CorporatieGids Magazine

21 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER BEDRIJFSVOERING, BOUW EN ONDERHOUD VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 1, 2018 20 WWW.CORPORATIEGIDS.NL Bert Schipper (Welbions): Meer kwaliteit leveren door efficiënter en uniform te werken I n 2014, vijf jaar na de fusie tussen St.Joseph en HBS Ons Belang, begon het project ‘Welbions toekomstgericht’. Onder deze noemer werkt de corporatie aan het efficiënter maken en kwalitatief verbeteren van haar organisatie. Ook in de onderhoudsprocessen. “De fusie tussen St. Joseph en HBS Ons Belang leidde tot verschillende werkwijzen binnen de organisatie die uniform gemaakt moeten worden,” begint Bert. “Tegelijkertijd sloeg de verhuurdersheffing een enorm gat in onze investeringscapaciteit. Door efficiënter en uniform te werken kunnen wij meer kwaliteit bieden aan onze huurders.” Cv-ketels Bert legt uit dat door het hanteren van verschillende werkwijzen niet een optimum kon worden bereikt. “Een goed voorbeeld daarvan was het onderhoud aan cv-ketels. Dit werd deels door eigen onderhoudsvakmensen opgepakt en deels door twee verschillende comakers. Door dit volledig te outsourcen naar één partij, werken we op een uniforme manier en hebben we bovendien een flink financieel voordeel weten te behalen.” Uitbesteden of niet In de optimalisering van de onderhoudsprocessen heeft Welbions veel gekeken naar de balans tussen een eigen onder- houdsdienst en het uitbesteden naar de markt. “Door het proces slanker in te richten en meer te digitaliseren hebben we de overtuiging dat we het ‘hit-and-run’-werk en kleinere mutatieopdrachten beter zelf kunnen doen dan dit uit te besteden. Daarnaast wordt het reparatieonderhoud erg goed gewaardeerd door onze huurders, wat positief bijdraagt aan de huurderstevredenheid. Overigens is de essentie van efficiënt onderhoud in onze ogen dat een klus in één keer wordt opgelost, en dat de administratieve werkzaamheden voor vakmensen tot een minimum wordt beperkt. Ons doel is dat 95 procent van de opdrachten zonder vervolgopdracht worden uitgevoerd.” In één keer Om opdrachten in één keer uit te kunnen voeren, begon Welbions met de optimalisatie en digitalisatie van materiaal- inkoop. Bert: “Wij zijn van meerdere partijen naar één leverancier gegaan die de inkoop van al ons materiaal verzorgt. Het magazijn is daarmee opgeheven. De voorraad bevindt zich in de bus waarvoor de vakman zelf verantwoordelijk is. Het verbruik wordt direct digitaal vastgelegd en de bus wordt de volgende dag weer bevoorraad. De voorraad is daardoor afgestemd op het verbruik.” Voorkomen van fouten Welbions heeft daarna gekeken naar het optimaliseren van het verhuurmutatieproces, onder andere door het te digita- liseren. “De rol van ICT wordt alleen maar groter binnen ons onderhouds- en verhuurmutatieproces. Digitalisering beperkt het aantal administratieve handelingen en zorgt ervoor dat gegevens maar eenmalig hoeven te worden vastgelegd. Daardoor worden fouten voorkomen.” Daarbij heeft de cor- poratie ervoor gekozen in de meeste gevallen geen eind- inspectie meer te doen bij de oplevering van de woning. “Per mutatie kijken wij nu naar de kwaliteit van de woning en de vorige bewoner. Wanneer de kwaliteit goed genoeg is – onze technische woonconsulent beslist dat – en de vorige bewoner geen verkeerd woongedrag heeft vertoond, verwachten wij dat de oplevering geen problemen oplevert. Wij voeren dan geen eindinspectie uit.” Aannemersportaal en prijzenboek Centraal in het ICT-landschap van het verhuurmutatieproces staat het Woning Opname Systeem (WOS) van Movin’U. “Wij zijn begonnen met het gebruik van de module Verhuizing,” legt Bert uit. “Woningen worden bij de voorinspectie digitaal opgenomen en vastgelegd in het geautomatiseerde systeem. Opdrachten worden digitaal doorgezonden naar de eigen onderhoudsdienst of naar de comakers via het aannemers- portaal. Wij hebben hier vervolgens het Prijzenboek van Movin’U aan gekoppeld, waardoor de prijzen bij de opdracht- verstrekking vastliggen. Dit jaar maken wij ook de stap naar de modules Inspectie, Renovatie en Oplevering van Movin’U. Dit biedt ons de mogelijkheid om renovaties per complex eenmalig vast te leggen en organisatiebreed te kunnen gebruiken.” Dichter bij het proces In de optimalisatie van de onderhoudsprocessen heeft Welbions de keuze gemaakt om de aannemer meer bij het proces te betrekken. “Bij het mutatieonderhoud wordt de woning samen met de aannemer en installateur doorgelopen en de werkzaamheden vastgelegd,” licht Bert de nieuwe situatie toe. “Hierdoor wordt de kennis van alle partijen optimaal benut. Eventuele onvoorziene werkzaamheden worden tijdens het werk afgestemd. Voorheen werd er als het ware een blanco opdracht gegeven en waren de uit te voeren werkzaamheden en de prijs niet vooraf bekend. Nu we in de keten samenwerken, vindt er een betere af- stemming plaats, en weten wij vooraf tegen welke prijs de opdracht wordt uitgevoerd.” Het vergroten van efficiency en meer uniformiteit in onderhoudswerkzaamheden. Met die doelen richt woningcorporatie Welbions uit Hengelo zich op de toekomst. Aan de grondslag hiervan ligt de optimalisatie van het gehele onderhoudsproces. Hoe ziet ‘het onderhoud van morgen’ eruit? Bert Schipper – Manager Wonen bij Welbions – geeft antwoord. Fotografie: Hans Prinsen