• Home
• Nieuws

Wie is er verantwoordelijk voor het IT beheer

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 11 November 2022

Stel: je gaat naar de bouwmarkt en je koopt een boormachine. Wie is er dan verantwoordelijk voor het schoonhouden? Jij of de bouwmarkt? De gebruiker van die boormachine. Jij als consument dus. Dat is bij IT niet anders! We gebruiken systemen en zijn zelf verantwoordelijk voor het “schoonhouden”. Toch zien medewerkers dat vaak niet zo. Dan is het goed de taken te verdelen, want meerdere personen gebruiken de systemen en iedereen heeft zo zijn expertise. Wij helpen organisaties bewust te worden van het belang van goed en doordacht IT beheer en we helpen bij het inrichten en borgen ervan. De sleutel tot succes is de mindset in het team.

Wie is er verantwoordelijk?
Even terug naar die boormachine. Ben jij de enige gebruiker ervan? Of werken er meer mensen mee? In het laatste geval baal je ervan de boormachine beschadigd, vies of incompleet aan te treffen. Met als resultaat dat je je gaat storen aan het achterstallige onderhoud en je collega’s. Dat is met IT systemen niet anders.

Medewerkers voeren hun werkzaamheden op een bepaalde manier uit in een systeem. Daarbij hebben ze niet altijd primair belang bij volledige en juiste registratie van gegevens. Ze willen hun werk gewoon kunnen doen. Met het risico dat de gegevens niet (meer) kloppen. Medewerkers hebben bijvoorbeeld niet alles ingevuld. Of kiezen de voor-de-hand-liggende eerste optie in een dropdown lijstje. De data is daardoor niet meer betrouwbaar. Dan is de vraag: wie ziet dat? Wie gaat het opschonen en wie is hier verantwoordelijk voor?

Als je met digitalisering bezig bent en met systemen te maken hebt, heb je vier beheerdomeinen te regelen.

#1 Gegevensbeheer
Gegevensbeheer gaat over het beheer van gegevens in een applicatie of specifieke context. Een gegevensbeheerder zorgt voor het organiseren, catalogiseren, lokaliseren, opbergen, ophalen en doen onderhouden van gegevens én het beschikbaar maken van informatie. Niet in elke organisatie loopt een gegevensbeheerder rond. Toch is het geen overbodige luxe om het gegevensbeheer goed te beleggen. Je regelt hier mee dat er eigenaarschap wordt genomen over al die gegevens, opgedeeld in brokjes. In jargon vaak wel “dataclusters” genoemd. Zo voorkom je chaos.

#2 Functioneel beheer
Stel: er komt een nieuwe collega in dienst. Die wordt (snel) ingewerkt door een andere collega. De kans dat hier kennis verloren gaat, is aanwezig. Dat noemen we kenniserosie. Zonde en ook niet nodig! Weet jij of jouw medewerkers het systeem goed gebruiken? Wordt een tool of applicatie wel volledig benut?

Een functioneel beheerder kan medewerkers helpen bij het zo goed mogelijk gebruiken van de tool. Deze beheerder is ook belast met het (doen) testen bij  updates en de uitleg van het systeem aan andere eindgebruikers. Functioneel beheer heeft ook betrekking op het correct gebruiken van het systeem in een proces. Waar kunnen gebruikers bij jullie terecht met hun vragen.

#3 Applicatiebeheer
Applicatiebeheer betreft alle werkzaamheden die gericht zijn op praktisch onderhoud van een softwareoplossing. Kan iedereen inloggen? Hebben we de juiste versie? Hebben de functioneel beheerders de beschikking over de laatste releasenotes? Applicatiebeheerders zijn bezig met het steeds goed ingericht (doen) houden van de applicatie zelf.

#4 Technisch beheer
Tot slot het technisch beheer. Doet het systeem het? Werkt het netwerk? Kunnen we erbij? Het gaat hier over het feitelijk beschikbaar hebben van apparatuur en software. Technisch beheer wordt tegenwoordig steeds vaker uitbesteed. Organisaties maken dan gebruik van een private of public cloud. Iemand van buiten de organisatie is dan verantwoordelijk.

Gebruik je het systeem optimaal?
Wat wij vaak horen van onze opdrachtgevers is dat mensen hun werk willen uitvoeren maar niet óók nog het beheer willen doen. Als reflex organiseert het management het functioneel beheer dan vaak centraal. Maar dat betekent dus niet dat je zelf niets meer hoeft te doen, dat is (helaas) een illusie.

Maar als je veel tijd en geld implementeert in een systeem, waarom gebruik je het dan niet zoals je het hebt voorgenomen? Want zonder goed beheer en borging ervan in de organisatie loopt de kwaliteit van het gebruik, de kennis en daarmee de kwaliteit van de data onherroepelijk terug!

IT beheer effectief inrichten
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers op een goede en effectieve manier met (nieuwe) systemen werken? Wij geven je graag concreet advies, handvatten en voorbeelden over de inrichting van het IT beheer in jouw organisatie.

Bron: Andersom, Foto: Andersom