We krijgen bij BE impulse regelmatig het verzoek advies te geven over het reduceren van het aantal applicaties binnen een organisatie. Want applicaties zijn kostbaar, worden niet goed gebruikt of het zijn er gewoonweg te veel. Waarom wij vinden dat het verminderen van applicaties geen doel op zich mag zijn, lees je in dit blog.
Applicaties ondersteunen het proces
Iedere zoveel jaar verschuift de kijk van organisaties op hun applicatielandschap. Waarbij de ene keer wordt gekozen voor één leverancier om kosten te sparen, complexiteit te verminderen en te zorgen voor consistentie. Na een paar jaar gaat de golf juiste weer de andere kant op en kiezen organisaties voor meerdere leveranciers, vanwege de behoefte aan meer vrijheid, flexibiliteit en risicospreiding.
Er is geen goed of fout wanneer je als organisatie het doel hebt om een overzichtelijk applicatielandschap te creëren. Je wilt vooral je medewerkers goed ondersteunen, het moet voor hen makkelijk zijn en goed werken. Of zij nu met één druk op de knop één applicatie openen of onderwater meerdere applicaties. Het draait om functionaliteit en gebruiksgemak, waarbij enkele gespecialiseerde applicaties soms een betere oplossing bieden dan één allesomvattende applicatie.
Wat draagt de applicatie bij
Wat verstaat jouw organisatie onder een "applicatie"? Dit gaat vaak verder dan alleen de programma's die worden gebruikt. Het gaat misschien ook om een bepaalde app die veel wordt gebruikt binnen de organisatie. Je kunt deze dan verwijderen, omdat je minder applicaties wilt. Maar waarom zou je dat doen als de organisatie er veel profijt van heeft?
Meestal zit achter de wens om applicaties te verminderen de wil om het applicatielandschap beheersbaarder te maken. Stel dat de veelgebruikte app gratis is en je niets hoeft te doen qua beheer. Wil je er dan nog steeds vanaf? Daar bereik je je doel niet mee. Ga op zoek naar de vraag achter de vraag. Waarom willen we onze applicaties verminderen? Welk doel hebben we dan voor ogen? Waarom zouden we dit moeten willen?
Wildgroei aan applicaties verminderen
Het reduceren van het applicatielandschap is dus geen doel op zich, maar een middel om beheersbaarheid en kosten te verbeteren. Een wildgroei aan applicaties maakt het beheer complex en verhoogt de kosten, omdat er meer tijd en middelen nodig zijn voor onderhoud en ondersteuning. Daarom is het essentieel om prioriteiten te stellen en een duidelijke strategie te ontwikkelen.
Deze strategie wil je niet alleen op bestuursniveau bepalen, maar juist samen met de medewerkers. Zij moeten dagelijks met de applicaties werken en weten het beste wat wel en niet werkt. Het is belangrijk om te weten waar vanuit de organisatie de behoeften en prioriteiten liggen. Zodat je een goede onderbouwing hebt om "nee" te zeggen tegen nieuwe applicaties die niet bijdragen aan de strategische doelstellingen.
Ga voor evenwicht
Bij een groot strategisch vraagstuk als het reduceren van het applicatielandschap, wil je een evenwicht vinden tussen het verminderen van het aantal applicaties en het ondersteunen van de operationele behoeften van de medewerkers. Dit betekent dat je bijvoorbeeld ook kunt onderzoeken of bestaande applicaties zo geoptimaliseerd kunnen worden dat medewerkers deze weer effectief kunnen gebruiken.
Het is een proces dat vraagt om samenwerking tussen verschillende stakeholders binnen de organisatie, waarbij de behoeften van de medewerkers centraal staan. Door een duidelijke strategie te ontwikkelen en prioriteiten te stellen, weet iedereen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en wat nu wel en geen prioriteit heeft.
Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
