Steeds meer woningcorporaties kiezen voor de cloud. Corona heeft bovendien voor velen de weg ernaartoe versneld geplaveid. Maar kiezen voor de cloud houdt niet louter in dat alleen de IT bij de ander wordt neergezet. Hoe creëer je als woningcorporatie een situatie waarbij je een samenwerkingspartner kiest die zo goed mogelijk de bedrijfsvoering ondersteunt? CorporatieGids Magazine sprak daarover met Projectcoördinator I&A Rudie Eskes van Plavei.
De keuze voor het volledig outsourcen van de kantoorautomatisering is een grote verandering voor een organisatie, begint Rudie. “Het is daarom belangrijk om vooraf goed na te denken wat je hiermee wilt bereiken en wat het je gaat opleveren. Het begint niet bij de vraag ‘waar ga ik outsourcen’ maar bij de vraag ‘waarom ga ik outsourcen’. Het is namelijk geen doel op zich, maar een middel om je organisatiedoelen te bereiken.”
Altijd en overal
Eén van de wensen van Plavei tijdens de aanbesteding was het volledig plaats- en tijdonafhankelijk werken. Rudie: “Daarvoor is de cloud onmisbaar. Onze systemen, applicaties en documenten zijn nu overal en altijd beschikbaar en toegankelijk voor alle medewerkers. Dit maakt dat wij niet meer gebonden zijn aan een pand of tijdstip voor het uitvoeren van onze werkzaamheden. Daarnaast is het werken in de cloud veel flexibeler en beter schaalbaar. Cloudoplossingen gaan veel meer over betalen voor wat je gebruikt. Je koopt immers ook geen hele taxi als je alleen voor de rit kunt betalen.”
Specialistische kennis
De corporatie uit Didam heeft uiteindelijk gekozen voor outsourcing bij NEH. “Plavei is een kleine en moderne organisatie met ongeveer 4.000 woningen en 45 medewerkers,” beschrijft Rudie. “We hebben niet voor elk onderwerp een specialist in huis. Daarom kiezen we er bewust voor om bepaalde onderdelen van de bedrijfsvoering uit te besteden en specialistische kennis in te huren.”
Kwaliteit geeft doorslag
Bij de selectie maakte Plavei gebruik van een ‘afgeleide Best Value aanbesteding’. “Deze methode gaat er van oorsprong vanuit dat de winnaar diegene is die de meeste waarde kan leveren voor de laagste prijs. In ons geval is de prijs slechts voor 25 procent doorslaggevend geweest en de kwaliteit voor drie kwart. Onze doelstellingen zaten dus ook veel meer op de kwaliteitskant, waaronder het verhogen van de medewerkerstevredenheid.”
Gek fenomeen
“Onlangs kwam ik toevallig een oud contract tegen van een leverancier waarbij we geen gebruik hadden gemaakt van prestatie-inkoop,” licht Rudie het verschil toe. “In dat contract stond beschreven dat het afhandelen van een melding op de Servicedesk maximaal anderhalve minuut mag duren, met de achterliggende gedachte dat het snel afhandelen van een melding leidt tot een tevreden klant. Maar dat is natuurlijk niet altijd het geval. Een klant wil gewoon dat de melding goed opgelost wordt. De tijd is van ondergeschikt belang. Je krijgt dan het gekke fenomeen dat je als klant ontevreden kan zijn, maar de samenwerkingspartner zegt ‘we hebben het op tijd opgelost’ en dit ook nog eens contractueel zo is vastgelegd. Samen hetzelfde doel voor ogen hebben is dus essentieel.”
Beveiliging
Een voorbeeld van een proces dat Plavei samen met NEH heeft ingevuld, is de beveiliging van bestanden en informatiesystemen. “We wilden multi-factor authenticatie toepassen om de toegang tot informatiesystemen nog beter te beveiligen. In gesprek met NEH hebben we onze doelen toegelicht en hen gevraagd wat precies de mogelijkheden zijn. Ze gaven ons enkele opties, waaruit wij een aanpak konden kiezen die het beste bij de organisatie aansluit. Bij toegangsbeveiliging gaat het namelijk niet alleen om risico’s uitsluiten, maar ook om het praktische toepasbaar houden. Goed weten wat je zelf wilt, en de expert laten aangeven wat de mogelijkheden zijn, leidt uiteindelijk tot het beste resultaat.”
Medewerkers meenemen
Een outsourcingsproject zoals Plavei heeft gedaan brengt altijd een grote verandering met zich mee voor medewerkers. “De grootste uitdaging in zo’n verandertraject zit altijd op de menskant,” gaat Rudie verder. “Het is belangrijk dat je het ‘waarom’ van de verandering en hetgeen je ermee wilt bereiken goed uitlegt. Daarnaast zijn wij als corporaties onderling geen concurrenten. Voorafgaand aan de overgang hebben we veel kennis opgehaald bij andere corporaties die de verandering al ondergaan hebben. Door van anderen te leren en dit toe te passen, en de kennis van NEH goed te benutten, is de overgang geruisloos verlopen.”
Nieuwe normaal
Plavei is inmiddels best ver qua outsourcing, vertelt Rudie met gepaste trots. “We konden tijdens de uitbraak van de coronacrisis direct overstappen op het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Achteraf gezien hadden we de stap naar de cloud niet beter kunnen timen. Nu werken we nog noodgedwongen thuis, maar is het ook zaak om na te denken over de periode na corona. Hoe ziet dan onze werkplek eruit? Welke meerwaarde heeft bijvoorbeeld een bedrijfspand? En hoe kunnen we de klant optimaal bedienen? Daarnaast zijn we bezig met een aantal belangrijke strategische vraagstukken, waaronder een nieuw strategisch beleidsplan en de implementatie van een nieuwe klantvisie. Bij deze vraagstukken blijven we goed nadenken hoe ICT dit optimaal kan ondersteunen; het blijft immers een middel om je doelen te bereiken.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Hans Prinsen
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
