De CorporatieGids 2013 biedt woningcorporaties het startpunt voor (her)oriëntatie op bedrijfsvoering en ICT- oplossingen en diensten. Naast een zo volledig mogelijk overzicht en bedrijfspresentaties van toeleveranciers en adviesbureaus, biedt de CorporatieGids ook redactionele houvast voor onze doelgroep. Vandaag aandacht voor “Portalen”
Portalen zijn voor met name kleine en middelgrote corporaties nog een onontgonnen gebied. Dat is zonde. Portalen worden gezien als de volgende stap in het digitaliseren van bedrijfsprocessen. En vaak met alleen maar voordelen, toch?
Het behalen van de voordelen is meer dan een portaal functioneel en grafisch opzetten. Let goed op de valkuilen. Bijvoorbeeld dat het implementeren van een portaal (voor huurders, aannemers of deurwaarders) niet zozeer een digitalisering van een bestaand proces is, maar vooral een verandering in werkwijze en processen voor de corporatie. Wanneer je in deze valkuil stapt, wordt de kracht van portalen niet optimaal benut.
Door een proces dat wordt gedigitaliseerd opnieuw te bezien, worden de technische hulpmiddelen optimaal ingezet. Dit resulteert in de maximale benutting van de meerwaarde van portalen. Een voorbeeld: een corporatie wil huuropzeggingen via ‘Mijn Corporatie’ laten uitvoeren. Een vaak gehoorde opmerking is dan: “Zonder handtekening is de opzegging niet geldig!” Er kan dan gekozen worden voor een oplossing waarbij de huurder zijn formulier moet printen, tekenen en vervolgens ingescand of per post retour sturen. Maar is dat nodig? Als het om die handtekening gaat, kan de werkwijze ook worden aangepast. Bijvoorbeeld doordat een getekend inspectieformulier als formele opzegging dient. De opzichter is dan toch al in de woning.
Dergelijke vragen worden vaak pas gesteld als men onderweg is met de implementatie. Tijd is dan leidend, want het nieuwe portaal moet live op de geplande datum. Het aanpassen van het pro-ces vergt dan vaak teveel tijd, mede door besluit-vorming over procesveranderingen. Gevolg is dat bestaande processen worden gedigitaliseerd in plaats van dat het proces wordt geoptimaliseerd.
Hoe pak je dat dan aan?
• Bepaal de processen die je wil gaan digitaliseren en de huidige werkwijze van deze processen.
• Stel de gewenste toekomstige werkwijze vast voor de geselecteerde processen. Er bestaan voldoende voorbeelden binnen als buiten de branche ter inspiratie. Het resultaat kan vormgegeven worden in een digitale strategie als leidraad voor de digitalisering.
• Bepaal hoe je de digitale strategie kan invullen: welke alternatieven heb ik als corporatie?
• Bepaal vóór aanvang van een implementatie welke processen je gaat aanpassen in plaats van welke functionaliteit het portaal moet bieden, dat is daar namelijk een afgeleide van.
• Focus je op de processen waarin nu de meeste tijd en/of geld verloren gaat.
Bij bovenstaande aanpak is het van belang een gedegen business case te kunnen presenteren aan de interne opdrachtgever: het gedigitaliseerde proces kost minder tijd, de doorlooptijd neemt af of de productiviteit van medewerkers neemt toe. De boodschap hierin moet helder zijn: bij een juiste aanpak zijn portalen zijn geen kostenpost maar een opbrengstenpost!
Overigens: een handtekening bij een huuropzegging is niet verplicht. De wet schrijft voor dat een huurder en verhuurder hier in gezamenlijk overleg van mogen afwijken. Dat scheelt!
Auteur: René van den Brand is Business Consultant bij VVA-informatisering
Bron:CorporatieGids2013
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
