De CorporatieGids 2013 biedt woningcorporaties het startpunt voor (her)oriëntatie op bedrijfsvoering en ICT- oplossingen en diensten. Naast een zo volledig mogelijk overzicht en bedrijfspresentaties van toeleveranciers en adviesbureaus, biedt de CorporatieGids ook redactionele houvast voor onze doelgroep. Vandaag aandacht voor “Digitale handtekening”
Als je volledig digitaal wilt werken, dan wil je dat het hele werkproces digitaal verloopt. Want wat heeft het voor zin als je documenten digitaal opmaakt en vervolgens weer print omdat er een geschreven handtekening op het stuk moet komen? Als je dan na ondertekening het document weer moet scannen om in het systeem op te nemen, kun je moeilijk spreken van ‘digitaal werken’. Hoogstens van ‘dubbel werken’ of ‘inefficiënt werken’. Niet wenselijk dus.
Een elektronische handtekening kan je helpen om op een verantwoorde manier digitaal te werken. Een elektronische handtekening zorgt ervoor dat de handtekening ‘vastzit’ aan de ondertekende persoon en ‘vastzit’ aan de ondertekende gegevens. Je kunt verantwoorden dat het die persoon is geweest die op dat moment dat document heeft ondertekend. De wetgeving helpt een handje mee, want een elektronische handtekening heeft – onder voorwaarden – dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.
Mooi. Dus we kunnen aanschaffen en implementeren? Stop. Even pas op de plaats. Elektronische handtekeningen heb je in soorten en maten, van minder betrouwbaar, tot betrouwbaar tot heel betrouwbaar. Welke oplossing kies je dan?
Hoe ging het in de papieren wereld ook alweer? Waren daar absolute garanties tegen vervalsingen? Nee. Het is dan ook niet nodig om in het elektronische verkeer een hogere mate van betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid te eisen dan bij ‘papieren’ communicatie. Het heeft geen zin om voor alle processen de meest meest zware en betrouwbare elektronische handtekening in te zetten. De techniek is niet leidend bij de keuze voor een elektronische handtekening maar het proces is dat wél.
Bij de keuze of en zo ja wat voor soort elektronische handtekening je wilt inzetten, moet je je afvragen: bij welke processen biedt het echt meerwaarde? En: hoe betrouwbaar moet de handtekening zijn?
Is een gewone elektronische handtekening (een plaatje verbonden met elektronische gegevens voor authenticatie en verbonden aan het document) voldoende betrouwbaar voor het doel dat je wilt bereiken? Bijvoorbeeld in reguliere correspondentie met huurders? Of maken we toch gebruik van een geavanceerde handtekening met een hoge mate van betrouwbaarheid, identificatie en controle? Bijvoorbeeld bij het ondertekenen van kostbare overeenkomsten met ketenpartners of leveranciers.
De uitkomst kan per proces verschillen.
Kortom: als je digitaal gaat werken, zorg er dan voor dat je dat op een verantwoorde manier doet. Ga daarbij verstandig te werk. Schiet niet met kanon op een mug. Dan houd je kruit over voor andere belangrijke zaken.
Auteur: Onno de Moor is Business Adviseur bij Doxis Informatiemanagers
Bron: CorporatieGids2013
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
