De keuze voor een nieuw ERP-systeem heeft een enorme impact op de organisatie. Maar het traject gaat verder dan het zetten van een handtekening en de implementatie alleen. Goed, gedegen testen is essentieel om te zorgen dat het niet alleen werkt, maar dat je er ook mee kunt werken. WonenBreburg – verantwoordelijk voor ruim 30.000 in Breda en Tilburg – doorliep onlangs zo’n traject en in gesprek met CorporatieGids.nl delen Technisch Applicatiebeheerder Kees Mills, Wijkopzichter Jeffrey Schouw (foto rechtsboven), Coördinator Verhuur Christine van Hoof en Testcoördinator Marjolein Kronenburg (foto linksonder) de ervaringen.
WonenBreburg ging afgelopen oktober gefaseerd live met Dynamics Empire Online, blikt Kees terug: “Dit was inclusief alle apps en aanpalende systemen zoals E-Contact, Embrace Customer en Portals. De overstap naar een online platform vraagt veel, zeker wanneer je rechtstreeks van on-premise naar DE Online gaat. In het begin was er nog veel onduidelijk over de wijzigingen in onze architectuur. Omdat in één keer de stap werd gemaakt naar DE Online, was het traject technisch gezien zeer complex. Het is daarom belangrijk om vooraf bepaalde vragen goed helder te hebben, zoals wat gaan we doen, hoe pakken we het project aan en wat willen we bereiken? Dat helpt zo’n enorm project behapbaar te maken.”
Best practice
Bij de overstap heeft WonenBreburg gekozen voor de best practice van Cegeka. Jeffrey daarover: “Een best practice geeft meer duidelijkheid over hoe we dingen moeten aanpakken en stelt ons in staat een uniforme werkwijze te hanteren. Voorheen waren er veel subprocessen aanwezig die deel uitmaakten van een groter proces. Je verzandde hierdoor in discussie over hoe het proces het beste kon worden doorlopen. Dit kan nu nog steeds gebeuren, maar je kunt dan veel sneller teruggrijpen naar de best practice. Het grote voordeel hiervan is dat we het ERP-systeem beter begrijpen, beter kunnen gebruiken én dat dit helpt onduidelijkheid te voorkomen.”
Voorbereiding en uitvoering
Op de vraag hoe de Brabantse corporatie de testfase van het nieuwe systeem heeft aangepakt, vertelt Marjolein: “De testfase voorbereiden was een grote klus. Om goed van start te gaan worden alle uitgangspunten, de scope van de testfase, de rollen en verantwoordelijkheden én werkafspraken rondom testresultaten en issuemanagement vastgelegd in een testplan. Dit was het vertrekpunt om verder te gaan met de voorbereiding. Na afstemming met de projectleiding van WonenBreburg – waarvoor WonenBreburg ORGfit heeft ingeschakeld – en de leverancier, is het plan goedgekeurd door de stuurgroep.”
“Daarbij was het van belang dat er testscripts gemaakt werden die de hele lading van het project dekten. Denk aan testscripts voor best practice processen, koppelingen, correspondentie, de informatievoorziening en voor integrale end-to-end processen. Dit is samen met Chaptr2 opgepakt. Daarna konden werkgroepen aan de slag om dit te verfijnen en aan te vullen.”
Overdragen van kennis
Na het neerzetten van de basis werd de testsoftware ingericht en hapklare werkpakketten in de vorm van testruns klaargezet, legt Christine uit: “Ook werden er trainingen georganiseerd en uitgevoerd voor het overdragen van testkennis aan de testers. Daarin werden vragen behandeld als: wat wordt er verwacht van een tester en consultant, hoe registreer je resultaten en wie pakt de issues op? Deze voorbereidende fase heeft enkele maanden in beslag genomen.”
Mensenwerk
Het testen blijft mensenwerk, gaat Marjolein verder. “Daarom is het van belang dat een testcoördinator betrokken is bij de testdagen en dagstarts van de werkgroepen. De coördinator heeft als belangrijke taak om bijvoorbeeld de kwaliteit van het testen te borgen door regelmatig checks te doen op de bevindingen en issues. Voor het oplossen van problemen is zij sparringpartner voor consultants van leveranciers en projectleiders, en legt verantwoording af over de voortgang van het testen. Uiteindelijk wil je als projectleiding op de bevindingen in de testsoftware kunnen vertrouwen.”
Essentie van goed testen
De essentie van goed, gedegen testen is volgens Christine ‘veel testen, veel tijd besteden aan testen en het doorlopen van veel verschillende scenario’s’. “Uiteindelijk hebben we zo’n zestien uur per week getest, zeven maanden lang. Je ziet dan op termijn minder negatieve testbevindingen en ook minder issues. Uiteindelijk hebben wij gekozen voor een gefaseerde uitrol. Eerst werden processen door de werkgroepen gecontroleerd en daarna pas overgedragen naar de lijn van de organisatie. Je kunt niet alles tegelijk overdragen. Dat komt ook omdat de kennis nog niet aanwezig is en dat kun je na alleen het opleiden van medewerkers ook niet verwachten. Dit vraagt om begeleiding en gedirigeerde implementatie.”
Pitbull
De ondersteuning van Chaptr2 bij het testen heeft WonenBreburg als zeer goed ervaren. Kees: “We kregen juiste en tijdige informatie. Het project verliep soms wat stroef maar omdat de testcoördinator als een pitbull – met een knipoog – haar tanden erin zette om te zorgen dat de testfase goed kon worden voorbereid, hebben we het tot een goed einde gebracht.”
Onmisbare software
“Het gebruik van testsoftware was onmisbaar tijdens het traject,” blikt Jeffrey terug. “Ook al was het even wennen, we hebben hier écht vruchten van geplukt. Voor de toekomst is dit voor ons een gewenste manier van werken geworden, met name bij releasemanagement. Er is een hele mooie basis gelegd voor de toekomst, inrichting, scripts en de manier van vastleggen.”
End-to-end testen
Een andere meerwaarde was het end-to-end testen, legt Jeffrey uit: “Dat was het puntje op de i en meerwaarde om te komen tot acceptatie. End-to-end testen gaf het vertrouwen om tot de livegang over te gaan. We werden automatisch bij elkaar gebracht waardoor zichtbaar werd wat er bijvoorbeeld bij het KCC nodig was om een reparatieverzoek te registreren en hoe dat naar ons werd overgedragen. En dat allemaal met dezelfde testdata. Je doorloopt je processen en ziet wat de vervolgstappen zijn voor andere afdelingen. En dat kun je met elkaar in goede banen leiden. Je krijgt dan het gevoel het komt goed.”
Christine beaamt dat: “Hoewel we twee keer een end-to-end test hebben gedaan, had ik twee verschillende ervaringen. De eerste keer ging namelijk beter dan de tweede keer. Dat kwam door veranderingen in een proces. Hier kom je achter en kun je een issue van maken, zodat je een foutmelding kunt verbeteren die je anders bij de livegang pas had ontdekt.”
Geleerde lessen
Inmiddels is het project succesvol afgerond en draait Dynamics Empire Online binnen WonenBreburg. Op de vraag wat voor de organisatie de belangrijkste geleerde lessen zijn, begint Christine: “Je kunt het beste het hertesten van issues zo snel mogelijk oppakken zodat je weet of een probleem daadwerkelijk is opgelost. Dit was voor ons een leerpunt. Een ander punt is het bij elkaar zetten van verschillende afdelingen om elkaar te begrijpen en de issues werkgroep overstijgend te bekijken. Welke issues zijn er en hebben overeenkomsten met elkaar of lijken dubbel te zijn.” Jeffrey knikt en voegt toe: “We hadden onze werkgroepen maar er is gebleken dat veel processen werkgroep overstijgend zijn waardoor je elkaar echt nodig hebt om het geheel te bekijken en gezamenlijk moet optrekken. Dat is wat ik heb geleerd en is ook een kracht.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: WonenBreburg
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
