In het tijdperk van digitale transformatie en groeiende bezorgdheid over privacy, is het cruciaal voor bedrijven om te voldoen aan de normen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze praktische gids biedt concrete stappen en strategieën, met speciale aandacht voor het beveiligen van documenten met persoonlijke gegevens.
Bewustwording en opleiding
De eerste stap naar AVG-naleving begint met bewustwording en educatie. Zorg ervoor dat alle medewerkers begrijpen wat de AVG inhoudt, welke impact het heeft op het bedrijf en waarom het naleven van de regelgeving essentieel is.
Data-inventarisatie en categorisatie
Voer een grondige inventarisatie uit van alle persoonsgegevens die het bedrijf verwerkt. Categoriseer deze gegevens op basis van gevoeligheid en het risico dat ze met zich meebrengen. Dit helpt bij het identificeren van gebieden die extra bescherming vereisen.
Implementatie van Privacy by Design
Integreer privacy vanpf het begin in alle processen en systemen. Privacy by Design houdt in dat je proactief nadenkt over gegevensbescherming bij het ontwerpen van nieuwe systemen, diensten en processen.
Toewijzing van verantwoordelijkheden
Wijs duidelijke verantwoordelijkheden toe met betrekking tot gegevensbescherming binnen het bedrijf. Benoem een Data Protection Officer (DPO) indien nodig en zorg ervoor dat alle medewerkers weten bij wie ze terecht kunnen voor vragen of zorgen met betrekking tot de AVG.
Beveiliging van documenten met persoonlijke gegevens
Gegevensbeveiliging is een sleutelfactor voor AVG-naleving. Zorg ervoor dat documenten met persoonlijke gegevens op een veilige manier worden bewaard en verzonden. Overweeg encryptie en beperk de toegang tot deze documenten tot alleen geautoriseerde personen.
Regelmatige audits en evaluaties
Voer regelmatig audits uit om de naleving van de AVG te evalueren. Controleer of de genomen maatregelen nog steeds effectief zijn en pas ze aan indien nodig. Een continue evaluatie is essentieel om bij te blijven met veranderende zakelijke omstandigheden en nieuwe regelgeving.
Bewaartermijnen en gegevenswissing
Bepaal duidelijke bewaartermijnen voor persoonsgegevens en implementeer processen voor gegevenswissing wanneer deze termijnen verstreken zijn. Het bewust beheren van de levenscyclus van gegevens minimaliseert risico’s en is in lijn met de AVG.
Klantcommunicatie en toestemming
Zorg voor transparante communicatie met klanten over hoe hun gegevens worden verwerkt. Verkrijg expliciete toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens wanneer dit vereist is.
Een continu proces
AVG-naleving is geen eenmalige taak, maar eerder een continu proces dat integraal moet worden opgenomen in de bedrijfscultuur. Met deze praktische gids hebben bedrijven een stevige basis om hun gegevensbeheer te verbeteren en te voldoen aan de hoge normen van de AVG.
Lees ook: AVG in het kort (Autoriteit Persoonsgegevens)
EntrD komt graag met je in gesprek om te vertellen hoe DataFactory en FileFactory je kunnen helpen bij het ondersteunen van de AVG-naleving. Druk op de onderstaande knoppen om je contact gegevens achter te laten en om de FileFactory brochure te downloaden voor meer informatie.
Download de FileFactory brochure
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
