Aldus Jos van Wagenberg, manager beleid en strategie én voorzitter van de stuurgroep TAXI.“Bij het in gebruik nemen van de onderdelen voor Onderhoud en Wonen hadden we verwacht zeker op dag 1 nog plooien te moeten gladstrijken."
"Maar nu op de derde dag zijn er nog steeds geen noemenswaardige zaken waar we tegen aan lopen”.
Een groter compliment kunnen de betrokkenen bij het implementatieproject - de (kern)gebruikers van Trudo en de consultants van Aareon - niet krijgen.
In 2013 had Trudo al de onderdelen Financieel en Projecten van Tobias AX in gebruik genomen. Toen moesten er wel een paar hobbels worden genomen. In 2014 zijn de overige onderdelen van Tobias AX uitgerold. Tijdens de testfase werd nog besloten om ‘Routing Facturen’ uit fase 1 te vervangen door haar opvolger ‘Routing 2015’. Deze oplossing brengt nog meer gebruikersgemak en verhoging van efficiency. Vooral bij het specificeren van onderhoudsfacturen ontstaat veel efficiencywinst.
Efficiency
Sprekend over efficiency valt het tempo waarmee werkzaamheden zijn uitgevoerd op. De technische adviseurs hadden al binnen 2 dagen na livegang de achterstanden uit de periode van de mutatiestop verwerkt.
Trudo profiteert verder van het feit dat er een aantal organisatorische aanpassingen werd gedaan en er goede afspraken zijn gemaakt met leveranciers en LekkerLeven over bijvoorbeeld de manier waarop facturen moeten worden aangeleverd.
Het aannemen van reparatieverzoeken (ongeveer 400 per maand) van huurders heeft Trudo uitbesteed aan dienstverlener LekkerLeven. De medewerkers van LekkerLeven kregen uitleg over het vastleggen van reparatieverzoeken – met behulp van de beslisboom - door een van de kerngebruikers van Trudo. Deze manier van invoeren werd enthousiast ontvangen.
De beslisboom in combinatie met voorkeursleveranciers bespaart LekkerLeven tijd bij het vastleggen van servicemeldingen. De juiste actiecode, leverancier en geschat bedrag worden automatisch ingevuld! Beide organisaties – zowel Trudo als LekkerLeven – ervaren een verhoging van de efficiency in dit proces.
“Wonen”
“Het gebruik van het RIS (Relatie Informatiesysteem) vraagt voor een aantal medewerkers nog enige gewenning. Dit komt vooral door de andere manier van werken en de hoeveelheid informatie die het systeem aan de gebruiker ter beschikking stelt” verteld Francine Linsen die als projectleider van Trudo dit project leidt. “De een went er sneller aan dan de ander maar vrijwel iedereen ziet de meerwaarde en is positief”.
Ook het werken met de workflow voor het mutatieproces - die onderdeel uitmaakt van Tobias AX - vergt nog gewenning. Voorheen werd het mutatieproces uitgevoerd met behulp van een workflow die geen onderdeel uitmaakte van het primaire systeem. Het feit dat men nu vanuit één systeem werkt én het systeem het proces stuurt, is een vooruitgang.
De laatste fase van de implementatie werd eveneens binnen tijd en budget gerealiseerd – zelfs na het besluit halverwege deze fase om alsnog Routing 2015 te implementeren. Daarbij zijn alle vooraf gedefinieerde kwaliteitsaspecten behouden gebleven.
Stichting Trudo heeft zich gedurende de implementatie laten bij staan door CEPO en Andersom.
Digitalisering en ketenintegratie
Verdergaande digitalisering en ketenintegratie met als resultaat nog meer efficiency en kostenbesparing staat hoog op de (vervolg)agenda. Mareon (het leveranciersportaal) en Flexiciel (het klantportaal) van Aareon zullen daarvoor aan een nader onderzoek worden onderworpen. Beide bieden maximale integratie met het primair systeem Tobias AX.
Bron: Aareon
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2014 te bekijken.
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
