• Home
• Nieuws

SSH gaat voor Maximaal Digitaal

De Stichting Studentenhuisvesting (SSH) is een landelijke specialist in studentenhuisvesting en verhuurt ruim 19.000 kamers en woningen in de regio’s Utrecht, Amersfoort, Maastricht, Tilburg, Rotterdam, Zwolle en Groningen. De SSH heeft een bijzondere doelgroep als het gaat om ‘Maximaal digitaal’. Studenten hebben een ander leefpatroon en een andere houding als het gaat om verwachtingen ten aanzien van dienstverlening van een corporatie dan de reguliere huurder. Alles moet 24*7 geregeld kunnen worden en studenten willen direct antwoord op een vraag. Zij zijn opgegroeid in een wereld waar veel digitaal gaat. Zij leven in feite online. Een prima doelgroep dus om als corporatie zo veel mogelijk digitaal aan te bieden. Maar wat komt er zoal bij kijken? Arjan Walsemann, Teamleider Verhuur bij de SSH, biedt u een klein kijkje in de keuken.

“Studenten huren meestal voor een kortere periode een kamer. Een kamer is voor hen een tijdelijk gebruiksgoed. Niet alleen de stenen zijn belangrijk maar vooral ook de mensen waar zij mee samenwonen omdat voorzieningen als keuken en douche vaak worden gedeeld. De processen verlopen heel anders bij de SSH dan bij reguliere corporaties. Zo wordt bij het adverteren van beschikbare kamers ook een etagepagina opgenomen waarbij de huidige bewoners kunnen aangeven wat voor kandidaat zij wensen. De SSH stelt de kandidaten digitaal beschikbaar. Omgekeerd kunnen potentiële kandidaten zelf ook aangeven via ‘Mijn SSH’ waarnaar zij op zoek zijn. De bewoners van de betreffende etage mogen van de SSH kiezen uit de eerste 10 kandidaten. Hiervoor worden zelfs avonden georganiseerd of wordt contact gelegd via Skype. Bewoners leiden zelf de nieuwe huurder rond en dragen zelfs de sleutel over. Er wordt dus heel veel door de studenten zelf gedaan. Dit scheelt de verhuurmedewerker een hoop administratieve rompslomp.

Voorwaarde wel is dat de processen vooraf goed zijn vastgesteld en lean zijn gemaakt. En dat ze zo eenduidig mogelijk zijn. Dus geen 18 verschillende processen maar gewoon streven naar één proces! Wij automatiseren dan ook geen uitzonderingen.

Digitaliseren is niet het doel maar een middel, efficiëntie is het doel. Er gaat dus altijd een business case aan vooraf. Dit is een werkwijze die de SSH al geruime tijd hanteert. Het digitaliseren van het mutatieproces is de grootste winstpakker geweest: van het inschrijven tot het digitaal accepteren van het contract. Geen formuliertjes meer maar alle zaken via de ‘Mijn SSH’ omgeving kunnen afhandelen. De SSH moet hier dan ook geen werk meer aan hebben. Dat betekent wel dat het programma controles moet uitvoeren, bijvoorbeeld dat de opzegtermijn wordt gehanteerd. Vervolgens wordt geautomatiseerd direct de opzegging bevestigd. Dit betekent dat je zelf een stukje controle moet loslaten. Zo willen studenten voor een bepaalde periode de kamer nog wel eens onderverhuren. Normaliter moet de student dan een bewijs kunnen overleggen in de vorm van een retourticket of een brief van school of het stagebedrijf. Als je echt wilt digitaliseren en processen lean wilt maken, moet je overwegen of je dat zonder dergelijke bewijsstukken wilt doen. Je moet dus niet klakkeloos het bestaande proces willen digitaliseren maar juist nadenken over hoe het proces digitaal het beste kan. Je moet dan wel open staan voor verandering.

Ons uitgangspunt is om de klant zo veel mogelijk zelf te laten doen. Onze klanten zijn hier blij mee. Wij ook! Onze beheerkosten liggen erg laag. Bepaalde processen, zoals reparatieverzoeken, worden niet gedigitaliseerd maar volledig uitbesteed en andere processen zijn zelfs alleen digitaal mogelijk. Dit betekent overigens niet dat wij onze klanten niet meer te woord staan. Telefonisch zijn en blijven wij goed bereikbaar. Digitaliseren en het optimaliseren van digitale processen is een continue proces. Alles om de efficiency en de klanttevredenheid hoog te houden!”

Rol HC&H
Erik Lammers, Business Consultant HC&H, begeleidt de SSH met de overstap van Omega (cegeka-dsa) naar Key2Wocas van Centric. Door de vergaande digitalisering bij de SSH is dat een extra uitdaging omdat verschillende partijen (Batavia Groep, Centric, CODA) ieder op hun eigen gebied software leveren dat vervolgens weer op de juiste manier met elkaar moet samenwerken. Digitaal uiteraard waardoor er een steeds betere efficiëntie ontstaat. Doordat de SSH, ook dankzij de doelgroep, wat digitalisering betreft behoorlijk voorop loopt en er veel partijen betrokken zijn binnen dit project, is adequate besluitvorming van groot belang. Door korte lijnen, vertrouwen in elkaar maar ook durf bij het nemen van beslissingen, is ook dit een efficiënt proces. Dat is een prettige manier van (samen)werken.

Bron: HC&H Consultants

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van HC&H in de CorporatieGids 2015 te bekijken.