Ooit begon het ICT-tijdperk met een veredelde typmachine die computer werd. Althans zo stel ik dat me dat voor. Ik heb het zelf niet zo bewust meegemaakt, want dat was ruim voor mijn geboorte. Toch geloof ik dat het een ware revolutie was.
Vrij vlot kwam dan het administratieve programma. Echt nog in zo’n zwart, geblokt ‘DOS-scherm’. Dat heb ik dan wel weer even meegekregen. Dat moet in die tijd toch echt oh’s en ah’s opgeleverd hebben. Wat er in de tussentijd is gebeurd weet ik niet. En toen kwam e-mail en daarna is er volgens mij iets even helemaal misgegaan. Hoe helder het was hoe je met de typmachine omging, hoe duidelijk en aan regels gebonden het bijhouden van een administratie was, hoe vrij en ongeregeld kan e-mail zijn. Natuurlijk handig en we kunnen niet zonder (ook ik niet), maar ik vraag me wel eens af of het beter was geweest als we een stukje van het tijdperk over hadden gedaan met de ervaringen die we nu hebben. E-mail is natuurlijk fantastisch en in het kader van bereikbaarheid, ‘korte lijnen’ en snel acties afhandelen is ’t echt subliem. Daar hoeven we ’t niet over te hebben. Het gaat me meer over ’t gebruik en het ongeregelde dat daarin zit. Daar maak ik me net zo goed schuldig aan, maar ’t lijkt wel of er bij e-mail gewoon geen afspraken meer gelden. Mijn ouders zitten in ’t onderwijs en zij hamerden in mijn jeugd (terecht) op het gebruik van de Nederlandse taal, het toepassen van correspondentieregels en een bepaalde vorm van keurigheid bij het aanspreken van de ontvangers. Daar moet ik eigenlijk meer mee doen. Ook moet ik bewuster nadenken over wanneer mail wel en wanneer het gewoon niet effectief is. En niet te vergeten hoeveel tijd ik van m’n dag aan mail (postbehandelen) besteed.
Tijd voor verandering
Daarom is het tijd voor verandering. Verandering doe je niet even en het vergt ook het maken van keuzes. Als je kiest kun je verder. Wat kan ik dan veranderen? In ieder geval door iets bewuster met die mail om te gaan en eens te denken of er andere oplossingen zijn voor de doeleinden waarvoor u mail gebruikt. Als u bijvoorbeeld samenwerkingen heeft en rondom die samenwerking informatie deelt, dan is e-mail handig, maar niet effectief. Stel dat u alle informatie over uw samenwerking –of vertaal dit in relatie, cliënt, project, entiteit, product, collega, opleiding, norm, etc.– wilt zien, hoe gemakkelijk lukt dat? Niet ! Want bijlagen zitten in de mailboxen van alle betrokkenen, worden opgeslagen op allerlei schijven, worden misschien nog wel eens geprint. Het is één grote chaos en als u erover nadenkt is het altijd lastig om te weten wat nu de laatste versie van een bijlage was of wie welke wijzigingen heeft doorgevoerd.
Vandaag kunt u beginnen en morgen kunt u weer een stapje zetten. Hoe? Door in gesprek te gaan over de samenwerkingsmogelijkheden met een ‘portaal’ en door bewuster om te gaan met e-mail. Ik weet zeker dat u zich vele kopzorgen bespaart en dat u de klanttevredenheid in uw samenwerkingen verhoogt!
Door: Marius Hakkesteegt, productmanager SharePoint bij Aspect | ICT
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
