CorporatieGids Magazine

7 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER STRATEGIE, BEDRIJFSVOERING & ICT VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 1, 2019 6 WWW.CORPORATIEGIDS.NL is dat de directieraad van Ymere gedurende de implementatie- periode van twaalf maanden niet eenmaal beslissingen heeft hoeven nemen. Ze hebben altijd het BAB-advies overgenomen. Daar ben ik erg trots op.” Experience rooms Grote betrokkenheid van medewerkers, agile opleiden én werken en veel communicatie zijn volgens Linda ingrediënten voor de succesvol verlopen implementatie. Over dat laatste zegt ze: “We hadden experience rooms ingericht waar mede- werkers op laptops alvast kennis konden maken met de software. Alle medewerkers zijn langsgeweest, wat duidt op grote betrokkenheid.” Een aantal sessies was ook verplicht, erkent ze. Via blended learning konden medewerkers kiezen uit verschillende opleidingsvarianten die het beste bij hen paste. Tijdje ‘even niks’ Voorafgaand aan de implementatie van het nieuwe ERP-systeem heeft Ymere 200 andere projecten met een IT-component stopgezet. “Agile of niet, een implementatie is een enorme belasting voor je organisatie. Een tijdje ‘even niks’ ernaast is dan fijn. Nu we sinds januari van dit jaar operationeel zijn, zie je dat er weer ruimte ontstaat om projecten op te pakken. We hebben een portfolioraad die beslist wat wel en niet doorgaat. Beschikbaarheid van capaciteit is voorwaardelijk.” Saillant genoeg heeft het stopzetten van de projectenlijst en nog eens kritisch bekijken ertoe geleid dat 70 projecten blijvend zijn geschrapt. Van maatwerk naar standaard Bij de implementatie van Tobias AX was het uitgangspunt: geen maatwerk, zegt Linda. Op de vraag of dat stand heeft gehouden, vertelt ze: “Ik had veertig uitzonderingen op de standaard verwacht, maar het waren er uiteindelijk nul. Daarbij moet ik wel erkennen dat wat normaal gesproken maatwerk zou zijn geweest, door Aareon – kritisch getoetst – onderdeel is gemaakt van de standaard.” Piep-systeem Ook werd afscheid genomen van tientallen applicaties. “We hebben gekeken welke ‘onmisbare’ applicaties niet of nauwelijks waren gebruikt in het afgelopen jaar. Daarop hebben we het piep-systeem toegepast: de applicaties zijn gewoon uitgezet totdat een medewerker begon te piepen. Dat gebeurde niet of nauwelijks waardoor we inmiddels al zeventig applicaties hebben uitgezet.” Resultaatgericht De transitie van Ymere naar een wendbare organisatie heeft de ook de resultaatgerichtheid vergroot. “Er is meer focus, meer beweging.” Het verloop onder personeel is daardoor wel hoog. In zes jaar tijd verdriedubbelde het van vier naar twaalf procent. “Er zijn veel medewerkers uitgestroomd en nieuwe medewerkers ingestroomd,” beaamt Linda. “We waren een familiair bedrijf en zijn nu veel resultaatgerichter bezig. Verantwoordelijkheden zijn laag in de organisatie belegd en we zetten zwaar in op duurzame inzetbaarheid van medewerkers. De uitnutting van ons budget voor opleiding is vertienvoudigd, van twee ton naar twee miljoen euro per jaar.” Resultaten En de resultaten zijn er, meldt Linda trots. “Natuurlijk de implementatie van ons nieuwe ERP-systeem. Maar bijvoorbeeld ook het instroomproces van nieuwe medewerkers. Dat ging hopeloos, totdat we het met scrum in drie maanden tijd vlot hadden getrokken. Daarvoor is het 2,5 jaar geprobeerd, maar niet gelukt. Of ons intranet dat al twee jaar lag te broeien. Nu is het met scrum binnen vier maanden tot iets moois ontwikkeld. HuisjeHuisje, een HR-app, outsourcen van IT: het zijn allemaal voorbeelden die agile tot wasdom zijn gekomen. De implementatiesnelheid van nieuwe dingen wordt met agile aanzienlijk verhoogd.” Kersen Amper klaar met de implementatie van Tobias AX werken Ymere en Aareon alweer samen aan nieuwe agile projecten. “De implementatie van het ERP-systeem was eigenlijk het meest saaie,” zegt Linda met een vleugje bravoure. “Het was een need to , nu volgen de kersen op de taart.” Daarmee doelt ze onder meer op de implementatie van het klantportaal en dynamisch plannen van reparatieverzoeken. Microsoft 365 Ook de overstap naar Microsoft 365 – de cloudversie van Tobias AX – ziet Linda als een kleinere migratie. “We zouden pas over drie jaar overgaan, maar dat zou zomaar eerder kunnen plaats- vinden gezien de progressie die Aareon maakt op dit vlak.” Agile omarmd Naast Ymere heeft ook Aareon agile volledig omarmd, zegt Linda. “Wij hebben van begin af aan gezegd: jullie zijn de experts, dit zijn de kaders. Die ruimte voelden ze om hun expertise in te zetten. Ze hebben hun verantwoordelijkheid genomen en dat heeft zich uitbetaald in een succesvolle implementatie. Dat smaakt naar meer.”