• Home
• Nieuws

ProSiWo: Schoolvoorbeeld van succesvol samenwerken

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 16 September 2015

Wonen Limburg gaat voor nieuwbouw- , transformatie- en renovatieprojecten op basis van ketensamenwerking de relatie aan met twee bouwpartners. De twee bouwpartners worden eind februari 2014 uiteindelijk gekozen uit de nog 4 overgebleven potentiële bouwpartners. De corporatie vindt het belangrijk, dat de belangen van de huurders meegenomen worden in de uiteindelijke keuze. Dat is de reden dat Wonen Limburg haar huurders oproept zitting te nemen als adviseur in het selectieteam. Er is plaats voor 6 huurders.

Aanmelden als adviseur
Huurders van Wonen Limburg die affiniteit hebben met de bouwwereld en die een actieve rol willen spelen in de selectie, wordt gevraagd te reageren. Op de website van de corporatie staat uitgelegd wat de rol van de adviseur is, en is meer informatie te vinden over het traject en de planning.

Selectietraject bouwpartners
Eind november is een selectieprocedure gestart met 10 potentiële bouwpartners. De eerste selectieronde is inmiddels afgerond.
Met deze vier bouwconsortia gaat Wonen Limburg de laatste selectiefase in:

• VolkerWessels Bouw- & Vastgoedontwikkeling Zuid B.V. - Bouwbedrijven Jongen
• Smeets Groep B.V.
• Maasveste Berben Bouw B.V.
• Van Wijnen Holding N.V.
Vanaf 1 maart 2014 is duidelijk wie de twee bouwpartners zijn met wie de corporatie de samenwerking aangaat.

Geen traditionele samenwerking met ketenpartners
Van ketenpartners verwacht de corporatie een andere instelling en andere competenties dan in het traditionele bouwproces. Deze intensieve samenwerking moet ertoe leiden dat onder andere de kwaliteit van de projecten verbetert, de klanttevredenheid omhoog gaat, de kosten worden gereduceerd en de doorlooptijd wordt verkort. De selectie voor de uiteindelijke twee bouwpartners wordt gemaakt door een team van medewerkers in samenwerking met een huurdersafvaardiging.

Ketensamenwerking ook al bij dagelijks onderhoud
Het dagelijks onderhoud aan de 24.000 woningen van Wonen Limburg is al volgens de principes van ketensamenwerking ingericht. Vanaf 1 oktober jl. werkt de corporatie met acht ketenpartners samen aan het dagelijks onderhoud. Deze ketenpartners denken mee in het bepalen van het kwaliteitsniveau, het inrichten van slimme processen en het analyseren van kosten. Samenwerken, transparantie en van elkaar leren staan centraal.

Bron: Wonen Limburg

Met onder meer het harmoniseren van de bedrijfsprocessen en de gezamenlijke keuze voor één ERP-leverancier gaan de Achterhoekse woningcorporaties ProWonen, Sité Woondiensten en Wonion een flinke stap verder dan andere samenwerkende woningcorporaties. Een concreet einddoel is er niet, een duidelijk vertrekpunt wel: vertrouwen. Gloort er een succesformule in de Achterhoek? Een gesprek met drie directeur-bestuurders over succesvol samenwerken.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie september 2015

Henk Meulenkamp, Claus Martinot, en Harrie Kuypersvan respectievelijk ProWonen, Sité Woondiensten en Wonion zitten gebroederlijk aan één zijde van de vergadertafel. De sfeer is ontspannen. Het behoeft weinig voorstellingsvermogen om het gezelschap gezellig aan een stamtafel in het café te zien zitten. ‘’We kunnen het erg goed met elkaar vinden,’’ beaamt Claus. ‘’We hebben het volste vertrouwen in elkaar,’’ vult Henk aan. ‘’Ik ben ervan overtuigd dat vertrouwen de belangrijkste succesfactor is van onze samenwerking,’’ concludeert Harrie. De samenwerking is echter ontstaan vanuit een zelfde opgave. Claus: ‘’Dat we het onderling goed kunnen vinden helpt daarbij.’’

ProSiWo
‘’Onze intensieve samenwerking – intern tot ProSiWo gedoopt – is als vanzelf tot stand gekomen,’’ legt Claus uit. ‘’Zo moet het eigenlijk ook, zoals vriendschappen en relaties ontstaan. We kwamen elkaar regelmatig tegen binnen de ACo, een samenwerkingsverband van vijf Achterhoekse woningcorporaties. We constateerden dat we het alle drie als onze opgave beschouwen de bedrijfslasten naar beneden te brengen maar tegelijkertijd - in een krimpgebied - de kwaliteit op peil te houden. Dit betreft onder meer onze opgave op het gebied van ICT.” Henk geeft een voorbeeld: ‘’Onze serverparken waren verouderd en we kochten afzonderlijk uitwijk in. Het idee ontstond toen om de serverparken gezamenlijk te vernieuwen en voor elkaars back-up te zorgen. Daarmee hebben we als ProSiWo eigenlijk voor het eerst aan de smaak van inkoopvoordeel geproefd.’’

Continuïteit en kwaliteit
En dat smaakte naar meer. ‘’We hadden dezelfde gedachten over continuïteit en kwaliteit. Bijvoorbeeld het borgen van kwaliteit op sleutelposities, zoals communicatie en ICT of het gezamenlijk inrichten van een showroom voor douche, keuken en toiletrenovatie. Dat laatste levert in drie jaar tijd een besparing op van 600.000 euro,’’ rekent Harrie voor. ‘’Samenwerken op het gebied van ICT is ook een prachtig voorbeeld,’’ vult Henk aan. ‘’We hebben goede ICT-beheerders, maar als ze op vakantie zijn is de beheerfunctie heel dun. Door ze te laten samenwerken heb je dat soort problemen ondervangen.’’

Structuur en macht
Claus knikt instemmend en zegt: ‘’Het voordeel van onze manier van samenwerken is dat je je niet verliest in discussies over structuur en macht, zoals dat vaak bij een fusie aan de orde is. We zijn geen drie kapiteins op één schip. We meren alleen op een aantal dezelfde plaatsen aan om daar vervolgens voordeel uit te halen. Zo benutten wij de mogelijkheden om enerzijds kwaliteit vast te houden én uit te bouwen en anderzijds geld te besparen. We hebben daarmee de afgelopen jaren alle drie onze bedrijfslasten weten te verlagen.’’

Kleinschaligheid
Op sommige thema’s wordt bewust niet samengewerkt. ‘’We geloven in kleinschaligheid,’’ licht Claus toe. ‘’We zijn als corporaties actief in drieënveertig kernen en acht gemeenten en daar willen we dichtbij blijven staan. Die ruimte willen we afzonderlijk hebben.’’ Harrie vult aan: ‘’Het opgeven van onze zelfstandigheid is niet aan de orde. We blijven alle drie verantwoordelijk voor onze eigen organisatie.

Maar ook met dat uitgangspunt kun je prima samen je bedrijfslasten verder verlagen. Dat staat of valt met het hebben van vertrouwen in elkaar.’’

ERP-systeem
Op het gebied van bedrijfsvoering en ICT gaat ProSiWo aanzienlijk verder dan andere samenwerkende woningcorporaties. VVA-informatisering begeleidde ProSiWo in de keuze voor één ERP-leverancier - ViewPoint van Itris - en ondersteunde de Achterhoekers in het harmoniseren van de bedrijfsprocessen. ‘’Het implementeren van drie identieke inrichtingen is volledig in lijn met de uitgangspunten van onze samenwerking,’’ zegt Henk. ‘’Naast inkoopvoordeel levert het ons ook veel efficiency op. Het biedt ons de mogelijkheid om samen te starten, samen het systeem uniform in te richten en eigenlijk gaandeweg de samenwerking optimaliseren en de ruimte geven om zich te ontwikkelen.’’

Uitwisselbaar
Claus vult aan: ‘’Als de werkprocessen en het ERP-systeem identiek zijn, is personeel eenvoudig uitwisselbaar. Het kan bedreigend zijn als je het vanuit een structuurgedachte bekijkt, maar binnen onze drie organisaties zie je juist alleen maar enthousiasme. Het geeft echt een boost aan de samenwerking tussen groepen medewerkers van ProSiWo onderling.’’

Terug naar de basis
Voor Sité Woondiensten en Wonion betekent de keuze voor ViewPoint een afscheid van hun bestaande ERP-systeem. ProWonen maakte al gebruik van het systeem van Itris. ‘’Maar de implementatie van een uniform ingericht ERPsysteem volgens de best practise van Itris, betekent voor ons allemaal terug naar de basis,’’ zegt Henk. ‘’Bij de harmonisatie van onze processen is alle overtollige ballast eruit gehaald. We gaan hier individueel niets in veranderen. Hoe we gaan borgen dat het uniform blijft is het gespreksonderwerp voor de komende tijd.’’

Van elkaar leren
De komende tijd gaat ProSiWo ook gezamenlijk een klantportaal inclusief digitaal callcenter en visie op klantbehandeling ontwikkelen. Ook zien ze mogelijkheden op het gebied van onderhoud en vastgoed. Harrie: ‘’We willen vastgoedsturing en asset management zoveel mogelijk op dezelfde manier organiseren. Voor het waarderen op marktwaarde hebben we al in gezamenlijkheid afspraken gemaakt. Je kunt zo enorm veel van elkaar leren.’’

Schoolvoorbeeld
Of ProSiWo een schoolvoorbeeld is voor andere woningcorporaties, zegt Claus: ‘’Dat kan ik niet beamen. ProSiWo is een interne werktitel. We profileren ons er niet mee, maar al pratende besef ik dat we al best ver zijn. We merken dat veel mensen nieuwsgierig zijn naar wat we doen. We halen gaandeweg voordeel terwijl de eigenheid blijft. Dat spreekt kennelijk tot de verbeelding.’’

Vergezicht
Henk: ‘’We hebben gezamenlijk hetzelfde belang. Ons vergezicht is hetzelfde. Ik geloof er heilig in dat als er geen klik is tussen de bestuurders en medewerkers onderling zoiets niet gaat lukken.’’ Claus beaamt: ‘’Je moet niet de arrogantie hebben dat jouw weg de enige weg is. Als je er als bestuurder zo inzit, is het lastig samenwerken. Je moet elkaar de ruimte geven en die ruimte ook voelen. Bij ons is er geen druk van een fusie. Dat betekent dat we ons volledig kunnen focussen op de inhoud. Afdelingen van de drie corporaties zoeken elkaar informeel op en zo ontstaan slimme taakverdelingen. We zijn inhoudelijk bezig. Als dat vraagt om een aanpassing van de organisatie, dan doen we dat.’’

Reis
‘’Medewerkers vinden het soms wel moeilijk als ze niet weten waar de samenwerking precies naartoe leidt,’’ erkent Henk. ‘’Het is ook een soort reis, niet wetend waarlangs en waar naartoe. Dat vraagt om bestuurlijke overtuigingskracht en iedereen meenemen in wat je aan het doen bent. We hebben al veel bereikt en dat houden we intern ook continu in beeld.’’

Ultieme doel
Op de vraag naar het ultieme doel van ProSiWo, zegt Henk: ‘’Dat is juist zo mooi. We hebben geen formeel einddoel geformuleerd. We zijn gewoon begonnen, nuchter en pragmatisch. In het begin was het voorzichtig opereren, zoeken, aftasten en proberen maar al snel kwam het rendement.’’ Claus vult aan: ‘’ProSiWo is als een bloem in de knop die nu volledig tot bloei komt. De wereld verandert echter snel. Als er in- of externe factoren zijn die leiden tot andere keuzes, dan zij het zo. Voor ons is ProSiWo in ieder geval nu al een succesformule. De samenwerking heeft ons al veel gebracht en zolang het wat oplevert blijven we doorontwikkelen.’’

Bron:CorporatieGids Magazine