De CorporatieGids 2013 biedt woningcorporaties het startpunt voor (her)oriëntatie op bedrijfsvoering en ICT- oplossingen en diensten. Naast een zo volledig mogelijk overzicht en bedrijfspresentaties van toeleveranciers en adviesbureaus, biedt de CorporatieGids ook redactionele houvast voor onze doelgroep. Vandaag aandacht voor “Workflowmanagement”
Veel moderne informatiesystemen bieden de mogelijkheid om workflowmanagement toe te passen: het geautomatiseerd aansturen van processen. Het systeem zorgt ervoor dat het juiste werk op het juiste moment (digitaal) bij de juiste medewerker terecht komt. Workflowmanagement biedt voordelen, maar vraagt ook wat van uw organisatie én van uw mensen.
Het klinkt mooi: een snellere doorlooptijd van processen, minder foutkansen, efficiënte inzet van uw medewerkers en procesoptimalisaties. En het kan mooi zijn! Workflowmanagement heeft zich immers al bewezen als instrument. Toch geldt hier net als bij andere systemen: u kunt een goed workflowsysteem neerzetten, als uw medewerkers er niet mee willen werken heeft u er weinig aan.
Eenduidige en geaccepteerde processen zijn het startpunt
Voordat u start met de aanschaf en inrichting van een workflowsysteem of -module, is het van belang om uw processen eenduidig uit te werken. Procesbeschrijvingen vormen de basis voor de inrichting van workflows (ofwel: werkstromen). Het in kaart brengen (en kiezen) van de gewenste manier van werken kan al een behoorlijke klus zijn. Daarna is het zaak om uw medewerkers te verbinden met de nieuwe processen. Pas dan bent u eraan toe om aan de inrichting van het systeem te beginnen. Deze goede voorbereiding kost tijd, maar heeft grote meerwaarde: pijnpunten uit het verleden komen naar boven, worden bespreekbaar gemaakt én opgelost. Dit maakt de weg vrij naar de toekomst en een andere manier van werken: met geautomatiseerde workflows. En houd het eenvoudig: teveel uitzonderingen op standaardprocessen maakt het onoverzichtelijk.
Omgaan met de sentimenten van uw medewerkers
Heeft u uw processen in beeld, dan kan het inrichten van het workflowsysteem beginnen. Dit gaat verder dan alleen het systeem: workflowmanagement roept namelijk reacties op bij uw medewerkers. Ze kunnen zich “gedwongen” voelen om volgens een vooraf opgesteld stappenplan (het proces) te werken. Dit gevoel valt ook niet te ontkennen, want dat is ook juist de intentie van workflowmanagement. Maar er is ook een andere kant: de medewerker kan het workflowsysteem zien als een persoonlijke assistent. Het is niet meer nodig om zelf de voortgang van het werk in de gaten te houden, dat doet het systeem voor je. Sterker nog: het systeem helpt je te herinneren wat je nog aan werk open hebt staan en waarschuwt je als deadlines dreigen te verlopen.
Organisaties kunnen workflowmanagement aangrijpen als instrument om medewerkers het juiste werk te laten doen: werk dat bij hen past en waar ze hun talenten in kwijt kunnen. Dit alles met als doel om de klant van de corporatie zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Auteur: Tom Nobbe is organisatieadviseur bij Andersom
Bron:CorporatieGids2013
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
