CorporatieGids Magazine

49 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER STRATEGIE, BEDRIJFSVOERING & ICT VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 4, 2018 48 WWW.CORPORATIEGIDS.NL Kevin Osei Assibey (De Key): Automatische factuurverwerking maakt opmars in de sector K evin is als Trainee van Talent in Huis – een traineepro- gramma voor woningcorporaties – betrokken bij het crediteurenproces bij de Key en deed daarom onderzoek naar de digitalisering van het factureringsproces bij grote woningcorporaties. De belangrijkste conclusie uit het onder- zoek is volgens Kevin dat automatische factuurherkenning snel terrein wint. “Een derde van de corporaties ontvangt vrijwel alle facturen digitaal, waarna het automatisch herkend wordt en doorgezet. Aan de andere kant blijkt de helft van de corporaties facturen nog met de hand te verwerken.” Fysiek en digitaal Gemiddeld ontvangen de onderzochte corporaties ruim 35.000 facturen per jaar. Kijkend naar de verhouding digitale en papieren facturen, ontvangt het leeuwendeel (83 procent) meer dan 80 procent van haar facturen digitaal. Opvallend is echter dat bij één op de vijf corporaties nog ruim 40 procent van de facturen fysiek binnenkomt. Vrijwel al deze corporaties – 95 procent van degene die het nog niet geautomatiseerd hebben – verwachten binnen vijf jaar een volledig digitaal factureringsproces te hebben. Handmatige handelingen Kijkend naar hoe vervolgens facturen binnen de organisatie verwerkt worden, blijkt dat de helft van de corporaties dit nog handmatig uitvoert. Ook de facturen die digitaal binnenkomen worden door een werknemer handmatig doorgezet. Dit verbaast Kevin niet: “De ontwikkelingen van volledige automatische factuurverwerking staan eigenlijk nog in de kinderschoenen. Wel geeft het aan dat veel corporaties op dezelfde lijn zitten als het gaat om de procesindeling van factuurverwerking. Dit biedt de mogelijkheid om als corporatie steun bij elkaar te zoeken en kennis en ervaring te delen. Dit gebeurt nu echter nog weinig.” Hoewel automatische factuurverwerking een opmars maakt bij woningcorporaties, worden nog steeds ieder jaar tienduizenden facturen handmatig gescand en verwerkt. Dat blijkt uit onderzoek van Kevin Osei Assibey van Woningstichting de Key onder 24 L- en XL-corporaties. CorporatieGids Magazine sprak met hem over de uitkomsten van het onderzoek en de toekomst van digitale facturen in de sector. Foto’s: Kevin Osei Assibey en Shutterstock