• Home
• Nieuws

R&B Wonen in 2 maanden live met KlantVenster E-Archief

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 21 June 2018

R&B Wonen heeft in 2 maanden haar bestaande archief omgezet naar KlantVenster E-Archief. De overgang van E-Archief Exchange naar de op SharePoint-gebaseerde versie van KlantVenster was een randvoorwaarde om gebruik te maken van de infrastructuur van NEH. Het gebruik van deze nieuwe infrastructuur was een eerste stap in het samenwerkingsverband op het gebied van ICT tussen de corporaties R&B Wonen, RWS, Stadlander en Woongoed Middelburg. Het vergroten van de standaardisering tussen de Zeeuwse corporaties is hierbij van groot belang.

Snelle implementatie en opschoning archief
De korte doorlooptijd was bij de overstap naar KlantVenster een grote uitdaging. Desalniettemin is het moment ook aangegrepen om het archief flink op te schonen en alle niet relevante informatie te verwijderen. Door het samenstellen van verschillende werkgroepen is het snel opgepakt waarbij iedere werknemer dit vanuit de eigen afdeling heeft uitgevoerd. Door een pragmatische aanpak en goed teamwork is de deadline gehaald zodat R&B Wonen direct bij de overgang naar de NEH-Cloud de shared versie van KlantVenster in gebruik kon nemen.

Meerwaarde KlantVenster voor R&B Wonen
Een groot voordeel was de reeds bestaande koppeling met BIS, waarbij mutaties op huurders en verhuureenheden al werden doorgevoerd in het oude systeem. Dit bleek een goede basis voor de nieuwe structuur in KlantVenster. In de eerste weken na live-gang wordt het gebruik van het  nieuwe archief geëvalueerd en waar nodig geoptimaliseerd. Met KlantVenster is het archief van R&B Wonen niet alleen vernieuwd maar ook up to date met de nieuwste functionaliteit.

KlantVenster biedt R&B Wonen de volgende mogelijkheden:

• volledige integratie met BIS van NCCW: zodat de belangrijkste gegevens van huurder, eenheid en complex de basis vormen voor goede en overzichtelijke archivering
• het eenvoudig terug kunnen vinden van documenten binnen het archief: door nieuwe look & feel en krachtige zoekfunctionaliteit
• beperkt aantal handelingen om documenten te archiveren: op basis van onderwerp/subonderwerp van document worden relevante indexeringsgegevens vooringevuld
• een vereenvoudigd Post-Uit-proces die het mogelijk maakt om, op basis van sjablonen, brieven op een eenduidige en efficiënte goed te keuren, waarna archivering en eventueel digitale verzending kan plaatsvinden
• automatisch aanmaken van taken op basis van gearchiveerde documenten
• het systeem is AVG-compliant en biedt tools om het archief eenvoudig op te schonen en documenten/dossiers te autoriseren voor specifieke teams/afdelingen
• werken met dossiers zodat direct zichtbaar is welke documenten, taken en contactmomenten bij elkaar horen.

Over R&B Wonen
Woningcorporatie R&B Wonen is met circa 4.300 woningen al meer dan 100 jaar dé verhuurder in de gemeenten Borsele en Reimerswaal. Circa 40 medewerkers zetten zich in voor de primaire, secundaire en kwetsbare doelgroepen. In de periode 2018 tot 2022 wil R&B Wonen energiezuinige woningen en een gezond leefklimaat realiseren. Met een transformatieprogramma gericht op duurzaamheid en sloop-nieuwbouw, speelt de corporatie in op de veranderende samenstellingen van huishoudens.

Bron: Techxx Bright Answers | Foto: R&B Wonen