CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2023 I 23 22 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE In de zomer van 2021 wisselde Charlotte van Beuningen voor het eerst digitale berichten uit met een vaste keten- partner volgens de DICO-standaard, blikt Roeland terug: “Deze berichten bevatten gegevens over de verstrekte werkopdrachten en de status van afhandeling, en worden system-to-systemen uitgewisseld. Daar zit geen menselijke handeling meer tussen. Het berichtenverkeer over facturen liep nog wel handmatig via e-mails met pdf-bijlagen.” Nieuwe onderhoudspartners Toen Charlotte van Beuningen een jaar later met twee nieu- we onderhoudspartners ging samenwerken en één van hen dat wilde doen via DataRotonde, is de adoptie van DICO in een stroomversnelling beland. Wilko: “We hebben gekeken naar wat deze manier van werken voor meerwaarde levert voor onze organisatie. Met DataRotonde – en hun DICO Managed service – hoeven we zelf niet langer in de gaten te houden of de communicatie werkt. Bij haperingen lossen zij dit op. Daarnaast vereenvoudigen we het facturatiepro- ces omdat we berichten uitwisselen via één platform en worden de werk- en registratiesystemen van onszelf én onze partners geüniformeerd, waardoor we ondanks dat we verschillend zijn toch op een eenduidige wijze samenw- erken.” Een gouden randje Dit alles levert een groot efficiencyvoordeel op in het on- derhoudsproces. Roeland: “Dat is iets waar denk ik iedere publieke organisatie mee bezig is: afvragen wat je zelf kunt doen en waar je de samenwerking opzoekt omdat dit beter of efficiënter werkt. Het achterliggende doel hiervan is dat je een situatie voor bedrijfsactiviteiten creëert waarmee we als woningcorporatie het verschil kunnen maken; een gouden randje noemen we dat. Voor een onderwerp als het dagelijks onderhoudsproces – maak ook het beheren van de informatievoorziening en IT-infrastructuur – betekent dit goed weten wat je echt nodig hebt en het voeren van een tastbare regie over de partijen waarmee je wilt samenw- erken. Het volgen van standaarden en toepassen van best practices stelt je daarbij in staat grip te houden op wat je zelf niet meer doet, maar wel hard nodig hebt.” Investeren in de voorkant Het opzetten van DICO begon volgens Wilko met het mak- en van afspraken op hoofdlijnen over de reikwijdte van dit berichtenverkeer: “Welke berichten gaan we uitwisselen en op welke soorten onderhoud zal dat van toepassing zijn? Op basis daarvan konden wij afspraken maken met de IT-parti- jen waarmee we samenwerken. Onze ketenpartners heb- ben elk op hun eigen moment dezelfde stappen gezet. De implementatie hebben we steeds in twee stappen gedaan: eerst inrichten en beproeven in een acceptatieomgeving en na akkoord van de procesvertegenwoordigers de imple- mentatie en livegang. Als iedereen op één lijn zit en de sys- temen klaar zijn, kan het allemaal heel snel gaan.” Betrokkenen bewust maken Op de vraag wat de nieuwe manier van samenwerken vraagt van IT-systemen van ketenpartners, vertelt Wilko: “Het ERP-systeem moet in staat zijn om de door ons gewenste DICO-services digitaal te verwerken. Denk aan het ontvangen van werkopdrachten en het verzenden van onderhoudsstatussen en facturen. Maar het tot stand brengen van de koppeling an sich is niet voldoende. Je moet ervoor zorgen dat alle