• Home
• Nieuws

Zig Websoftware over het verschil tussen de digitale en elektronische handtekening

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 4 August 2016

Klantprocessen van begin tot eind volledig digitaal kunnen afhandelen. De digitale handtekening en elektronische handtekening bieden uitkomst. Wat is het verschil tussen deze twee handtekeningen en voor welke processen worden ze ingezet? 

Over de digitale handtekening

Wat het is:
De digitale handtekening is een proces van identificatie van huurders en woningzoekenden door de woningcorporatie. De digitale handtekening wordt ingezet om vast te stellen dat de persoon achter de computer dé juridisch gemachtigde persoon is die (bijvoorbeeld) het huurcontract mag ondertekenen.

Hoe het werkt:
De woningcorporatie identificeert de huurder/ woningzoekende door onder andere een kopie van het paspoort te vragen, een Sms-bericht te sturen naar het opgegeven nummer en een betaling te doen waarbij de rekeninghouder wordt geverifieerd. Al deze gegevens bij elkaar noemen we noemen we de ‘digitale handtekening’. Nadat de identiteit is vastgesteld wordt het document met alle gegevens vervolgens via – precies, daar is ‘ie - een elektronische handtekening beveiligd.

Voor deze processen:
De digitale handtekening kan worden ingezet om processen digitaal af te ronden, zonder dat er een ‘natte handtekening’ moet worden gezet. Denk bijvoorbeeld aan een huurcontract dat moet worden getekend door de nieuwe huurder of de machtiging voor een automatische incasso.

Over de elektronische handtekening

Wat het is:
De elektronische handtekening wordt geplaatst namens een bestuurder van de woningcorporatie. Deze zogeheten elektronische handtekening is een digitale verzegeling op een pdf-document die ervoor zorgt dat de inhoud niet meer ongemerkt gewijzigd kan worden na het plaatsen van een handgeschreven handtekening.

Hoe het werkt:
Nadat alle gegevens van de huurder in het document zijn opgenomen (zoals naam, ip-adres en datum), wordt de informatie opgeslagen in het pdf-document. Met de elektronische handtekening van de woningcorporatie wordt het document vervolgens verzegeld en gekenmerkt met de naam van de bestuurder en de datum waarop de elektronische handtekening is toegepast. De handtekening wordt bij het openen van het document getoond met een groen vinkje, die aangeeft dat de handtekening geldig is en er niets aan het document is gewijzigd. Zodra je ook maar één lettertje in zo’n beveiligd pdf-document aanpast wordt, is de handtekening ongeldig en zal er geen groen vinkje, maar een rood kruis getoond worden. Het document verliest daarmee zijn juridische geldigheid.

De gekwalificeerde elektronische handtekening is zowel in Nederland als binnen de gehele Europese Unie rechtsgeldig en mag als juridisch bewijs gebruikt worden. Een elektronische handtekening is persoonsgebonden. Bij het uitgeven van een elektronische handtekening wordt de persoon waar de handtekening voor bedoeld is zelfs persoonlijk bezocht, door een medewerker van een certificaat-uitgever, voor een face-to-face verificatie.

Voor deze processen:
Een elektronische handtekening wordt gebruikt ter vervanging van de 'natte' handtekening van een corporatie-bestuurder. Documenten hoeven met de elektronische handtekening niet meer eerst te worden geprint en getekend om het document vervolgens in te scannen en zo te archiveren of te verzenden. Met de elektronisch variant van de corporatie wordt dat proces van tekenen gedigitaliseerd en versneld, zodat een document direct klaar is voor verzending en archief. Voorbeelden van documenten die kunnen worden verzegeld met de elektronische handtekening zijn: huurcontracten, machtigingen voor automatische incasso en aanmaningen.

Zelf ook maximaal digitaal?
Wil je weten wat de digitale en elektronische handtekening kunnen betekenen voor de klantprocessen binnen jouw woningcorporatie? Neem contact met Zig Websoftware.

Bron: Zig Websoftware

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Zig Websoftware in de CorporatieGids 2016 te bekijken.