• Home
• Nieuws

Zaakgericht werken perst valse lucht uit je organisatie

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 13 March 2014

De gemeente Horst aan de Maas bespaart jaarlijks 3 miljoen euro op personeelskosten. In 2018 is dat zelfs 5 miljoen. Het geheime wapen heet zaakgericht werken. Wat kunnen woningcorporaties hiervan leren? ,,Zaakgericht werken perst de valse lucht uit je organisatie’’.

Lees hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine

Horst aan de Maas is een fusiegemeente in de kop van Noord-Limburg. De gemeente telt een kleine 42.000 inwoners, verdeeld over zestien kernen. Om het fusievet te verliezen is kort na de samensmelting in 2010 de 3D visie opgesteld. Doel: afvallen in omvang en groeien in kwaliteit.

3D visie
,,De drie D’s in onze 3D-visie staan voor Digitalisering, Deregulering en Dienstverlening’’, zegt Giovanni Wouters, programmamanager 3D. ,,Het beschrijft onze weg naar de digitale overheid in 2018. Doel is om enerzijds de kwaliteit te verhogen en anderzijds de noodzakelijke krimp van onze organisatie vorm te geven. Zaakgericht werken is daarbij een middel. We zijn tot op heden al van 300 fte naar 260 fte gekrompen. Dat levert een structurele besparing op van 3 miljoen euro per jaar. In 2018 loopt dat op tot 5 miljoen per jaar en telt onze organisatie nog 220 fte’’.

Zaak
Op de vraag wat zaakgericht werken inhoudt, zegt Jeannette van den Beuken, projectleider 3D: ,,Een ‘zaak’ is wat de klant ons vraagt. Zaakgericht werken zorgt daarbij voor de focus op kwaliteit en doorlooptijden. Wij zorgen ervoor dat de klant niet in onze winkel hoeft te shoppen, ook al bestaat de zaak uit meerdere producten. We handelen de aanvraag als één zaak af en zorgen ervoor dat alle noodzakelijke informatie bijeen wordt gebracht. Zaakgericht werken rekent af met bureaucratie’’.

Basis op orde
Luc Egging, projectleider 3D, vertelt hoe het afslankproces is aangevlogen: ,,In de beginperiode hebben we eerst onze basis op orde gebracht. We hebben tijd en geld geïnvesteerd in een up to date technisch fundament dat plaats- en tijdonafhankelijk kan worden ontsloten. Data wordt eenmalig ingevoerd en opgeslagen en is voor alle onderdelen van een zaak te (her)gebruiken. Onze medewerkers krijgen virtuele werkplekken en kunnen dus ook aan de keukentafel bij de klant zaakgericht werken. Omdat onze data (GBA, BAG en WOZ) 100% betrouwbaar en beschikbaar zijn, wordt er in klantcontacten geen kostbare tijd verspild aan het controleren van persoonsgegevens’’.

Selfservice
,,De klant bepaalt zelf hoe ze met ons in contact treden’’, zegt Giovanni. ,,Uiteraard het liefst digitaal, daartoe proberen we ze ook te verleiden. Bijvoorbeeld door een gedifferentieerd prijsbeleid toe te passen. Een uittreksel via de balie is duurder dan wanneer de burger dit zelf via de website regelt. Door de toptaken heel sterk op onze website te positioneren, proberen we selfservice te stimuleren’’.

Werkbeleving
Voor de ondersteuning van zaakgericht werken gebruikt de gemeente Horst aan de Maas de oplossing Liber, het zaaksysteem van BCT. ,,Zaakgericht werken is niet alleen het implementeren van slimme software’’, merkt Jeannette op. ,,Het is vooral een verandering van werkbeleving bij het personeel’’.

Persoonlijk contact
Ze vervolgt: ,,Zaakgericht werken levert leuk werk op. Het zaaksysteem ondersteunt het proces. Bij meer complexe zaken, zoals vergunningen voor ondernemers of keukentafelgesprekken in het sociaal domein, ontstaat er meer ruimte voor persoonlijke dienstverlening”. Giovanni daarover: ,,De organisatie zal zich de komende tijd organisch gaan vormen naar de nieuwe werkelijkheid’’.

Toegevoegde waarde
Over de toegevoegde waarde van zaakgericht werken zijn ze het alle drie roerend eens. ,,Zaakgericht werken perst de valse lucht uit de organisatie’’, zegt Giovanni. ,,Het helpt je om de complexiteit van processen beheersbaar te houden’’. Luc vult aan: ,,Welk proces we ook bekijken, in feite boeken we met zaakgericht werken op alle fronten efficiencyvoordeel.

Het werk verloopt kwalitatief beter, sneller en goedkoper’’. Jeannette voegt toe: ,,Zaakgericht werken biedt ons ook betrouwbare managementinformatie. Voorbeeld? De afhandeling van meldingen openbare ruimte was vroeger een black box, nu weten we exact dat we 92% van de meldingen binnen 7 dagen afhandelen’’.

Factuurproces
Luc is erg trots op de ‘leane’ wijze van factuurafhandeling binnen zijn organisatie. ,,We zijn op weg om de snelst betalende gemeente van Nederland te worden. Snel betalen zorgt voor omloopsnelheid van geld. Dat is goed voor het bedrijfsleven en samenleving. Dat kunnen wij zo snel afhandelen omdat ons hele factuurproces is gedigitaliseerd. Dat hebben we gedaan met hulp en de oplossing voor digitale factuurverwerking binnen CORSA van BCT. In 70% van de gevallen betalen we binnen zeven dagen, 78% binnen 14 dagen en 95% van de gevallen binnen 30 dagen’’.

Tips
Wat moeten woningcorporaties doen die met zaakgericht werken aan de slag willen? ,,De basis voor zaakgericht werken begint bij betrouwbare data in je basisregistratie-systemen’’, zegt Luc. ,,Zet een sterk sturend ontwikkelings-programma neer en zorg voor verankering in de top van de organisatie’’, voegt Giovanni toe. ,,Zorg voor focus op een goede balans tussen mensen en systemen’’ zegt Jeannette. ,,Ook belangrijk: doe je het alleen of met partners?’’

Strategische partnerships
,,Wij hebben strategische partnerships met een aantal belangrijke partijen’’, legt Giovanni uit. ,,BCT is één van die partijen. Samen met onze partners zijn wij een soort broedplaats van ontwikkeling. Mensen van BCT komen hier ook met grote regelmaat over de vloer om Liber zo optimaal mogelijk in te zetten. Door het vernieuwende partnership met ICTpartners kun je echt slagkracht maken die je als gemeente kan opstuwen’’.

Bron: CorporatieGids Magazine