CorporatieGids Magazine

49 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER STRATEGIE, BEDRIJFSVOERING & ICT VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 3, 2018 48 WWW.CORPORATIEGIDS.NL Andere rol Om de groeiende druk bij te benen, heeft de Dordrechtse corporatie extra medewerkers in moeten zetten. “Verschillende medewerkers hebben een andere rol binnen de organisatie gekregen,” legt William uit. “Ze zijn verantwoor- delijk gemaakt voor een bepaald proces inclusief alle data die in dat proces wordt gebruikt. Deze rol noemen wij: data-eigenaar. Daarnaast hebben wij meer fte toegewezen aan het maken van rapportages en de controle ervan. Daarop aansluitend is de invoering van de – voor Trivire nieuwe – functie van business controller, die het management advies geeft bij het nemen van strategische besluiten. Ook heeft de vraag om meer verantwoording effect gehad op de waardering van het bezit tegen marktwaarde in verhuurde staat. Hiervoor was voorheen andere data nodig, waardoor wij nu ‘nieuwe’ data moeten registreren.” Kleine stapjes, juiste richting Om gebruik te maken van standaarden om verantwoording makkelijker af te leggen, moest Trivire eerst de datakwaliteit verbeteren. William: “Wij hebben eerst naar de basis gekeken: de gegevens over ons bezit en de gegevens over onze klanten. Mijn motto is: je kunt beter kleine stapjes in de juiste richting zetten, dan slechts praten over die ene grote stap. Het aan- wijzen van de data-eigenaren van bepaalde processen was daar een onderdeel van. Deze medewerker werkt samen met de proceseigenaar om de datakwaliteit voortdurend te borgen.” Nieuwe bril “Een voordeel van standaardiseren is dat met een nieuwe bril naar de huidige processen wordt gekeken,” vervolgt William. “We kijken waar het handig en doelmatig is om zoveel mogelijk te standaardiseren. Het uiteindelijke doel daarbij is efficiency- winst, en ruimte creëren om andere dingen op te pakken. Ik verwacht overigens niet dat Trivire – of welke corporatie dan ook – ooit volledig gestandaardiseerd wordt. Er zijn altijd gebieden die maatwerk vragen. Wel wordt hierdoor informatie uniform ontsloten aan gestandaardiseerde systemen. De kans op aanlevering van onjuiste informatie wordt verkleind.” RGS-pilot Een gebied waar William bijvoorbeeld nog genoeg ruimte voor maatwerk ziet, is bij het Referentie Grootboek Schema (RGS), een proces dat als doel heeft om op basis van gestandaar- diseerde codering van financiële gegevens tot een grootboek- rekeningschema te komen. “RGS is een standaard met een vooraf vastgestelde taxonomie, maar onder een bepaald niveau kun je die informatie naar wens verrijken. Salariskosten zijn bijvoorbeeld binnen RGS opgenomen, maar wij als Trivire willen ook onderscheid maken tussen verschillende medewer- kersfuncties. Op die manier hebben wij intern het maatwerk dat wij willen, maar is de overkoepelende kostenpost ‘salaris- kosten’ standaard bruikbaar in RGS.” De Dordrechtse corporatie voert de RGS-pilot uit met haar ERP-leverancier Aareon. “In deze pilot kijken wij of ons ERP- systeem Tobias AX voldoet aan de eisen om met RGS te kunnen werken. Tijdens de pilot kijken we naar bijvoorbeeld zaken waar we als gebruiker of leverancier tegenaan lopen bij de implementatie. Die ervaringen worden gedeeld en kunnen gebruikt worden bij het invoeren van RGS bij andere woning- corporaties.” Meedenken en invloed uitoefenen Eerder werkte de corporatie ook al mee aan een pilot voor system-to-system aanlevering van verantwoordingsdata. “RGS bouwt daarop voort. Wij zien het Referentie Grootboek Schema als essentiële basis om system-to-system te kunnen werken. Het grote voordeel voor ons is dat door mee te werken aan pilots, wij kunnen meedenken en invloed kunnen uit- oefenen op de definitieve oplossing. We kunnen nu alvast met het gebruik van RGS oefenen, leren van onze fouten en met onze feedback anderen ervoor behoeden.” Beter vergelijken Naast het makkelijker afleggen van verantwoording wil Trivire door het gebruik van standaarden als RGS zichzelf beter kunnen vergelijken met collega corporaties. “Door onszelf te spiegelen met gelijkwaardige woningcorporaties kunnen wij zien waar we het – bijvoorbeeld financieel – goed of minder goed doen,” legt William uit. “Dit kan komen door een keuze, bijvoorbeeld het hebben van hogere incassokosten en tegelijkertijd minder ontruimingen en lagere huurachter- standen. Die informatie stelt ons vervolgens in staat de processen en bedrijfsvoering te verbeteren.” Meer standaarden “Ik verwacht dat standaarden als het Referentie Grootboek Schema de komende jaren gemeengoed in de sector zullen worden,” sluit William af. “Dat wordt vooral aangejaagd omdat de verantwoordingsvraag van dVi en dPi via Standard Business Reporting gaat lopen. Het is dan ook niet zo dat wij ‘klaar’ zijn na het invoeren van RGS. De komende jaren zullen er steeds meer standaarden komen vanuit externe toezichthouders om het verantwoorden efficiënter en makkelijker te maken. Ook zal er intern steeds meer worden gestandaardiseerd, zodat iedereen binnen Trivire dezelfde taal spreekt.”