• Home
• Nieuws

Woonbron: Communicatie belangrijke smeerolie in verandertrajecten

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 25 March 2015

De transitieopgave voor woningcorporaties is groot. Welke rol speelt interne en externe communicatie daarbij? Hoe houd je medewerkers betrokken en gemotiveerd? Diana Coolegem van Nyna Communicatie ging voor CorporatieGids Magazine in gesprek met Lilian Klinkenberg, manager Communicatie bij Woonbron en vroeg haar: Is communicatie belangrijke smeerolie in verandertrajecten?

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie maart 2015

Met iedere release verandert functionaliteit en wordt BIS NOA vernieuwd, dus is uw kennis nog wel actueel? Maken uw collega’s op de meest optimale en efficiënte wijze gebruik van BIS NOA en/of Microsoft Office? Met de digitale nulmeting van Kjenning krijgt u in slechts 15 minuten per werknemer antwoord op deze vragen!

Breng de kennis van BIS NOA en/of Microsoft Office in kaart met een aantal eenvoudige en korte digitale formulieren over de verschillende modules van BIS NOA en Microsoft Office. En de meting wordt gevalideerd door NCCW door daadwerkelijk gebruik van het systeem op gebruikersniveau zichtbaar te maken. Ook wordt hierbij gekeken naar de vragen die bij de helpdesk NCCW zijn gesteld vanuit de betreffende corporatie.

In de rapportage vindt u de zaken die goed gaan en de zaken die meer aandacht behoeven. Op basis van de uitkomsten krijgt u een advies, waarmee u in staat bent een goed onderbouwde keuze te maken om gericht te investeren in de kennis van uw medewerkers.
Afhankelijk van uw prioriteit, onderwerpen en ontwikkeling kunt u gericht aan de slag om de kennis van het systeem te optimaliseren.

Het resultaat van de nulmeting: leren wat je niet weet, niet méér en niet mínder!
VOOR WIE? De nulmeting is bedoeld voor medewerkers die met BIS NOA werken.

Er is nu een demo van de digitale nulmeting die u vrijblijvend kunt bekijken. Wilt u meer informatie of de digitale demo vrijblijvend bekijken? Klik hier en wij sturen u de link.
INVESTERING

10-15 minuten per in te vullen formulier.
Afhankelijk van het aantal medewerkers die een nulmeting invullen, gelden de volgende tarieven (exclusief BTW):

Aantal medewerkers / Tarief
1 – 15 / € 695,00
16 – 30 / € 995,00
31 – 45 / € 1.295,00
46 – 60 / € 1.595,00
61 – 75 / € 1.895,00
76 – 100 / € 2.195,00

Heeft u interesse in de BIS NOA nulmeting? klik hier

Bron: NCCW

Dat de transitieopgave hoog op de agenda staat, merkt Diana al snel in het gesprek met Lilian. ‘’We hebben net een reorganisatieperiode van ruim twee jaar afgerond. We zijn gereorganiseerd in de letterlijke zin van het woord. We zijn niet alleen kleiner geworden maar hebben onze organisatie-inrichting omgegooid. Van decentraal naar veel meer centraal. Zaken die efficiënter en uniformer geregeld kunnen worden, worden voortaan door centrale teams verzorgd zoals een klantcontact center en een centrale financiële administratie. We bestonden als fusieorganisatie uit zeven vestigingen met vaak elk hun eigen manier van werken; ICT systemen waren bijvoorbeeld aan elkaar geknoopt. Nu hebben we vijf gebiedsgericht werkende regio’s, zijn alle functionaliteiten kritisch tegen het licht gehouden en komen de voordelen van fusie beter tot zijn recht’’.

Schouder aan schouder optrekken
De afdeling Communicatie werd direct vanaf het besluit tot reorganisatie in 2012 betrokken, vertelt Lilian desgevraagd: ‘’Toen de RvB besloot dat we moesten reorganiseren heeft een klein team een veranderplan opgesteld en vervolgens bij de implementatie ervan ondersteuning verleend. Ik was een van de teamleden, naast de manager P&O. Door mijn betrokkenheid en door dicht op het vuur te zitten, is er veel aandacht voor communicatie geweest. Niet alleen corporate maar ook lokaal en op maat. Teams communicatie en P&O hebben schouder aan schouder opgetrokken. Dit was nuttig en effectief’’.

Persoonlijke aandacht
‘’Persoonlijke aandacht is erg belangrijk in dit traject’’, weet Lilian. ‘’Daar hebben we heel erg op gestuurd. We hebben leidinggevenden zo veel mogelijk geholpen bij het voeren van gesprekken met medewerkers, maar ook geadviseerd over de timing en volgordelijkheid. Bijvoorbeeld: voer eerst een persoonlijk gesprek met een medewerker die een boodschap krijgt met grote gevolgen en informeer iemand niet pas tijdens een groepssessie. Dit lijkt simpel en logisch, maar de praktijk is vaak weerbarstiger. De afgelopen jaren zijn we met 130 fte gekrompen, waaronder een derde van de managementlaag. Dat heeft natuurlijk veel impact’’.

Corporate en individuele communicatie
Als tips voor corporaties in transitie zegt Lilian: ‘’Zorg dat corporate communicatie en de individuele gesprekken van leidinggevenden met medewerkers zo veel mogelijk op elkaar aansluit. Als afdeling Communicatie verzorgen wij meer de corporate communicatie door bijvoorbeeld het management bij elkaar te roepen. We ondersteunen ze om zoveel mogelijk met één stem te spreken, zodat er zo min mogelijk ruis ontstaat. Uiteraard is de betrokkenheid van de OR in de transitieopgave cruciaal. We hebben als projectgroep intensief met ze gecommuniceerd. Communicatie is dus op alle fronten belangrijke smeerolie en voorwaardelijk voor het welslagen van dit soort trajecten’’.

Klantwaarden
Klantwaarden spelen ook een grote rol in de transitieopgave van woningcorporaties. Op de vraag hoe Woonbron dat heeft aangepakt, zegt Lilian: ‘’We hebben onze klantvisie en klantwaarden (deskundig, betrouwbaar, zichtbaar, adequaat en persoonlijk) opnieuw gedefinieerd en deze ook doorvertaald in onder andere ons competentiemanagement. De klantwaarden komen dus terug in planning- en beoordelingsgesprekken’’. ‘’Over klanten gesproken’’, zegt Lilian: “Het doel was dat klanten zo min mogelijk hinder mochten ondervinden van de reorganisatie; immers de winkel moest gewoon open blijven. Dat was in het begin van onze reorganisatie best lastig. Dat vroeg ook iets van medewerkers voor wie het onduidelijk was of ze konden blijven en voor medewerkers die al wisten dat er voor hen op termijn geen plek meer was. Hoewel we daar bewust bij hebben stilgestaan, was dit in de praktijk wel lastig’’.

Nieuwe leiders
Ze vervolgt: ‘’De klantwaarden geven aan hoe wij willen dat klanten Woonbron ervaren. De waarden zijn leidend in onze cultuur, ons gedrag (ook onderling), beleid, processen en in onze uitingen. Een brede laag van het management van Woonbron heeft de waarden bepaald en de waarden zijn aan klanten en medewerkers voorgelegd/getoetst en vervolgens aangepast. Daarnaast is zakelijkheid de nieuwe grondhouding die we verwachten van onze medewerkers. Zakelijkheid is echt een belangrijk speerpunt. Dat betekent voor ons ‘afspraak is afspraak’, ‘afmaken waaraan je begint’, ‘afspraken smart maken’, ‘kostenbewust zijn’, ‘verantwoordelijkheid nemen’ en ‘elkaar aanspreken’. We verwachten van medewerkers dat ze zich hiernaar gedragen en handelen. We leggen hierbij nadruk op de ‘nieuwe’ leiders van de organisatie. Vanuit Communicatie zijn we betrokken bij themasessies, bijvoorbeeld over collectief leiderschap. Samen met onze HR-strateeg voer ik hierover regelmatig gesprekken met MT’s om hier met hen invulling aan te geven’’.

Intern communicatieplan
‘’Naast de corporate communicatie aanpak, waarbij we bijvoorbeeld afgelopen najaar voor de tweede keer met succes voor alle medewerkers een Woonbrondag organiseerden, hebben bijna alle bedrijfsonderdelen een intern communicatieplan met aandacht voor klantwaarden, onderlinge samenwerking, en dus die zakelijkheid of zijn bezig een dergelijk plan te ontwikkelen. We ondersteunen dat vanuit Communicatie. Er wordt gewerkt met ambassadeurs om de klantwaarden en gewenste cultuur te versterken en te verankeren’’.

Coaching advisering en spiegeling
‘’In de nieuwe organisatie moeten medewerkers dwars door de hiërarchische lijnen elkaar weten te vinden en ook buiten de organisatie in netwerken samenwerken. En moeten alle medewerkers hun communicatie-verantwoordelijkheid nemen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Dat betekent ook de verbinding zoeken met de externe omgeving, de dialoog met klanten en belanghouders willen en kunnen aangaan. Het is de taak van communicatieadviseurs, managers en medewerkers via coaching advisering en spiegeling te helpen bij hun communicatiegedrag. In die zin is de rol van communicatie inhoudelijk ook mee veranderd’’.

Bron: CorporatieGids Magazine