• Home
• Nieuws

Wonen Limburg registreert prestaties met Bizzscore

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 16 January 2014

De collega’s begrijpen dat Bizzscore direct bijdraagt aan hun functie-uitoefening en prestaties.

Bizzscore, met vier krachtige modules, biedt ook woningcorporaties de totaaloplossing voor het inrichten van hun performance management omgeving. De Bizzscore Suite geeft optimale ondersteuning aan performance-, kwaliteits- en risicomanagement, van start tot finish. Wonen Limburg ging er inmiddels al succesvol mee aan de slag. Ralph van Breda, Manager Financiën: “Je eigen prestaties, dus waar je dagelijks mee bezig bent, krijg je in de vorm van heldere KPI’s terug.”

Wonen Limburg is de grootste woningcorporatie van Limburg, actief in meerdere regio’s verdeeld over de hele provincie: “Dat maakt onze dienstverlening complexer dan gemiddeld omdat elke regio zijn eigen wensen heeft en ook zijn eigen aandacht verdient. Neem Parkstad, daar is juist aandacht nodig voor vergrijzing. En bijvoorbeeld in Venray focussen we op projecten waarbij de leefbaarheid in specifieke wijken aandacht krijgt. De rode draad in die verscheidenheid is juist weer dat het vaak gaat om extra aandacht geven aan onze maatschappelijke functie.”

Efficiënt registreren van prestaties

Wonen Limburg heeft inmiddels een centrale organisatie in Roermond gerealiseerd met zogeheten buurtwinkels in de verschillende gebieden in Limburg: “Voorheen opereerden wij decentraal met kantoren in onze gebieden, met vaak meerdere medewerkers voor één specialisatie. Een lastige situatie om je sturingsinformatie te verzamelen. Nu opereren we centraal vanuit Roermond en werken we sinds kort met Bizzscore. We waren gericht op zoek naar een model, een systeem, om onze prestaties efficiënt te registreren. We hadden wel een dergelijk systeem, maar deze maand- en kwartaalrapportages werden handmatig samengesteld. Na een presentatie van Bizzscore door VCD zijn we met hen in zee gegaan en inmiddels is het naar tevredenheid in werking. Bizzscore biedt ons de gelegenheid om op basis van sturingsinformatie te opereren door onze KPI’s systematisch te volgen. We gebruiken Bizzscore voor het genereren van strategische maand- en tertiaaldashboards en rapportages.”

Dataverzameling via webformulieren

De data voor deze rapportages wordt gevormd door het intern verzamelen van resultaten, prognoses, commentaar, acties en bijlagen. Ralph van Breda: “Deze worden bij ons intern verzameld via webformulieren met de applicatie Bizzforms. Onze eindgebruikers ontvangen een uitnodiging per e-mail en vullen vervolgens op een webformulier de verlangde gegevens in. Dit blijkt in de praktijk een makkelijke, laagdrempelige en snelle procedure te zijn die onze medewerkers zo min mogelijk belast. Voorheen waren deze rapportages door onze oude decentrale structuur typisch iets wat per kantoor gegenereerd werd. Nu we centraal werken, wordt input centraal verwerkt en geanalyseerd tot sturingsinformatie. We verantwoorden nu in een jaar drie keer per vier maanden in plaats van vier keer per drie maanden. Op de afdeling planning & control werkt een viertal accountmanagers. Zij zijn het aanspreekpunt om ook alle medewerkers (KPI eigenaren) te helpen met het aanleveren van de gevraagde data via Bizzforms.”

Voor directie, maar ook voor jezelf

“Uiteindelijk doen zij deze aanlevering niet alleen voor de directie, maar ook voor henzelf. Hun eigen prestaties, dus waar zij dagelijks mee bezig zijn, krijgen ze in de vorm van heldere KPI’s terug. Wel heeft Bizzscore een cultuurverandering teweeg gebracht, ook binnen het MT. Iedereen wordt gevraagd een bijdrage te leveren. Nu zijn we er ongeveer een jaar mee bezig en medewerkers beginnen in te zien dat het daadwerkelijk toegevoegde waarde biedt. De collega’s begrijpen dat het bijdraagt aan de eigen functie-uitoefening en prestaties.”

Flexibel maatwerk

“We hebben daarnaast ook maatwerk geleverd gekregen vanuit VCD, elke KPI is uiteraard uniek. We hebben onze wensen kenbaar gemaakt over hoe we Bizzscore ingericht wilden zien. Die wensen zijn soepel gehonoreerd en die flexibiliteit is er nog steeds. Ook als wij nu nog wensen hebben voor aanpassingen, bijvoorbeeld van onze KPI’s, dan wordt daar snel en adequaat op gereageerd. We slagen er met Bizzscore in de praktijk heel goed in om de door ons gewenste KPI’s goed te volgen. Je ziet wel dat gaandeweg de eerder geformuleerde KPI’s worden bijgesteld. Bijvoorbeeld een bepaalde KPI kan, op grond van ervaring, beter, anders of “smarter” geformuleerd worden of een bepaalde KPI is door wet- en regelgeving overbodig geworden. Of we hebben vanuit de begroting of het beleidsplan een nieuwe KPI geformuleerd. Je kunt die gewenste aanpassingen in Bizzscore heel snel actualiseren en daardoor altijd aansluiting vinden bij nieuwe inzichten en plannen. Het is dus een heel flexibel systeem dat zich aanpast als onze strategie, beleid of ook de marktomstandigheden veranderen. Verder is het systeem zeer gebruikersvriendelijk. Neem de webformulieren tool, die is laagdrempelig. Dit proces van dataverzameling loopt gestroomlijnd en biedt de gebruikers ervan de gelegenheid zich direct te concentreren op de inhoud van de gevraagde informatie.”

Ook gericht op toekomst

“We kijken met Bizzscore niet alleen in de achteruitkijkspiegel. Het systeem vraagt via de webformulieren tool ook naar een prognose. Maandelijks of per tertiaal moeten de KPI eigenaren dus hun realisatie verantwoorden, maar ook wordt hen gevraagd of hun prognose nog steeds conform eerder afgegeven verwachtingen is. Is een bijstelling vereist, dan wordt de reden hiervan ook in Bizzscore toegelicht. Het is ook mogelijk om vast te leggen welke actiepunten daarbij horen. Bedoeld om de prognose bij te stellen, maar ook als we kans zien om op basis van data beter te presteren dan begroot. Bizzscore verantwoordt dus niet alleen de realisatie, maar is ook goed gefocust op nog te halen doelen en de actiepunten die daaraan gekoppeld zijn.”

Beheer

Bizzscore is niet alleen eenvoudig in gebruik, maar ook in het beheer: “VCD heeft een stuk van het beheer op zich genomen, het systeem draait bij VCD. Op 1 oktober gaan wij SAP ERP implementeren, eveneens zijn wij onlangs fysiek verhuisd. Overwegingen die ons ertoe brachten om het beheer van Bizzscore voor een groot deel bij VCD onder te brengen. Maar ik kan mij voorstellen dat we het in de toekomst intern gaan bijhouden. We zijn tevreden over de samenwerking met VCD.”

Bron: Bizzscore en VCD Business Intelligence