• Home
• Nieuws

Poort6: "Uitbesteden niet-planmatig onderhoud moet kwaliteit woningen en dienstverlening verbeteren"

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 11 February 2016

Eerder dit jaar rondde woningcorporatie Poort6 uit Gorinchem de uitbesteding van haar niet-planmatig onderhoud af. Onderhoudspecialist MainPlus is nu verantwoordelijk voor de aanname en planning van dagelijkse onderhoudswerkzaamheden bij de organisatie. CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Wim Vlierhuis, Manager Vastgoed, en sprak met hem over de keuze voor het uitbesteden.

Poort6 verstaat onder niet-planmatig onderhoud 'de afhandeling van reparatieverzoeken, service-onderhoud en mutatie-onderhoud'. "Dit doen wij op zo'n manier dat de woning op het technisch gewenste kwaliteitsniveau doorverhuurd kan worden. Ook de uitvoering van eventuele verhuurbaarheidsmaatregelen, WMO-aanvragen en verzoeken van bewoners - zoals het aanbrengen van dakramen - vallen onder dit onderhoud."

Samenwerken als een team
"Wij denken dat het mogelijk is om met het uitbesteden de kwaliteit van onze woningen te verbeteren en de dienstverlening te verhogen," antwoordt Wim op de vraag waarom Poort6 besloot MainPlus in te schakelen voor niet-planmatig onderhoud. "Daarnaast denken wij onze kosten te verlagen door het dagelijks onderhoud resultaatgericht uit te laten voeren én in de keten samen te werken. Onderhoudsverzoeken worden dan in één bezoek afgehandeld, wat huurders tevreden zal stellen en efficiënter is voor onze aannemers. Die hoeven minder vaak heen en weer te rijden."

De corporatie hoopt hiermee de oplossing gevonden te hebben voor één van haar grootste uitdagingen op dit moment. "Klanttevredenheid verhogen en tegelijkertijd kosten besparen is een heel moeilijke opgave. Sinds Poort6 een nieuwe werkwijze hanteert waarmee reparatieverzoeken online worden ingediend, worden verzoeken snel en vakkundig afgehandeld. Maar dat lukt alleen wanneer alle deelnemers in het proces de tijd krijgen om als team samen te werken én aan onze bestaande systemen gekoppeld zijn. Die stap hopen wij met het uitbesteden te nemen."

Stroomlijnen
Wim ziet de nieuwe oplossing van MainPlus als één van de oplossingen die een gestroomlijnd reparatieproces mogelijk maakt. "Bij ons hebben 'best-of-breed'-oplossingen die goed passen bij snelle veranderingen de prioriteit. Zo zijn wij inmiddels ook de woningcartotheek in Vastware aan het invullen. Op deze manier kan de hele onderhoudsorganisatie - opzichters en woonmakelaars van Poort6, MainPlus en de onderhoudspartners - bij het beoordelen van reparatieverzoeken beschikken over de complete onderhoudshistorie. Bij het beoordelen van bijvoorbeeld een keuken, is direct te zien welk merk en welk type is geplaatst, en wanneer deze is vervangen. Dat maakt het nemen van de juiste keuze makkelijker en sneller."

Duidelijkheid om grip te behouden
Hoewel er nu geen tussenkomst meer is van Poort6 bij niet-plantmatig onderhoud, heeft Wim er vertrouwen in dat de corporatie de grip op de kwaliteit weet te behouden. "Wij hebben verschillende normen gesteld op basis van Kwaliteit in Balans (KiB), bijvoorbeeld in verband met veiligheid en gezondheid. Hierin staat beschreven waar de verschillende onderdelen van een woning na de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden aan moeten voldoen. Onze onderhoudspartners voeren vervolgens de opnames uit. Technische werkzaamheden worden achteraf steeksproefsgewijs op prijs en kwaliteit gecontroleerd door de opzichters. Dat betekent dat goede afspraken over het proces en de gewenste kwaliteit een must zijn."

"Daarnaast zijn met onze ketenpartners afspraken gemaakt over de kwaliteit van de dienstverlening, zoals de snelheid van afhandelen van reparatieverzoeken en het beperken van het aantal bezoeken aan de woning."

Andere taken
Het uitbesteden van niet-planmatig onderhoud betekent een grote verandering in de dagelijkse werkzaamheden van de woonmakelaars en inspectieopzichters van Poort6. "Doordat de uitvoerders en vaklieden van onze onderhoudspartners de inspecties uitvoeren, krijgen de woonmakelaars en opzichters wat meer tijd voor de klant," legt Wim uit. "Denk aan het beoordelen van offertes, voorlichting aan de klant, bewaking van de voortgang of kennisvoorlichting. Ze zullen zich deze werkwijze eigen moeten maken, en samen met het management eventuele knelpunten oplossen. Gelukkig werken de uitvoerders en vaklieden vanuit ons kantoor, wat de communicatie een stuk eenvoudiger maakt."

Uitbesteden 'normaal' onderhoud
Hoewel Poort6 op dit moment alleen haar niet-planmatige onderhoud resultaatgericht  heeft uitbesteed, zal de corporatie volgend jaar evalueren of een groot deel van het overige onderhoud ook op die wijze uitbesteed kan worden.. "Voor een aantal gebouwen doen wij ervaring op met de RGS-aanpak bij planmatig onderhoud en renovatie. Voor die gebouwen is de complexstrategie op basis van KiB vertaald in kwaliteitsdefinities. Onze onderhoudspartners voeren op basis hiervan opnames uit en stellen onderhoudscenario’s voor, die de basis vormen voor langjarige afspraken voor het bouwkundig onderhoud."

"In 2017 zullen wij evalueren en zien of wij deze vorm van  opdrachtgeversschap toe willen passen op een groter deel van ons woningbezit. Dan maken we ook de balans op of de samenwerking met onze ketenpartners de gewenste resultaten heeft opgeleverd."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 9 februari 2016