• Home
• Nieuws

Zo houd je regie en vrijheid bij SharePoint in balans

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 1 February 2022

In coronatijd zijn het gebruik van onder andere SharePoint en Teams explosief gestegen. Logisch, want de mogelijkheden voor online samenwerken zijn enorm. Dat kan echter ook tot wildgroei leiden. Maar hoe beperk je wildgroei zonder gebruikers te beperken? Wij delen onze visie en ervaring met je.

Beperkte regie
Anno 2022 weten de meesten van ons wel dat een IT-systeem implementeren zonder enig overleg binnen de organisatie en met gebruikers funest is voor de acceptatie. Bij een toepassing als SharePoint zijn eindgebruikers, als ze niet eerst kunnen en mogen experimenteren, vaak moeilijk te overtuigen van het nut van SharePoint. Iedereen volledig vrij laten is daarentegen ook een doodlopende straat, want dan is iedereen na verloop van tijd het overzicht volledig kwijt. Enige regie vanuit de IT-hoek blijft dus gewenst, maar liefst niet meer dan echt nodig.

Persona’s en scenario’s
Om chaos op alle niveaus te voorkomen, doe je er als IT-afdeling goed aan om in elk geval te zorgen voor een solide basisstructuur in Microsoft Teams en achterliggend SharePoint, en een dito mappenindeling. En zowel voor projectmatige trajecten als voor de dagelijkse routine.

Daarnaast schets je duidelijke kaders waarbinnen geëxperimenteerd mag worden. Er is echter geen blauwdruk voor ‘de gemiddelde’ medewerker. Een salarisadministrateur zal de functionaliteiten van SharePoint immers heel anders gebruiken dan pak ‘m beet een verhuurmakelaar, projectleider of financieel medewerker. Om toch enige standaardisatie in de structuur aan te brengen, kan de IT-afdeling  zogenoemde persona’s en scenario’s definiëren als leidraad voor de inrichting.

Gebruikerstypen
Een persona is een fictief personage dat representatief is voor een specifieke gebruikersgroep die gebruik maakt van IT-voorzieningen en/of services. Zo kan het MT worden gerepresenteerd c.q. gevisualiseerd door de 52-jarige ‘Peter’ of ‘Petra’ met een managementopleiding op hbo-niveau en een passie voor reizen. Een bijpassend scenario voor Peter/Petra (en daarmee het hele MT) zou kunnen zijn om met behulp van SharePoint slimmer te gaan vergaderen.

Op vergelijkbare manier kun je voor meerdere te onderscheiden gebruikerstypen, zoals administratieve of buitendienstmedewerkers, concrete personages bedenken met een bijpassend scenario dan wel hoofdthema. Door met gebruikersgroepen in dialoog te gaan, krijg je wensen en behoeften boven tafel. De IT-afdeling kan op basis daarvan een basisstructuur inrichten in SharePoint die de werkprocessen ook echt ondersteunt. Wij hebben voorbeelden van persona’s bij de hand.

Self-governance
Als de basisinrichting staat, is er invulling gegeven aan de belangrijkste kaders in structuur en autorisaties. Hierna is onze rol richting alle gebruikers vaak vooral adviserend en faciliterend, vooral niet om ze te overtuigen.

Uiteindelijk is het doel om adoptie van SharePoint door de gebruikers te realiseren en zo mogelijk te versnellen. De verantwoordelijkheid en het eigenaarschap liggen bij de klant, waarbij wij de self-governance stimuleren door zelfdiscipline en vertrouwen onder gebruikers te verhogen. Een beetje geduld, oprechte aandacht én inhoudelijke expertise helpen dan. Vrijwel zonder uitzondering zien we gedurende de eerste maanden een reflex van gebruikers om zo lang mogelijk vast te houden aan de vertrouwde, eigen documenten en -versies. Om vertrouwen te winnen, en eventuele paniekreacties te voorkomen, is het gedurende het hele proces raadzaam om kleine stapjes te maken in plaats van zomaar een ‘big bang’.

Staat jouw organisatie voor een MS365 en/of een SharePoint-implementatie? Of zit je er midden in, maar verloopt het adoptieproces stroef? Neem dan contact met ons op.

Bron: Andersom, Foto: Andersom