Binnen je organisatie doe je er alles aan om je processen zo efficiënt mogelijk in te richten. Maar er is een reële kans dat je toch bepaalde risico’s loopt waarvan je het bestaan helemaal niet weet. Daardoor voldoen je processen mogelijk niet aan alle wet- en regelgeving. Dat is natuurlijk het laatste wat je wil. Met behulp van softwarerobots zoals Process Mining en Robotic Process Automation (RPA) kun je deze risico’s snel in kaart brengen en daar adequaat op reageren.
Vierogenprincipe
Veel wet- en regelgeving waaraan je als organisatie moet voldoen, is vaak diep verweven in bepaalde bedrijfsprocessen. Met behulp van Process Mining, waarbij die processen op basis van feitelijke procesdata worden geanalyseerd, breng je aan de oppervlakte of je organisatie daadwerkelijk via die regels werkt. Anders gezegd: Process Mining gaat na of het proces zoals dat in werkelijkheid verloopt wel conform is aan het proces dat je organisatie hebt ontworpen. Stel, je organisatie heeft ooit bedacht dat er bij facturen vanaf een bepaald bedrag het vierogenprincipe moet worden toegepast. Middels Process Mining kan dan heel snel worden vastgesteld of dit in de praktijk ook daadwerkelijk altijd gebeurt.
Honderd procent consequent
Om het risico op overtreding van wet- en regelgeving te vermijden, is het belangrijk dat bedrijfsprocessen altijd op een bepaalde, gelijke manier worden doorlopen. Een ideaal hulpmiddel om dit te verifiëren is RPA, een softwarerobot die met name geschikt is voor het automatisch uitvoeren van repetitieve administratieve taken, zoals bijvoorbeeld het inkloppen van facturen of het overzetten van gegevens tussen verschillende systemen, of nog tal van andere toepassingen. Aangezien zo’n softwarerobot altijd honderd procent consequent is, nooit afwijkt van de gebaande procespaden en bovendien alles vastlegt, ben je er automatisch van verzekerd dat zo’n proces voldoet aan alle wet- en regelgeving.
Privacywetgeving
Voor organisaties wordt het steeds belangrijker om zich bewust te worden van de risico’s die bedrijfsprocessen met zich meebrengen. Neem nou de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de nieuwe Europese privacywetgeving die per 25 mei 2018 van kracht is geworden. Speciaal hiervoor heeft VVA, gespecialiseerd in het ondersteunen van bedrijven bij digitale transformatie, een sofwarerobot ontwikkeld documenten screent op aanwezigheid van privacygevoelige informatie, zoals bijvoorbeeld een kopie van een paspoort. Door deze zaken tijdig boven water te krijgen, voorkom je dat je als organisatie in de problemen raakt doordat je in strijd met de AVG handelt.
Compliance
Samenvattend kun je stellen dat dankzij softwarerobots, zoals Process Mining en RPA, eventuele risico’s in bestaande bedrijfsprocessen snel en effectief aan het licht worden gebracht. Daardoor kun je als organisatie meteen adequate maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat je voldoet aan alle wet- en regelgeving. Dat geeft een gerust gevoel, ook met het oog op compliance en eventuele externe audits waaraan je organisatie wordt onderworpen.
Bron: VVA-informatisering, Foto: VVA-informatisering
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
