• Home
• Nieuws

Viveste: "Nieuw ERP en DMS geven impuls aan onze informatievoorziening"

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 25 July 2016

Begin deze zomer ging woningcorporatie Viveste uit Houten live met haar nieuwe ERP-systeem Tobias AX van Aareon. De corporatie maakt daarnaast al twee jaar gebruik van het Document Management Systeem ShareWorX van Square DMS. CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Jack de Koning, Projectmanager I&A bij Viveste, en sprak met hem over de synergie tussen de twee systemen en de ICT-visie van de corporatie.

De keuze voor de systemen is een doorvertaling uit het laatste informatiebeleidsplan van de corporatie; Viveste 3.0. "Hierin hebben wij een viertal pijlers benoemd, waaronder 'optimale bedrijfsvoering'. Goede ICT-applicaties en een goede informatievoorziening maken daar deel van uit. Wij willen dit binnen Viveste naar een hoger niveau tillen, en meer digitaal en plaatsonafhankelijk werken om zo nog slimmer en efficiënter te kunnen werken."

Zaakgericht werken
Om dit te verwezelijken heeft Viveste in 2014 voor ShareWorX gekozen. "Zo kunnen wij meer integreren en zaakgericht werken invoeren. Wij werken niet meer met een archiefsysteem waarbij alles pas aan de achterkant wordt gearchiveerd, wanneer de zaak al opgelost of voorbij is. Dit is belangrijk, want deze informatie is eigenlijk in het gehele proces nodig, waardoor het handig is om alles aan de voorkant al te registreren. ShareWorX biedt hier de juiste ondersteuning voor. Alle informatie is nu met één druk op de knop beschikbaar."

Organisatiebreed
Het systeem van Square DMS wordt volgens Jack dan ook organisatiebreed ingezet. "Het ondersteunt vooral het proces Wonen (Klant & Markt en Wonen & Wijken). Deze informatiestroom is de grootste binnen onze organisatie. Maar ook voor andere informatiestromen is het inzetbaar. Als Viveste hebben we een scheiding aangebracht in de informatiestromen Wonen en Niet-Wonen. Voor Wonen ondersteunt ShareWorX dit maximaal. Bijvoorbeeld bij mutaties is er geen sprake meer van zeulen met mapjes, papier of bakjes, omdat de informatie tijdens het proces digitaal beschikbaar is. Ook door de inspecties met tablets is het proces nagenoeg digitaal en alles met één muisklik te vinden. Voor de Niet-Wonen stroom - zoals projecten, kavels, stukken secretariaat en de bekende jaarlijkste activiteiten als jaarrekening, begroting en huurverhoging - is wel 'maatwerk' nodig."

Automatisch invullen
De laatste maanden stonden bij Viveste in het teken van de komst van een nieuw ERP-systeem. "Het wisselen van een ERP-systeem trekt een zware wissel op de organisatie. De livegang is uitstekend en geruisloos verlopen, maar je staat echter wel bijna een jaar stil door de implementatie van en wennen aan het nieuwe systeem. Uiteindelijk zijn we wel blij dat we dit hebben gedaan, want één van de voordelen is dat het werken met ShareWorX nu nog makkelijker gaat. De basis was al goed, maar met de koppeling met AX kunnen wij door extra functies nog slimmer en efficiënter werken."

Jack geeft een voorbeeld. "Vroeger moesten wij handmatig bij een huurder informatie invullen zoals het adres, en duurde het enkele klikken voordat je was waar je wilde zijn. Dat is nu niet meer zo. Als je op een huurder staat in Tobias en je klikt op de DMS-knop, dan wordt automatisch alle info tevoorschijn gehaald. Informatiestromen lopen hierdoor beter." Een ander belangrijk voordeel is het automatisch opslaan van correspondentie. "We hadden eerst altijd veel handelingen nodig om correspondentie te archiveren, wat nu automatisch gaat. Wij hebben ShareWorX - en Tobias AX - op zo'n manier ingericht dat het makkelijk is correspondentie ook op te slaan. Dit maakt zaakgericht werken makkelijker en bespaart tijd."

Omarmen
Om het volle uit ShareWorX te halen, moeten alle medewerkers het systeem omarmen. "Zij zijn de succesfactor voor het slagen, en medewerkers moeten daarom niet op een oude manier blijven werken met bijvoorbeeld eigen archieven," legt Jack uit. "Wanneer je bij een zaak - bijvoorbeeld over overlast - de mailtjes die binnenkomen direct sleept van Outlook naar de zaak, hoef je verder niets te doen. Andere medewerkers kunnen bij de data, en dat levert veel voordelen op. Een investering waarmee je uiteindelijk veel tijd wint."

"Je kunt daarnaast op vele manieren omgaan met ShareWoX," vertelt Jack. "Het is daarbij wel belangrijk om werkafspraken vast te leggen die ervoor zorgen dat je op uniforme wijze met het systeem werkt."

Toekomst
Inmiddels richt de corporatie uit Houten zich op de acclimatisatie met haar nieuwe ERP-systeem. "Daarnaast updaten wij ons informatiebeleidsplan naar Viveste 3.1, waarna wij een nieuw klantportaal implementeren en overstappen naar de nieuwe versie van ShareWorX. Hier kijken wij erg naar uit, aangezien wij hiermee nog meer profiteren van nieuwe functionaliteiten waarmee wij als corporatie nog effectiever kunnen werken."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 25 augustus 2016