• Home
• Nieuws

Woonwaard start na deal met cegeka-dsa met 'Project Phoenix'

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 23 September 2015

'Project Phoenix'. Het klinkt als de naam van een militaire operatie, maar bij woningcorporatie Woonwaard uit Alkmaar behelst het de implementatie van een nieuw ERP-systeem en nieuwe klantsystemen. CorporatieGids.nl ging in gesprek met Dietrik Emmens, Manager Financiën en ICT bij Woonwaard, over de implementatie die in 2016 wordt afgerond: "Het nieuwe systeem betekent een frisse start voor Woonwaard. De naam 'Phoenix' paste daarom perfect bij het project."

Het huidige primaire systeem van Woonwaard - de Omega-suite van Cegeka - was volgens Dietrik aan vervanging toe: "Het systeem ondersteunt onvoldoende de ambities van Woonwaard, en de technische support ervoor vervalt ook op termijn. Met een kerngroep van medewerkers, procesmanagers en externe ondersteuning is een selectietraject uitgevoerd om tot een keuze voor een nieuw ERP-systeem te komen. Eind maart hebben wij vervolgens besloten om het nieuwe traject aan te gaan met cegeka-dsa."

Doelen en speerpunten
Met de komst van het nieuwe ERP-systeem verwacht Dietrik dat de bedrijfsvoering bij de corporatie wordt verbeterd: "Wij hebben straks de voordelen van een efficiëntere procesinrichting, de continuïteit van de interne en externe informatievoorziening, het terugbrengen van de complexiteit van het huidige applicatielandschap én de realisatie van de doelstellingen uit ons informatiebeleid. Dat zijn veel doelen die wij met één project willen behalen, maar geeft ons wel de mogelijkheid om grote stappen te kunnen zetten."

De corporatie heeft daarnaast drie speerpunten geformuleerd waarin het in de toekomst wil uitblinken: klantfocus, vastgoedsturing en interne beheersing. "De manier waarop leveranciers deze thema's ondersteunen, heeft tijdens de zoektocht voor een nieuw ERP-systeem een belangrijke rol gespeeld in onze uiteindelijke keuze."

Knock-out-criteria
Tijdens dit traject heeft Woonwaard volgens Dietrik enkele 'knock-out-criteria' geformuleerd: "De beoogde leveranciers moesten kunnen aantonen voldoende capaciteit voor ons beschikbaar te hebben en financieel robuust te zijn. Daarnaast moest het door ons gekozen systeem ook al enkele keren succesvol zijn geïmplementeerd bij vergelijkbare woningcorporaties."

"Verder hebben we ook voor het systeem zelf een aantal 'knock-out' eisen opgesteld en de mogelijke producten hierop getoetst," gaat Dietrik verder. "Met verschillende leveranciers hebben wij uitgebreide demosessies gehad, waarbij een groot deel van de Woonwaardmedewerkers aanwezig was. Zij hebben vervolgens de demo's beoordeeld, en daaruit kwam een sterke voorkeur voor Dynamics Empire naar voren. Omdat cegeka-dsa ook aan al onze wensen voldeed bij de knock-out-criteria voor leveranciers, was de uiteindelijke keuze niet moeilijk."

Best practice
Voor de definitieve keuze heeft Woonwaard wel gekeken naar de best-practice-methode van cegeka-dsa: "We hebben gekeken in hoeverre deze aansluit op de wensen van Woonwaard en wat onze aanvullende wensen zijn. Dit geeft op voorhand direct een goed beeld van wat wij tijdens Project Phoenix kunnen verwachten."

De keuze voor best practice was volgens Dietrik simpel; op die manier is de implementatie namelijk een stuk voorspelbaarder en goedkoper. "Maar," legt de Manager Financiën en ICT uit, "dat neemt niet weg dat we het systeem op tal van punten kunnen inrichten zodat het aan de wensen van Woonwaard voldoet."

Andere modulen
Woonwaard neemt met de deal alleen het ERP-systeem van cegeka-dsa af. Andere modulen - bijvoorbeeld de website, het klantvolgsysteem en de kennisbank van de corporatie - wordt van andere leveranciers afgenomen, zoals Reasult en ZIG Websoftware. Volgens Dietrik gaat dit echter geen probleem opleveren wanneer het nieuwe systeem live gaat: "Alle producten maken gebruik van zogenaamde standaard koppelvlakken onder begeleiding van webservices. Daarnaast gebruiken wij een integratieproduct, een ESB, om al het berichtenverkeer tussen deze applicaties te regelen en monitoren."

Traject van twaalf maanden
Volgens Dietrik staat Woonwaard op dit moment aan de vooravond van de implementatie. De livegang van het nieuwe primaire systeem moet medio volgend jaar plaatsvinden. Een lang traject, maar de Manager Financiën en ICT heeft er alle vertrouwen in: "Tijdens de voorbereidings- en onderhandelingsfase hebben wij prima samengewerkt met cegeka-dsa. Wij geloven er heilig in dat we gezamenlijk Project Phoenix tot een goed einde zullen brengen."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 23 september 2015