• Home
• Nieuws

Woningstichting Hellendoorn: "ERP-systeem in de cloud ontzorgt ons echt"

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 23 March 2016

Al ruim tien jaar besteedt Woningstichting Hellendoorn - verantwoordelijk voor ruim drieduizend woningen in de Overijsselse gemeente - het beheer van haar ERP-systeem en kantoorautomatisering uit bij NEH Shared Services. CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Bert Toonstra, Medewerker Informatievoorziening en Systeembeheer bij de corporatie, en sprak met hem over de gevolgen en voordelen van een primair systeem in de cloud. "Hiermee wordt Woningstichting Hellendoorn écht ontzorgd."

In 2005 nam de Woningstichting het besluit haar ERP-systeem in de cloud te hosten. "We kozen toen voor de Omega-suite van DataBalk en het in eigen beheer houden zou een forse investering betekenen voor de hardware en organisatie. Ook was de kennis om zo'n systeem in de lucht te houden op dat moment niet aanwezig binnen de organisatie. Het outsourcen lag toen voor de hand."

Volledige ontzorging
De corporatie maakt gebruik van de cloudoplossing van NEH voor het hosten van haar ERP-systeem en kantoorautomatisering. Naast het gebruikmaken van de kennis van anderen en het niet fors te hoeven investeren in hardware, noemt Bert de volledige ontzorging hierbij als grootste voordeel. "Het systeem is vrijwel altijd beschikbaar, en we halen een uptime van 99,9 procent. Daarnaast zijn de applicaties overal toegankelijk, en kunnen we onafhankelijk van locatie werken. Ook zorgt NEH voor de beveiliging van de systemen."

Snelle implementatie
Eind vorig jaar voltrok de laatste ontwikkeling bij Woningstichting Hellendoorn toen de overstap naar Tobias AX werd gemaakt. Ook dit systeem wordt in de cloudoplossing van NEH gehost. "Dat wij voor de implementatie al gebruikmaakten van de NEH Cloud heeft zeker bijgedragen aan de snelheid van het proces," laat Bert weten. "Het uitbreiden van onze systemen werd zonder extra inspanning van onze kant snel geregeld."

Bert schetst een voorbeeld: "Na het in productie nemen van Tobias AX in december vorig jaar werken onze opzichters nu al met de Mobile Inspectie die hen ondersteunt in de buitenwerkprocessen. Verder maken onze aannemers gebruik van een aannemersportaal, hebben we een interactieve website en kunnen huurders via een app een reparatieverzoek melden. Al deze oplossingen waren in no-time klaar voor gebruik."

Logische stap
Hoewel Woningstichting Hellendoorn al één decennium gebruiktmaakt van een ERP-systeem in de cloud, zijn er nog steeds veel woningcorporaties die de servers nog zelf in huis hebben. "Misschien komt dit door de angst voor het onbekende," zegt Bert daarover. "Of misschien zijn corporaties bang geen grip te hebben op de eigen gegevens? Met de implementatie van Tobias AX hadden wij ervoor kunnen kiezen de servers weer in eigen huis te halen, maar dit hebben wij geen moment overwogen. We zijn erg tevreden over onze huidige cloudoplossing, en het was voor ons een logische stap om dit bij NEH te blijven regelen."

Fusie
Na de implementatie van een nieuw ERP-systeem staat voor de corporatie een nóg grotere ontwikkeling aan de horizon: de fusie met SWWE uit Wierden. "De intentie-overeenkomst hiervoor is inmiddels getekend," legt Bert uit. "Tijdens de implementatie van Tobias AX hebben we hier rekening mee gehouden, zodat de applicaties en data van SWWE geïntegreerd kunnen worden in onze omgeving. Door de schaalbaarheid kan het systeem makkelijk meegroeien."

"Daarnaast willen we binnenkort stappen maken met Office 365 en staat een klantportaal op onze wensenlijst. Ook de voordelen van een telefooncentrale in cloud worden op dit moment onderzocht."

Tips
Als laatste geeft Bert enkele tips aan corporaties die hun ERP-systeem ook in de cloud willen plaatsen. "Zorg tijdens dit traject voor goede afspraken met de IT-partner over bijvoorbeeld uptime en beveiliging, zeker wanneer er sprake is van 'koudwatervrees'. Stel ook een lijst met wensen op waarin staat hoe je de ideale inrichting voor je ziet. Zijn bijvoorbeeld alle applicaties wel geschikt om te koppelen met een primair systeem in de cloud? Wanneer dit vooraf bekend is, voorkom je teleurstellingen achteraf."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 23 maart 2016