De corporatiesector heeft de laatste jaren grote digitaliseringsstappen gemaakt. Maar is daarmee het stadium van een ‘modern IT-landschap’ bereikt? In veel gevallen nog niet, zegt Managing Director Xtendis Wim Vis van WoodWing. In gesprek met CorporatieGids.nl vertelt hij over de digitaliseringsontwikkelingen in de sector en de volgende stap naar een modern IT-landschap: “De sleutel hiervoor is slim informatiemanagement.”
Hoewel digitalisering veel heeft betekend voor woningcorporaties, heeft het ook geleid tot informatieversnippering binnen IT-landschappen, begint Wim het gesprek: “Met het steeds digitaler worden van informatie, is het de laatste jaren ook in meer verschillende oplossingen beland. Informatie over bijvoorbeeld een huurder staat daardoor in verschillende systemen opgeslagen, waardoor het voor medewerkers uitdagender wordt om informatie bij elkaar te zoeken. Dat is overigens niet uniek aan de corporatiesector; in elke tak waarin wij opereren zien we dat informatie verkokert is opgeslagen.”
Best-of-breed
Om de informatiegroei door digitalisering het hoofd te bieden, is volgens Wim een best-of-breed-landschap het meest geschikt: “Onze visie op een modern IT-landschap is dat een corporatie gebruikmaakt van taakgerichte componenten die met elkaar in verbinding staan om informatie en data uit te wisselen. Het idee ‘deze functionaliteiten wil ik in mijn ERP-systeem’ is heel verleidelijk, maar is niet optimaal. Wanneer één systeem veel verschillende functies biedt, kan het nooit in alle facetten dezelfde specialistische meerwaarde bieden dat een expertsysteem wel kan. Vanuit die gedachte leveren wij als WoodWing onze EIM-software Xtendis, wat fungeert als de centrale plek waar documenten worden opgeslagen en kan linken met ieder ander systeem in de organisatie.”
SaaS als randvoorwaarde
Een modern IT-landschap maakt zoveel mogelijk gebruik van SaaS. Wim: “Wanneer een corporatie nog veel gebruikmaakt van on premise-systemen, haal je niet het maximale uit je best-of-breed-landschap, is het moeilijker om aan wet- en regelgeving te voldoen en om autorisaties centraal te beheren. Een gebrek aan koppelingsmogelijkheden leidt daarbij ook vaak tot meer versnippering. Een keuze voor SaaS-systemen is wat ons betreft dan ook essentieel.”
Strategisch informatiemanagement
WoodWing heeft als ambitie woningcorporaties te helpen de overstap te maken naar strategisch informatiemanagement. Op de vraag wat Wim daar precies onder verstaat, zegt hij: “Dit betekent dat je het beheer van informatie niet als iets losstaands ziet, maar verbindt aan je primaire gegevens. Daardoor wordt jouw documentmanagement dynamisch en biedt het directe ondersteuning aan werkprocessen. Iedere medewerker kan op het juiste moment de juiste informatie aangeleverd krijgen, en we zorgen ervoor dat onze klanten hun ongestructureerde informatieobjecten bij de bron direct kunnen vastleggen in bijvoorbeeld een huurders- of duurzaamheidsdossier. Dit zorgt ervoor dat de corporatie voldoet aan wet- en regelgeving én verhoogt de efficiency binnen de organisatie.”
Samenwerking
Bij het neerzetten van informatiemanagement bij woningcorporaties werkt WoodWing nauw samen met OneXillium, gaat Wim verder: “We werken inmiddels al ruim twintig jaar samen om dit thema efficiënt en integraal neer te zetten. Ons EIM-systeem wordt dan gekoppeld aan het brede portfolio van OneXillium, waardoor corporaties ook gebruik kunnen maken van aanpalende oplossingen als documentcapture- of outputmanagement. Omdat we al lange tijd samenwerken en veel ervaring hebben opgedaan in de sector, kunnen we samen met OneXillium ook helpen bij het neerzetten van informatiemanagement en advies geven over de inrichting.”
Straight through processing
Informatiemanagement is een thema waar volgens Wim genoeg innovatiemogelijkheden liggen: “Een voor de hand liggend antwoord is AI, bijvoorbeeld bij het identificeren en automatisch classificeren van documenten waardoor je als organisatie veel tijd bespaart. Maar innovatie gaat verder dan AI alleen, bijvoorbeeld door middel van straight through processing. Hiermee laat je de buitenwereld, zoals huurders en ketenpartners, informatie zo aanleveren dat het voor jouw organisatie gestructureerd is. Medewerkers hoeven het niet te verwerken voordat het op de juiste plek belandt. Hier is volgens mij enorm veel winst te halen voor corporaties.”
Informatie op de juiste plek
“De kern van goed informatiemanagement zit de komende jaren dus in het steeds makkelijker uitwisselen van documenten en data,” sluit Wim af. “Daarbij moeten corporaties de steeds strakkere eisen niet uit het oog verliezen en goed oog houden voor trends waar je op in moet spelen. Zo hebben veel corporaties hebben de laatste jaren de stap gezet naar WhatsApp, maar hoe voorkom je informatieversnippering als de vraag om over te stappen naar Signal steeds verder toeneemt? Een modern IT-landschap draait niet alleen om digitalisering, maar om slim informatiemanagement. De kunst is niet meer om informatie te verzamelen, maar om het op het juiste moment op de juiste plek te krijgen.”
Bron: CorporatieGids, Foto: WoodWing
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - Maart 2025 Inhoud Harry Platte (Parteon): Groot dromen, klein doen Laurens Flierman (NEH): Risico’s beter beheersen door…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
