Als woningcorporatie wil je te allen tijde de juiste beslissingen nemen. Het besef dat het belang van data daarbij essentieel is, is inmiddels geland in de sector. Maar hoe kun je uit diezelfde gegevens nog meer waarde halen? Volgens Wouter Schmidt, Management Consultant bij 66Controls, is het visualiseren van data het antwoord. Een gesprek over datagedreven werken, het combineren van data en IoT als volgende stap.
Woningcorporaties staan momenteel voor grote uitdagingen, begint Wouter het gesprek: “Ze moeten bijvoorbeeld verduurzamen én het tekort aan woningen verminderen. En dat bijt, want omdat je geld maar één keer kunt uitgeven, kun je niet altijd beide doen. Corporaties moeten daarom belangrijke strategische beslissingen nemen en dat onderbouwen met feiten. Dat doe je het beste door databronnen met elkaar te combineren, om zo tot nieuwe inzichten te komen. Wij geloven – net als koepelorganisatie Aedes – dat datagedreven werken en het oplossen van datakwaliteitsproblemen daarbij essentieel zijn.”
Nieuwe inzichten
Op de vraag hoe woningcorporaties bronnen kunnen combineren om tot nieuwe inzichten te komen en eventuele gebreken op te lossen, vertelt Wouter: “Neem bijvoorbeeld het inzichtelijk maken van energielabels. De jaarlijkse huurverhoging wordt mede hierop gebaseerd, dus het is essentieel dat je de juiste labels hebt. Wanneer deze niet overeenkomen met de gegevens uit openbare bronnen, kan een huurder contact opnemen, moet er gekeken naar welk label juist is en ontstaat er administratieve rompslomp. Door in dit voorbeeld vooraf te kijken of jouw labels overeen komen met die uit openbare bronnen, kun je hierop anticiperen en huurdersvragen voor zijn.”
Gaten in datakwaliteit
Veel corporaties bezitten zulke gaten in hun datakwaliteit, legt Wouter uit: “Vooral corporaties die ontstaan zijn uit één of meerdere corporaties hebben hier last van. Bij een fusie wordt de data bij elkaar geraapt maar niet gekeken of het overal compleet of van dezelfde kwaliteit is. Daar kun je later last van hebben, zeker als je beslissingen moet nemen op basis van deze data.”
Data visualiseren
Zodra data op orde is, is de volgende stap het visualiseren van de gegevens. “Op deze manier kom je tot nieuwe inzichten. Zo werken we samen met Staedion uit Den Haag. In die stad zijn na de oorlog veel – technisch gezien – dezelfde complexen neergezet. Dat is iets wat je niet op lijstjes in een ERP-systeem ziet, maar opvalt wanneer je gegevens over complexen plot op een kaart. Zulke informatie helpt bijvoorbeeld bij sloop-, renovatie- en nieuwbouwprojecten en stelt je in staat alles in één keer aan te pakken in plaats van één voor één een complex te onderhouden. Dat levert onderaan de streep veel efficiencywinst op.”
“Een ander voorbeeld is het niet-planmatig onderhoudsproces. Als je bepaalde meldingen – zoals brandschade, vandalisme of afval – plot op een kaart, kun je patronen ontdekken. Bijvoorbeeld dat iets vaak in een wijk of complex voorkomt. Dan kun je als corporatie de samenwerking aangaan met multidisciplinaire teams – de gemeente, sociale wijkteams en politie – om dit soort problemen voor te zijn, zodat je niet achteraf ze steeds moet oplossen.”
Meer uit gegevens halen
Woningcorporaties kunnen voor het visualiseren van hun data gebruikmaken van VICZ66 van 66Controls. Wouter: “Wij helpen met dit systeem woningcorporaties stapsgewijs meer uit hun data te halen. Dat begint met het verzamelen van alle vhe-informatie uit het ERP-systeem, onderhoudsprocessen en data uit het KCC. Vervolgens wordt deze informatie gespiegeld aan informatie uit openbare bronnen. Zo wordt duidelijk waar informatie ontbreekt of niet valide is. De volgende stap is het koppelen van coördinaten aan de complexen en woningen – iets wat standaard is bij VICZ66 – zodat inzicht ontstaat in alle data die bij een complex of woning horen waardoor je direct op kaartniveau vergelijkingen kunt maken.”
“Op deze manier creëer je een basis waarmee corporaties data kunnen visualiseren en hier waarde uit kunnen halen. De volgende stap is het toevoegen van extra systemen, zoals het klantsysteem of de informatie uit het VvE-beheersysteem. Zo koppel je steeds meer gegevens aan de kaart waardoor trends zichtbaar worden en betere beslissingen kunnen worden genomen.”
Datagedreven denken
Datagedreven denken is volgens Wouter essentieel hierbij: “Je moet steeds nagaan hoe je gegevens kunt inzetten om processen slimmer in te richten. Denk bijvoorbeeld aan de scheiding tussen DAEB en niet-DAEB bij een klant van ons enkele jaren geleden. Het originele plan was alle eenheden af te gaan in het ERP-systeem en te kijken in welke categorie het valt. Dat zou maanden in beslag nemen waardoor we zijn gaan kijken of het niet sneller kon. Door gebruik te maken van geodata konden we gemakkelijk en snel data filteren waardoor slechts een klein deel handmatig gecontroleerd moest worden. In plaats van drie maanden duurde het project enkele weken. Maar ook op andere vlakken – zoals asbest of energiezuinigheid – kan je sneller én met hogere kwaliteit tot een antwoord komen.”
Bewustzijn medewerkers
“Het is daarbij belangrijk dat medewerkers bewust zijn dat ze een onderdeel van de keten zijn,” gaat Wouter verder. “Iedere medewerker moet het belang inzien van data, ook als ze het zelf niet gebruiken. Neem bijvoorbeeld een lekkende cv-ketel. Een tijdje geleden bleek er een probleem te zijn bij een bepaald type ketel van een leverancier. Als je niet goed registreert waar je welke ketel hebt, duurt het enorm lang voordat je problemen kunt oplossen – als je dat al proactief kunt oppakken. Het registreren van data is essentieel om onderhoud voor te zijn en zo huurderstevredenheid te borgen.”
Real-time datavisualisatie
Het gebruik van Internet of Things is een volgende stap bij het visualiseren van data. Wouter: “Door gebruik te maken van sensoren en die real-time informatie te plotten op een kaart, kun je tot nieuwe inzichten komen. Denk bijvoorbeeld aan ventilatiesystemen. Die meten hoeveel lucht er verplaatst wordt en wat de vochtigheid is. Als die informatie opeens afwijkt of zelfs stopt, kunnen problemen zoals schimmel ontstaan met als gevolg schade aan het dak én de woning. Door dit soort informatie te combineren met de routeplanning van de onderhoudsdienst, kan efficiënt gecontroleerd worden of veel problemen zich in één wijk voordoen en er een andere oorzaak voor het probleem is. Dan kun je zaken sneller oplossen en onderhoud efficiënter inrichten.”
Stap voor stap
Corporaties die met het visualiseren van hun gegevens aan de slag willen gaan, doen er volgens Wouter goed aan dit stapsgewijs op te pakken. “Datakwaliteit is een iteratief proces. Als je één stuk verbetert, zie je pas wat er schort aan andere delen. Daardoor moet je hier continu mee bezig zijn. Laat dat je niet afhouden, maar begin gewoon klein en bouw het later verder uit. Zo kun je de voordelen ervaren en steeds meer waarde halen uit je data.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: 66Controls
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
