• Home
• Nieuws

'Optimalisatie onderhoudsketen essentieel voor woningcorporaties'

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 28 April 2015

"Efficiency in de onderhoudsketen levert woningcorporaties niet alleen een directe besparing op in tijd en geld, het kan ook de relatie met huurders en aannemers verbeteren." Dat zegt Arie van der Deijl, productmanager van Aareon. CorporatieGids.nl sprak met hem over het verbeterpotentieel in onderhoudsprocessen bij woningcorporaties.

"Onder efficiency in de onderhoudsketen verstaan wij het zo optimaal en efficiënt mogelijk uitvoeren van deze processen," legt Arie uit. "Dat kan op verschillende manieren worden bereikt. Denk aan de volledige uitbesteding van werkzaamheden, standaard prijsafspraken of een optimalisatie van het inkoopproces. Zowel organisatorisch als beleidsmatig kunnen er keuzes worden gemaakt die het rendement binnen een woningcorporatie kunnen verbeteren."

Corporatie overstijgend
Volgens de productmanager van Aareon is het belang van efficiënte onderhoudsprocessen groter dan voor corporaties an sich: "Het voordeel kan direct worden doorvertaald naar huurders en aannemers."

"Wanneer er naar het stroomlijnen van de onderhoudsketen wordt gekeken, wordt het proces voor hen een stuk eenvoudiger, aantrekkelijker en omdat er minder administratieve lasten zijn goedkoper. Iedereen is hier dus bij gebaat."

Digitalisatie en optimalisatie
Arie is van mening dat de onderhoudsketen bij veel woningcorporaties op dit moment nog niet is geoptimaliseerd: "Alleen al de enorme hoeveelheid reparatieverzoeken die op jaarbasis worden verwerkt, laat zien dat dit een proces is wat zich uitermate voor verbeteringen leent. Wanneer je alleen al de intake van reparatieverzoeken zou verbeteren, zou je al veel voordeel bereiken."

"Maar niet alleen de intake, ook andere stappen in de keten kunnen gedigitaliseerd of geoptimaliseerd worden. In de praktijk gebeurt dit vooralsnog onvoldoende. Dit is jammer, want het boeken van tijd- en geldwinst bij corporaties ligt binnen handbereik."

Volledige automatisering
Aareon kan volgens Arie corporaties helpen om de efficiency in de onderhoudsketen te verbeteren: "Wij bieden woningcorporaties de helpende hand door middel van een paar oplossingen. Zo laten wij huurders hun zaken met de corporatie binnen het huurdersportaal afhandelen. Een reparatieverzoek kan met behulp van een grafische beslisboom worden aangemaakt en ook direct worden gepland."

"Het verzoek wordt in Tobias (het ERP-systeem van Aareon) direct verwerkt en aan de eigen onderhoudsdienst of een aannemer aangeboden. De eigen diensten werken vervolgens met een mobiele oplossing, terwijl aannemers via Mareon (het aannemersportaal van Aareon) de opdrachten kunnen ophalen of zelfs automatisch in hun ERP-systeem laten binnenkomen. Statuswijzigingen gaan op dezelfde manier terug naar Tobias, en zijn daarmee direct inzichtelijk voor huurders en medewerkers."

"Ook facturen van aannemers worden automatisch geregistreerd en verwerkt," gaat Arie verder. "Via facturenrouting worden deze zonder tussenkomst klaargezet voor betaling. De digitalisering van de genoemde stappen levert niet alleen de eerdergenoemde voordelen van tijd- en kostenbesparingen op, maar zorgt ook voor grotere klanttevredenheid bij huurders én een hogere kwaliteit van het totale proces."

KOVRA-initiatief
Aareon werkt bij de genoemde stappen samen met partijen als KOVON, VERA en S@lesindebouw: "In het initiatief KOVRA werkt een aantal partijen samen aan de standaardisatie van het berichtenverkeer tussen de corporaties en aannemers in het onderhoudsproces. Ook hier is optimalisatie mogelijk. Systemen kunnen dan namelijk zonder maatwerkaanpassingen onderling communiceren en data uitwisselen."

"Aareon sluit daarop aan door als pilot op te treden in het KOVRA-initiatief," legt Arie uit. "Daarnaast leveren wij ook een actieve bijdrage aan de ontwikkeling van VERA-standaarden die nodig zijn om het berichtenverkeer überhaupt te kunnen standaardiseren."

Van uitvoerend naar controlerend
Optimalisatie in de onderhoudsketen verandert volgens Arie de aard van de werkzaamheden binnen een woningcorporatie: "Waar voorheen de uitvoering van het administratieve deel van het proces werd uitgevoerd door medewerkers op de front- en backoffice, wordt dit nu gedaan door huurders, aannemers of het systeem zelf. Dit zorgt ervoor dat medewerkers de uitvoerende rol uit handen wordt genomen, en ze in een controlerende rol komen te zitten. Alleen uitzonderlijke gevallen zullen ze nog behandelen."

Hoewel de huurders deze taken overnemen, betekent dat volgens Arie niet dat ze meer werk op hun bord krijgen voorgeschoteld: "In de optimale situatie gaan ze juist minder doen, omdat ze meer vrijheid krijgen om zaken af te handelen wanneer zij dat willen. Alles moest voorheen telefonisch, schriftelijk of via direct contact, en dat kan nu via een website of applicatie. Ze doen dus niet meer, maar anders én op een moment dat hen uitkomt."

Arie sluit af door te zeggen dat die nieuwe, controlerende rol van corporatiemedewerkers wel enige gewenning vereist: "Je moet vertrouwen dat processen automatisch worden uitgevoerd. Wij hebben bij de ontwikkeling van nieuwe oplossingen hier veel aandacht aan besteed. Op elk gewenst moment kunnen de corporatiemedewerkers daarom de status van processen inzien, en uitzonderingsgevallen worden direct gesignaleerd. Zo behouden zij de grip die zij gewend zijn, maar besparen de corporaties wel op kosten en op tijd."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2015 te bekijken.