• Home
• Nieuws

Poort6 in transitie naar De Nieuwe Woningcorporatie

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 17 September 2015

Met je hoofd in de cloud en je voeten op het strand

Wat zorgt ervoor dat je als ICT-er tegenwoordig niet om cloud computing heen kunt? Welke aspecten maken cloud computing ook voor jouw organisatie interessant?
Dit artikel geeft je een eenvoudig houvast waarmee je cloud computing sneller en makkelijker aan je directeur kunt uitleggen.

Oogverblindende dames
Stel je eens voor dat je blootsvoets in het avondzonnetje op het strand loopt van Copacabana. Je slentert in de richting van een strandhut waar oogverblindende dames loom dansend je met zwoele blikken opnemen. Je bestelt een heerlijk koele Caipirinha en wil achteloos wat flappen op de bar gooien als je je realiseert dat je geen geld bij je hebt. Een lichtelijke paniek breekt uit, al blijf je ogenschijnlijk cool, je vingers tasten wanhopig in je zakken en vinden daar… een pinpas. Pffoei. Het intoetsen van je pincode volstaat voor de start van een veelbelovende nacht.
Oké, laat het beeld van die nacht even los en probeer te focussen op wat er nu eigenlijk gebeurt met jouw centen. Dit is voor jou als klant cloud computing in optima forma. Je salaris bestaat uit cijfertjes die ergens in een virtuele wereld maandelijks worden bijgeteld bij jouw banksaldo. En nu komt het mooie: over dit banksaldo kun je waar ook ter wereld via allerlei soorten automaten beschikken of het nou in euro’s of Braziliaanse reals is.

Weg met het serverpark, gewoon appjes tappen
Want wat is dat nu eigenlijk, cloud computing? Werken in de cloud betekent dat jij je data en je applicaties ergens virtueel hebt draaien. In ieder geval niet in-huis. Je krijgt via internet of Citrix toegang tot je programma’s en bestanden. Dat noemen we cloud, want de wegen van het dataverkeer kunnen op allerlei mistige manieren lopen. Je kunt een private cloud hebben, alleen voor jou, of nog specifieker een leverancier die jouw dedicated servers beheert, dan noemen we het ASP.

Wat heb je eraan en wat kun je ermee in corporatieland? Om te beginnen is het natuurlijk als beheerder heel prettig om geen hard afschrijvend serverpark meer nodig te hebben, programma’s te installeren en storingen op te lossen. Dat doen de jongens in de cloud voor jou en ze hebben er ook meer verstand van. Je hoeft geen groot bedrag
op tafel te klappen om licenties aan te schaffen, maar betaalt een maandelijkse gebruiksfee en kunt direct aan de slag.

Maar helaas…
Kun je je primaire systeem al ergens in de cloud vinden? Nee, helaas. Dat moet je toch echt zelf in huis hebben of onderbrengen bij een ASP leverancier. Sommige aanbieders willen je laten geloven dat het indienen van bijvoorbeeld onderhoudsverzoeken via een webportaal the cloud is, maar dat is onzin. Hiervoor zul je toch echt koppelingen moeten maken met jouw eigen systeem. Voorlopig kun je dus alleen wat Office en andere randprogramma’s draaien in de cloud en zul je je tripje naar Brazilië nog even moeten uitstellen.

Auteur: Marten Venemans is partner bij Hoffman Krul & Partners

Van oorsprong kende Gorinchem vijf toegangspoorten tot de stad. Met de komst van Poort6 – in 2009 ontstaan uit een fusie van Bevo en Palissade – kreeg de stad er een zesde toegangspoort bij. Een gesprek over digitalisering en de implementatie van ‘De Nieuwe Woningcorporatie’ bij Poort6 met René Wiersema, directeur-bestuurder en Ronald van Isselt, manager Financiën en Control.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie september 2015

‘’Poort6 is een gewone woningcorporatie die doet wat elke woningcorporatie doet’’, vertelt René, die er sinds januari 2012 directeur-bestuurder is. ‘’Onze zevenduizend woningen staan allemaal in de stad Gorinchem. We zijn ook de enige woningcorporatie in Gorinchem, wat ons als sociale verhuurder monopolist maakt. Dat verplicht je des te meer om je werk gewoon goed te doen. Met een aandeel van vijfenveertig procent in het totaal aantal woningen in Gorinchem zijn we dominant aanwezig op de woningmarkt.’’

Uitdaging
René vervolgt: ‘’Onze uitdaging is enerzijds voorraadvernieuwing. We hebben te kampen met een oude woningvoorraad die voor zestig procent bestaat uit gestapelde bouw en veertig procent uit eengezinswoningen. De vraag is echter net andersom. Daar ligt dus een enorme opgave. Anderzijds ligt er een grote uitdaging op het verder verbeteren van onze financiële positie. Die is door een hoge schuldenlast uit het verleden nog verre van luxe. Beide uitdagingen vragen om veel geld.’’

Woningexploitatie
‘’Het liefst willen wij onze voorraad vernieuwen en betalen uit onze woningexploitatie’’, vertelt René verder. ‘’Maar met een gemiddelde schuldenlast van veertigduizend euro per woning kunnen we voorlopig nog niet zonder vreemd vermogen. Vanuit onze vastgoedstrategie gaan we complexen labelen die voor verkoop in aanmerking komen. We hebben becijferd dat we voor onze kerntaak op termijn met duizend woningen minder af kunnen. Dat kan door ze stuk voor stuk uit te ponden of door complexgewijze verkoop. Deze strategie - inclusief het afstoten van ons bedrijfsonroerendgoed - helpt ons om de schuldenlast te verlagen, onze voorraad te vernieuwen en onze huuropbrengsten te verhogen.’’

Hoge kosten
Net als meer woningcorporaties deed Poort6 dat wat het moet doen de afgelopen jaren tegen te hoge kosten. ‘’Onze bedrijfslasten waren in de CBC-benchmark inderdaad hoger dan gemiddeld’’, bevestigt René. ‘’Tegelijkertijd scoorden we lager dan gemiddeld op klanttevredenheid. Als je product minder wordt gewaardeerd terwijl je wel meer in rekening brengt, weet je dat er werk aan de winkel is.’’

Regie-corporatie en De Nieuwe Woningcorporatie
Het verlagen van bedrijfslasten is al enkele jaren een belangrijk agendapunt voor bestuurders van woningcorporaties. Het thema stond ook centraal in de opiniestukken over de regie-corporatie en De Nieuwe Woningcorporatie, die begin 2013 voor de nodige reuring in de sector zorgden. Waar de regie-corporatie alle uitvoerende taken wil uitbesteden, kiest De Nieuwe Woningcorporatie vooral voor modernisering van de bedrijfsvoering. Poort6 is medeauteur van het visiedocument De Nieuwe Woningcorporatie én sponsor van het gedachtengoed van de regie-corporatie.

Klantgezwicht
‘’Wij profieren ons echter nadrukkelijk als De Nieuwe Woningcorporatie en willen geen regie-corporatie worden’’, zegt René daarover. ‘’We gaven te veel geld uit, onze schuldpositie liep op en we deden van alles en nog wat om de huurders en de stad Gorinchem te pleasen. Ik noem dat klantgezwicht in plaats van klantgericht. Die koers was onhoudbaar en dan is uitbesteden niet de heilige graal. Maar wat dan wel? Die vraag werd mij in 2012 als nieuwe bestuurder terecht gesteld. Mijn doel is om van Poort6 een Nieuwe Woningcorporatie te maken. Dan heb je het over verandering van strategie en bemensing. Ik heb afscheid genomen van twee MT-leden die niet in het profiel van het nieuwe Poort6 pasten. Ik had dringend behoefte aan managers die De Nieuwe Woningcorporatie mede vorm konden geven.’’

Chirurgische precisie
Niet alleen het MT werd getoetst naar de maatstaven van De Nieuwe Woningcorporatie. ‘’In de periode tussen 2012 en nu hebben we afscheid genomen van dertig medewerkers. Een derde ging uit zichzelf, al dan niet met een duwtje, een derde was boventallig en nog eens een derde bleek onvoldoende te functioneren, tot en met disfunctioneren aan toe. We hebben niet geschroomd om deze situaties aan te pakken. Niet met de botte bijl, maar met chirurgische precisie.’’

Digitalisering
Uitgangspunt van De Nieuwe Woningcorporatie is een moderne bedrijfsvoering met veel ruimte voor digitalisering. Ook Poort6 heeft enorm gedigitaliseerd waarbij de corporatieprocessen van buiten naar binnen zijn aangepakt. ‘’Daaraan voorafgaand hebben we eerst ons primaire systeem BIS NOA van NCCW tegen het licht gehouden’’, legt Ronald uit. ‘’Daarvan hebben we vastgesteld dat het voor de ondersteuning van onze bedrijfsprocessen prima voldoet. We wilden wel de informatie uit het primaire systeem beter beschikbaar maken en de huurder meer zelf kunnen laten doen.’’

Klantvenster
Ronald vervolgt: ‘’Voor die doelstellingen hebben we Klantvenster van Techxx ingezet. Een bewezen standaardoplossing die we samen met Techxx hebben doorontwikkeld. Medewerkers zijn ‘bottom-up’ aan de slag gegaan met procesoptimalisatie en het definiëren van functionele eisen voor de inrichting van Klantvenster. In één jaar tijd hebben we binnen Klantvenster ons DMS ingericht, maken we gebruik van een huurdersportaal, is ons intranet vernieuwd en uitgebreid met factuurverifiatie en wordt ons verhuurmutatieproces volledig digitaal en workflwgedreven afgehandeld. Dit alles levert een enorme tijdwinst op. De ingebruikname werd door onze medewerkers dan ook enthousiast omarmd.’’

Zelf regelen
Ook huurders hebben baat bij de digitaliseringsslag van Poort6, vult René aan. ‘’Huurders kunnen via MijnPoort6 vrijwel alle huurderzaken zelf regelen. Klantvragen die niet met een geautomatiseerd werkproces zijn te ondervangen - zoals leefbaarheid - worden door onze afdeling Stad en Buurt opgepakt. We moeten bezuinigen, maar op leefbaarheid zetten we juist extra in. We zien namelijk dat het zwakkere deel van de Gorinchemse samenleving steeds meer onze kerndoelgroep vormt. Voor hen, maar ook voor hun directe buren is het goed dat we daar extra alert op zijn. Dankzij digitalisering kunnen we een strakke zakelijke kant en onze zachte kant goed in balans houden.’’

Altijd bereikbaar
Ronald vertelt verder: ‘’Natuurlijk blijven we altijd bereikbaar of zonodig gaan we bij hulpbehoevende huurders langs. We zijn van twee vestigingen naar één vestiging gegaan en alleen nog op afspraak bereikbaar. Voor de mensen waarvoor het nodig is, heb je dan ook echt de tijd. Maar vergis je niet, de huurder kán ook veel zelf.’’ René vult aan: ‘’Het grappige is dat bij de start van MijnPoort6 het vooral de zestigplussers waren die als eerste een account hadden aangemaakt en niet de veertigminners, zoals we hadden verwacht. Soms gaan dingen anders dan je denkt.’’ ‘’Ook voor medewerkers in het veld biedt Klantvenster veel mogelijkheden,’’ zegt Ronald. ‘’Woonmakelaars kunnen bijvoorbeeld alles in de woning met de huurders direct en online regelen. Het complete huurderdossier is gewoon op de tablet beschikbaar. Sleuteloverdracht aan de nieuwe huurder gebeurt bijvoorbeeld steeds vaker gewoon in de woning.’’

Succes
Het succes van de digitalisering bij Poort6 is volgens Ronald het feit dat het hele bedrijf heeft meegedaan. ‘’We hebben het bottom-up opgetuigd in nauwe samenwerking met onze hoofdaannemer Techxx. Ook onderdeel van het succes is dat we grotendeels een standaardoplossing van Techxx en ProImpact hebben geïmplementeerd. Dat kon dus in korte tijd. Duurt een implementatie te lang, dan haken mensen af. Tot slot hebben we vastgehouden aan de lijn die we vooraf hebben uitgezet. Je moet door en elk oponthoud is dan ongewenst.’’

Nog niet af
‘’We hebben een flink aantal zaken in gang gezet om De Nieuwe Woningcorporatie Poort6 te worden,’’ blikt René terug. ‘’We merken uit onderzoek dat medewerkers positief zijn, maar ook kritische kanttekeningen plaatsen. Ze vragen om duidelijkheid over hun rol in de nieuwe strategie. Wanneer helpen we huurders met bepaalde vragen nou wel en wanneer niet? Die handvatten gaan we ze geven door onze strategie verder te concretiseren tot op instructieniveau voor medewerkers. Natuurlijk willen wij het liefste medewerkers die binnen het eigen speelveld kunnen beslissen en handelen. Graag zelfs, maar op dat punt is bij ons De Nieuwe Woningcorporatie nog niet af en is er nog sturing nodig.’’ ‘’Onze ambitie is uiteindelijk om al onze kosten te kunnen dekken met de huurinkomsten en daarbij de appreciatie van de huurder minimaal op het landelijk gemiddelde te hebben. Ja, dat is een realistisch beeld, maar we zijn er nog niet. Ondertussen moeten we ook nadenken over een nieuwe stip aan de horizon. De nieuwe woningwet, passend toewijzen, de bewegende markt. Er is alle reden om weer na te denken. Het is nog niet klaar.’’

Bron:CorporatieGids Magazine