• Home
• Nieuws

Tobias AX is goed geland

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 16 March 2015

Op maandag 22 september ging Parteon live met Tobias AX. Op donderdag 25 september liep Aletta Hoogeveen, manager Bedrijfsondersteuning en verantwoordelijk voor I&A relaxed en ontspannen haar rondje op CorporatiePlein in Expo Houten. Bij Parteon in Wormerveer was het business as usual. De antistress-huisjes, uitgedeeld aan eindgebruikers, konden ongebruikt weer terug in de verpakking.

Aletta is manager Bedrijfsondersteuning bij Parteon en heeft I&A, facilitaire zaken, secretariaat, communicatie en inkoop in haar portefeuille. ‘’Alle disciplines raken elkaar’’, zegt ze en noemt als voorbeeld het vernieuwde kantoorpand met flexwerkplekken en werk-eetcafé en het I&A-project Digi-On, waarmee Parteon haar ambities in verregaande digitalisering invulling geeft. ‘’We zijn van meerdere vestigingen naar één pand gegaan. Medewerkers zijn een jaar lang bezig geweest om hun kasten en bureaulades leeg te maken. Wat bewaard moest blijven ging het digitale archief in of werd op de P-schijf geparkeerd. Iedereen heeft maximaal één meter kastruimte gekregen, maar door digitalisering zijn er al veel medewerkers die dat niet meer nodig hebben. In het kader van digitalisering hebben we dus letterlijk nog één meter te gaan’’, grapt Aletta.

Vervangen
Het afgelopen jaar heeft Parteon Tobias AX geïmplementeerd. ‘’Zes jaar terug hebben we de keuze gemaakt om ons toenmalige ERP-pakket Navision van DSA-Vision te vervangen door Tobias, in combinatie met de AX-onderdelen Financiën en Projecten’’, legt Aletta uit. ‘’In ons achterhoofd hadden we toen al de ambitie om door te groeien naar volledig Tobias AX, maar zover was Aareon destijds nog niet. Ondanks dat Tobias en Tobias AX van één leverancier afkomstig zijn, merk je in de praktijk dat het twee verschillende systemen zijn, twee verschillende platformen en dus ook verschillende koppelingen met applicaties van derden. Het beheersbaar en werkbaar houden kostte ons veel inspanning. Toen Aareon wél zover was, hebben we besloten in 2014 over te stappen op Tobias AX. In 2013 zijn daarvoor alle voorbereidingen getroffen. Tobias AX biedt ons nu één platform en veel minder koppelingen’’.

Superusers
De ingebruikname van Tobias AX ging zeer voorspoedig, zegt Aletta. ‘’We hebben veel geleerd van eerdere implementaties en de verbeterpunten meegenomen in het project. We hebben superusers opgeleid, werkgroepen gevormd en ervoor gezorgd dat de voortgang van de dagelijkse werkzaamheden door uitzendkrachten werd geborgd. Superusers een zware rol geven is volgens Aletta een belangrijk onderdeel van het succes. ‘’Op die wijze borg je een implementatie veel meer in de eigen organisatie. Als klant doe je veel meer zelf het werk en de leverancier is eigenlijk meer begeleidend en adviserend bezig. Het voordeel is dat het kennisniveau daardoor in de implementatiefase al op het gewenste niveau is’’.

Geen issues
Ze vervolgt: ‘’We zijn op maandag 22 september live gegaan. De vrijdag ervoor hebben we de conversie gedraaid en de zaterdag samen met superusers, functioneel beheerders en consultants van Aareon de laatste testen uitgevoerd. Donderdag 25 september kon ik rustig de stand van Aareon op CorporatiePlein in Expo Houten bezoeken; er waren bijna geen issues! We hadden eerlijk gezegd best zoiets van: Wanneer komen de vragen? Die bleven uit. De antistress-huisjes konden eigenlijk zo weer terug de verpakking in’’.

Doorgroeimogelijkheden
Parteon heeft Tobias AX in negen maanden tijd geïmplementeerd. ‘’Nu bedrijfsbreed gebruik wordt gemaakt van één systeem, verlopen alle belangrijke klantprocessen veel gemakkelijker. Onze klantmedewerkers maken gebruik van het Relatie informatiesysteem (RIS) van Tobias AX en beschikken daarmee over een klantkaart met alle mogelijke informatie overzichtelijk gepresenteerd. AX biedt ons veel doorgroeimogelijkheden’’, zegt Aletta.

Gewenning
Ze vertelt verder: ‘’Alle belangrijke klantprocessen worden sinds de livegang met Tobias AX ondersteund, aangevuld met functionaliteit van andere applicaties, zoals ShareWorX. De gewenning aan Tobias AX is zeer voorspoedig gegaan, met dank aan de superusers en functioneel beheer. Werkinstructies, correspondentie, rapportages; alles stond al voor de eindgebruikers klaar. Een week later is Parteon ook 'live'gegaan met ShareWorX. Met ShareWorX zijn we gestart met het zaakgericht werken, in eerste instantie alleen voor leefbaarheid. Met Aareon en Square doorlopen we nu een traject om het zaakgericht werken verder te integreren in beide applicaties. Hiervoor zijn overleggen geweest met de drie partijen en is er een eerste brainstormsessie met Aareon geweest. We verwachten in 2015 met integraal zaakgericht werken een grote efficiencyslag te maken’’.

Factureringsproces
Parteon maakt ook gebruik van AX Routing. ‘’Dat is een workflow voor het factureringsproces’’, verduidelijkt Aletta. ‘’AX Routing controleert facturen aan de voorkant van het proces. Dat maakt de afhandeling van facturen eenvoudiger en dat levert ons de gewenste efficiency op’’. Wat ook efficiency moet opleveren is Mail2Pay. ‘’Met Mail2Pay ondersteunen we ons incassoproces’’, legt Aletta uit. ‘’We sturen klanten een e-mail met daarin een link waarmee het betaalproces in gang wordt gezet. Na betaling vindt de verwerking ervan automatisch in Tobias AX plaats. Het werkt, maar we willen het incassoproces wel verder optimaliseren, zegt Aletta. Het liefst willen we alles via automatische incasso, maar daartoe kun je huurders niet verplichten. Wij hebben nog steeds acceptgiro’s dus die willen we eerst kwijt, door alternatieven als FinBOX, Mail2Pay en automatische incasso aantrekkelijker te maken’’.

Ontspannen sfeer
Binnen Parteon heerst een ontspannen sfeer. Collega’s dollen met Aletta als ze op de foto moet: ‘’We kijken allemaal positief terug op de implementatieperiode’’, glimlacht ze tevreden. ‘’Alle afgesproken resultaten zijn gehaald en alle criteria in onze business case konden we allemaal afvinken. We hebben nul aan maatwerk nodig gehad en hebben het project op tijd en binnen budget uitgevoerd’’.

Broodje AX
Aletta vervolgt: ‘Het implementatieproject was hectisch maar leerzaam. Als medewerker van Parteon kon je er niet omheen dat er wat groots bezig was. Van ‘broodje AX’ tot antistress-huisjes; aan alles was gedacht. Waar medewerkers het niet kon ontgaan, ging het aan de aandacht van huurders – volgens plan – wel volledig voorbij. Die mochten er uiteraard geen hinder ondervinden en dat is ook niet gebeurd. Met Tobias AX hebben we een ERP-systeem in huis waarmee we onze digitale dienstverlening kunnen vereenvoudigen. In positieve zin gaan huurders het straks dus wél merken’’.

Interne projectorganisatie
Tips voor een goede implementatie heeft Aletta tot slot ook. ‘’Zorg voor een goede intern ingerichte projectorganisatie. Zorg voor vervanging van het ‘gewone’ werk op de afdeling en laat eigen mensen in het project participeren. Luister als management goed naar de projectgroepleden wat ze in het project tegenkomen en definieer een duidelijke rol voor de stuurgroep. Neem een communicatieplan op in je projectstructuur, vier je successen en geef complimenten. Zorg voor een goede samenwerking met je leverancier en ga direct met elkaar in gesprek. Zie erop toe dat je leverancier de juiste mensen op de juiste plek heeft; houd de afstand tussen de projectleider en teamleden letterlijk zo klein mogelijk.

Goed team
Aletta vertelt verder: ‘’Denk ook goed na over de interne projectleider. Is dat een eigen medewerker of huur je iemand in van buiten? Wij hebben Hans Smit van HC&H Consultants ingehuurd. Het voordeel is dat ik Hans al ruim tien jaar ken. Al klinkt het vreemd om zoiets over jezelf te zeggen, maar Hans en ik vormden echt een goed team. We konden goed anticiperen op onverwachte ontwikkelingen en snel schakelen. Tobias AX is goed geland’’.

Bron: Aareon

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2014 te bekijken.