkenning waar we de komende periode mee aan de slag gaan.” Overkoepelende blik Naast het gebruik van software vraagt goed datamanagement ook om goede communicatie met je organisatie, legt Joline uit: “Je hebt goede afstemming met gebruikers nodig en moet hen actief betrekken bij de inrichting van software en processen. Zorg daarnaast voor duidelijke werkwijzen en afspraken over het gebruik van het systeem. Zo ontstaat een integrale beheeromgeving. Omdat het een veelgebruikte applicatie is die door de hele organisatie heen wordt gebruikt, is een overkoepelede blik essentieel.” Digitaal vakmanschap Alles valt en staat met digitaal vakmanschap, ook als het gaat om data- en documentmanagement, sluit Patricia af: “Het is belangrijk gebruikers mee te nemen in hoe je systemen gebruikt en tot welk doel dit dient. Door digitaal vakmanschap wordt er effectiever gebruikgemaakt van digitale tools, het verhoogt productiviteit, je kunt flexibeler werken, beter samenwerken en communiceren, de kwaliteit van de dienst- verlening gaat omhoog en medewerkers zijn toekomst- bestendig. Dat is natuurlijk cruciaal voor een organisatie en het levert de medewerkers ook veel op. We kunnen dus alleen techniek inzetten, maar zonder digitaal vakmanschap gaat dit niet werken.” Foto's: Ellis Rijkers