• Home
• Nieuws

Van spreadsheets naar een webapplicatie voor projectontwikkelaars: 7 voordelen

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 5 February 2021

Grote kans dat jij als kleinere projectontwikkelaar gebruikmaakt van (Excel) spreadsheets om te rekenen aan jouw vastgoedontwikkeling. Voor bepaalde managementinformatiebehoeften en ad hoc analyses is daar in principe niks mee mee. Het wordt een ander verhaal wanneer spreadsheets worden gebruikt voor complexe berekeningen waarop vervolgens belangrijke beslissingen worden gebaseerd. We schreven al eerder welke gevaren dat met zich meebrengt. Gelukkig kan het ook anders; met een gebruiksvriendelijke webapplicatie die het rekenen vereenvoudigt, je snel overzicht biedt in de financiële status van jouw project én waarin je eenvoudig een analyse opmaakt. In dit blog licht ik toe waarom de tijd van spreadsheets achter ons ligt en een gebruiksvriendelijke webapplicatie de toekomst is, juist voor de kleinere projectontwikkelaar.

Waarom spreadsheets zoveel valkuilen hebben
Op het eerste gezicht is er misschien niks mis met het gebruik van spreadsheets, het heeft een lage instap-drempel en is daardoor geschikt voor organisaties van iedere grootte. Maar toch loop je op termijn tegen een aantal valkuilen aan:

• Spreadsheets vragen teveel tijd: Het opzetten en onderhouden van de alsmaar groeiende en complexe spreadsheets is heel tijdrovend. Je zal veel tijd kwijt zijn aan het up-to-date houden en correcties maken in spreadsheets die je tegelijk met anderen gebruikt. Werkzaamheden waar je je eigenlijk niet mee moet bezighouden.
• Spreadsheets zijn te moeilijk beheersbaar: Bij organisaties die bedrijfsbreed spreadsheets hebben geïmplementeerd en waarbij de invoer dus door diverse partijen wordt gedaan, ontstaan al snel verschillende versies. MS Excel biedt veel vrijheid maar heeft nu eenmaal geen versiebeheer ingebouwd, wat ook een van de grootste valkuilen is van het gebruik ervan: wanneer iets fout gaat weet niemand wanneer er iets voor het laatst is gewijzigd.
• Spreadsheets zijn te foutgevoelig: In veel gevallen wordt de invoer van spreadsheets handmatig gedaan. Door een kleine tik- of formulefout kunnen er vervelende ongelukjes ontstaan. Als vervolgens belangrijke beslissingen op basis van foutieve data worden gedaan, kan dat grote gevolgen hebben.
• Kennis ligt bij één persoon: Het maken van een uitgebreid spreadsheet model vereist specifieke kennis. Het is dan ook vaak één persoon die het model bouwt en onderhoudt. Een potentieel continuïteitsrisico, want als die persoon de organisatie verlaat gaat ook de kennis en kunde verloren.

Het alternatief: een goede webapplicatie voor projectontwikkelaars
Mocht je met Excel willen blijven werken, dan is het dus verstandig om goede afspraken te maken over het ontwerpen, het inrichten en het gebruik van de spreadsheets. Als je bent overtuigd dat Excel niet noodzakelijk is voor het beheer van jouw vastgoedontwikkeling en je de Excel valkuilen achter je wil laten, dan is een goede webapplicatie een mooi alternatief om diverse redenen:

De financiële haalbaarheid bepalen
Een goede webapplicatie biedt jou de mogelijkheid om de financiële haalbaarheid van projecten te bepalen door eenvoudig de kosten en opbrengsten onder elkaar te zetten. Dit werkt veel intelligenter dan een spreadsheet doordat de kasstromen met slimme algoritmen automatisch in de tijd worden uitgezet.

Webapplicatie = online
Inherent aan een webapplicatie is dat het programma op een webserver draait en via de webbrowser kan worden benaderd. Het is dus altijd bereikbaar als jij internet hebt en een desktop tot je beschikking hebt. Nooit meer op zoek naar die laatste versie van de spreadsheet maar enkel inloggen in de webapplicatie.

Makkelijk samenwerken
Wat samenhangt met bovenstaand punt is dat een webapplicatie het samenwerken met zowel interne als externe stakeholders vereenvoudigt. Je kan namelijk eenvoudig links delen en ook externen uitnodigen om deel te nemen aan je project.

Overzicht en analysemogelijkheden
In plaats van meerdere complexe spreadsheets die je naast elkaar houdt, biedt een webapplicatie jou op één dashboard een gestructureerd overzicht van je project. Je zet eenvoudig scenario’s binnen een project naast elkaar voor een vergelijking, waardoor het overwegen van het effect van een nieuw scenario geen tijdrovende klus meer.

Meer flexibiliteit
Met een webapplicatie verloopt invoeren veel flexibeler dan met een spreadsheet omdat het invoeren twee kanten op verloopt; je vult ofwel het totaal in en verdeelt het over de elementen, of je vult het per element in en dan wordt het totaal berekend. Daarnaast kan je zelf aangeven hoe je data wilt weergeven en welke eenheid gebruikt moet worden.

Snel een planning
Een planning moet gedegen zijn, maar je wil er niet al teveel tijd aan besteden. Een webapplicatie bied je ook een stukje planningsmanagement: binnen een paar klikken maak je een basisplanning. Deze planning kun je koppelen aan de cashflow. Wanneer je de bouwtijd aanpast, verandert de kostenplanning automatisch mee.

Voorkomen van fouten
Bij het gebruik van spreadsheets hoop je dat een eventuele fout wordt opgemerkt door een oplettende bijdrager. Een goede webapplicatie zal je automatisch op mogelijke fouten wijzen, al voordat ze ontstaan. Hierdoor weet je zeker dat je op basis van betrouwbare data beslist.

Maak een stap voorwaarts met een webapplicatie van deze tijd
Het overstappen naar een webapplicatie lijkt misschien een grote stap, maar dat is het niet, het is juist een stap voorwaarts voor jouw organisatie. Een stap die juist voor de kleinere projectontwikkelaar goed te behappen is omdat de transitie naar een webapplicatie nog niet zo omvangrijk is. Overtuigd? In onze eigen webapplicatie Reasult Projects zijn alle bovenstaande voordelen verwerkt, omdat we weten dat jij een ontwikkelaar bent die meer te doen heeft dan stressen met spreadsheets.

Bron: Reasult, Foto: Reasult