De CorporatieGids 2013 biedt woningcorporaties het startpunt voor (her)oriëntatie op bedrijfsvoering en ICT- oplossingen en diensten. Naast een zo volledig mogelijk overzicht en bedrijfspresentaties van toeleveranciers en adviesbureaus, biedt de CorporatieGids ook redactionele houvast voor onze doelgroep. Vandaag aandacht voor “Zaakgericht werken”
Zaakgericht werken. De zoveelste belofte? Of helpt het u om uw klantgerichtheid te verhogen en efficiency te verbeteren? Vanuit het documentmanagement en de overheid komt deze werkwijze onze sector binnen.
Bij zaakgericht werken staat het verzoek of de vraag van de klant (lees: de zaak) centraal. Het is een ander ordeningsprincipe waarbij gegevens naar een “zaak” geordend (en gebundeld) zijn. Een zaak is dan: “een afgebakende hoeveelheid werk met een specifieke aanleiding en resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden”.
Voor elke zaak wordt een zaakdossier aangemaakt. Dat is een andere benadering dan het traditionele werken, waarbij de informatiebehoefte van de corporatie centraal staat. Zaakgericht werken faciliteert de sturing op het proces om het klantverzoek af te handelen. Het zorgt voor een transparantere en betere dienstverlening naar klanten. Het stelt u in staat de klant juist te informeren. Werkprocessen zijn sneller af te handelen en zaakinformatie is eenvoudiger toegankelijk omdat alle zaakinformatie gebundeld is in een zaakdossier. De voortgang van “zaken” is eenvoudiger te bewaken en te managen.
Zaakgericht werken is niet nieuw, in andere sectoren is het al bekend, bijvoorbeeld bij gemeenten. Met de aandacht voor digitale dienstverlening bij de overheid is zaakgericht werken ook bij corporaties in de belangstelling gekomen.
Het implementeren van zaakgericht werken is meer dan het herschikken van processen. De infor-matiehuishouding dient op orde te zijn.
De brongegevens waaruit de (digitale) zaakdossiers zijn opgebouwd moeten compleet en actueel zijn. Vaak sluiten traditionele systemen onvoldoende aan op zaakgericht werken. Een zaaksysteem kan een overweging voor corporaties zijn die zaakgericht willen werken, maar ook de basis moet op orde.
Een valkuil bij de invoering van zaakgericht werken is een te grote nadruk op de ICT en processen, ten koste van aandacht voor draagvlak. Nieuwe en tijdelijke samenwerkingsvormen ontstaan tussen afdelingen en medewerkers en het nakomen van afspraken is een belangrijke succesfactor. Dat vereist discipline. Leidinggevenden gelden hierbij als voorbeeldfunctie voor hun medewerkers. Zij hebben een belangrijke rol hebben in het werken volgens de nieuwe “spelregels”. Medewerkers en leidinggevenden die dat niet doen, bewust of onbewust, dienen hierop te worden aangesproken. Dat deze elementen van samenwerking aandacht behoeven, blijkt ook uit het onderzoek dat Andersom vorig jaar heeft uitgevoerd in de corporatiesector naar samenwerking. Bedenk: ICT verandert de mensen niet, het werkt andersom: mensen bepalen het resultaat.
Auteur: Theo Gerritsen is organisatieadviseur bij Andersom
Bron: CorporatieGids2013
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
