CorporatieGids Magazine

51 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER STRATEGIE, BEDRIJFSVOERING & ICT VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 4, 2018 50 WWW.CORPORATIEGIDS.NL “Aan de andere kant heeft 33 procent van de corporaties het proces wel volledig digitaal ingericht. Eventuele fysieke facturen worden door softwareprogramma’s automatisch herkend en gescand, en vervolgens doorgeboekt naar het ERP-systeem. Het klein deel van de corporaties heeft dit proces uitbesteed.” Belemmeringen De grootste belemmering om nu in plaats van morgen over te gaan op volledig automatische factuurverwerking blijkt de samenwerking met leveranciers of organisaties te zijn. “Het probleem is dat leveranciers of andere ketenpartners soms eerst hun eigen systemen moeten aanpassen. Niet iedere organisatie staat hiervoor open, en dat is voor 38 procent van de corporaties een reden om nu facturen nog handmatig te verwerken. Een extra uitdaging voor leveranciers en organisaties daarbij is dat ze meerdere verzoeken kunnen krijgen van partners waar ze rekening mee moeten houden, omdat nog niet iedereen dezelfde systemen of factuurstandaarden hanteert.” Voor een derde van de corporaties vormen systemen en ICT- infrastructuur een andere belemmering. Kevin: “Hiermee wordt bedoeld dat corporaties – wanneer ze willen overschakelen op volledig automatische factuurverwerking – ook moeten overstappen op een ander bedrijfssysteem. Dit vergt veel tijd en geld, en is voor hen een te grote stap om het proces nu al te digitaliseren.” Obstakels De meest belangrijke obstakel bij corporaties die al wel gebruikmaken van factuurherkenning zijn onjuiste gegevens (54 procent). Daarnaast blijken volgens het onderzoek geen goede scanherkenning (50 procent) en een lange doorlooptijd voor het accorderingsproces (42 procent) een belemmering te vormen. Samen optrekken Uit het onderzoek blijkt dat veel corporaties – 67 procent – open staan om samen met andere corporaties op te trekken. “De antwoorden van de corporaties laten zien dat ze in veel gevallen tegen dezelfde problemen aanlopen. Op het moment dat corporaties deze ervaringen met elkaar delen, hoeft niet iedereen zelf het wiel opnieuw uit te vinden. Dat kan de adop- tie van een digitaal factureringsproces in de sector bevorderen.” Stad en platteland In totaal deden 24 woningcorporaties uit de L- en XL-categorie van de Aedes Benchmark mee aan het onderzoek, waarbij 22 zijn aangesloten bij De Vernieuwde Stad. Opvallend genoeg ziet Kevin een verschil tussen stedelijke en plattelands- corporaties in de resultaten. “De corporaties die aangeven volledig automatisch te werken, zitten vooral in de grote steden zoals Amsterdam, Rotterdam en Den Haag. Corporaties uit de provinciën of streekgebieden maken veelal nog gebruik van papieren facturen en kunnen hier nog een efficiencyslag slaan.” Sneeuwbaleffect Op de vraag of de resultaten ook van toepassing zijn op kleine corporaties, zegt Kevin: “Ook kleine corporaties zullen in de toekomst naar verwachting meer gebruik gaan maken van volledige automatische factuurverwerking. Het wordt steeds goedkoper en daarnaast wordt via wetgeving het werken met factuurstandaarden gestimuleerd. Dit gaat een sneeuwbal- effect hebben, waardoor ook kleinere corporaties steeds makkelijker dit proces kunnen digitaliseren en auto- matiseren.”