• Home
• Nieuws

Operational Excellence met Dynamics Empire

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 2 May 2016

De Zuid-Limburgse woningcorporatie Weller werkt voortdurend aan het verhogen van de operational excellence, zonder daarbij de klant uit het oog te verliezen. Weller implementeerde in dat kader het afgelopen jaar Dynamics Empire van cegeka-dsa. Een terugblik op een geslaagde implementatie.

‘’De belangrijkste uitdaging voor ons is te voldoen aan de nieuwe woningwet’’, zegt Manager Financiën en ICT Frank Laux, die daarmee gelijk de implementatie van Dynamics Empire in de juiste context plaatst. Samen met zijn collega, ICT-adviseur Hans Kikken, vertelt hij over de migratie van Omega/AX naar Dynamics Empire.

‘’Weller bemiddelt woningen op beste passendheid’’, vertelt Frank verder. ‘’Huurders kiezen niet voor een woning van Weller, maar in eerste instantie voor wijken en buurten. Eén van onze strategische doelen is om woningzoekenden dus proactief te plaatsen. In een flat met bejaarden moet je geen jonge gezinnen willen huisvesten.’’

Operational excellence
‘’Het bemiddelen op beste passendheid koppelen we aan operational excellence’’, maakt Frank de link naar Dynamics Empire. ‘’Wat standaard kan, doen we standaard. Dat is best nog een uitdaging voor Weller. Wij stuurden voorheen primair op de klantrelatie waarbij customer intimacy leidend was, met als gevolg dat er minder aandacht was voor – standaard – bedrijfsprocessen. Met het implementeren van Dynamics Empire op basis van de best practice processen, neemt de focus op operational excellence toe. Hierbij houden wij wel vast aan de één loketgedachte en zetten we relatiebeheerders voornamelijk in voor klantcontacten met hoge emotionele waarde. De meer routinematige werkzaamheden willen we standaardiseren en verleggen naar het internet en telefonie.’’

Standaardisering en digitalisering
‘’Met de implementatie van Dynamics Empire van cegeka-dsa hebben we de weg naar standaardisering en digitalisering ingeslagen’’, legt Hans uit. Ondanks dat Weller al sinds 2004 klant is van cegeka-dsa, ging de keuze voor Dynamics Empire niet over één nacht ijs. ‘’We hadden in 2013 net het AX-project afgerond, toen de fusie tussen cegeka met DSA-VISION werd afgekondigd. Het nieuws dat de nieuwe productstrategie van cegeka-dsa zou worden geënt op Navision in plaats van AX, heeft in onze organisatie tot de nodige commotie geleid. We hebben eerst een pas op de plaats gemaakt, maar omdat niets doen geen optie was zijn we in de eerste helft van 2014 een marktverkenning gestart naar alternatieven voor vervanging van ons ERP-systeem.’’

Wij wilden maar één ding en dat is direct in één keer het beste pakket implementeren waarmee we onze strategische doelen konden invullen. Na een marktverkenning, het bezoeken van verschillende referenties en het afwegen van voor- en nadelen kwam duidelijk afgerond Dynamics Empire van cegeka-dsa naar voren.’’

Één ”bron van waarheid”
Inmiddels is Weller – na een implementatieperiode van elf maanden – sinds december 2015 live met Dynamics Empire. Op de vraag of ze de operational excellence-ambities al waarmaken, zegt Hans: ‘’We zijn net live en we hebben nog wat post-conversie inhaalwerk te doen, maar we zien nu al dat het op één plek registeren van data zijn vruchten afwerpt. In ons oude modulaire systeem leidde een werkstroom ons door de modules. Met Dynamics Empire registreer je data centraal op één plek, waardoor we nu één “bron van waarheid” hebben.’’

Rapportages
Frank ziet vooral ook meerwaarde in de managementrapportages die het systeem presenteert. ‘’De toenemende uitvraag van informatie door toezichthouders in het kader van de nieuwe wet- en regelgeving zorgt voor een sterke groei van informatieverstrekking door woningcorporaties. Deze toename kost Weller veel tijd, geld en inspanning. Een groot voordeel van Dynamics Empire is dat cegeka-dsa ervoor zorgt dat het pakket ook in de toekomst klaar is om hierop in te kunnen spelen. Dynamics Empire is erop voorbereid om in recordtempo in data en rapportages te kunnen voorzien.’’

BITE
Het implementatietraject van Dynamics Empire luisterde intern naar de naam BITE. In eerste instantie had de naam alleen een symbolische betekenis. ‘’Het staat voor ‘ergens je tanden inzetten’ en verder bekt een korte naam intern wel lekker’’, zegt Hans. ‘’We gebruikten het ook voor implementatie-gerelateerde evenementen, zoals een BITE-evenement met marktkramen waar key-users op informele manier collega’s informeerden over wat komen zou gaan.’’ Frank knikt instemmend en vult aan: ‘’We hebben veel geïnvesteerd in communicatie en het creëren van draagvlak bij medewerkers. Het is belangrijk om telkens te vertellen waarom we het doen, waarom we voor dit traject kiezen. Een implementatie van een nieuw ERP is beslist geen ‘walk in the park’. Voor iedereen is het hard werken, maar door goed te communiceren was het einddoel voor iedereen helder. We hebben de projectorganisatie ook voldoende breed en bottom-up opgetuigd, zodat de adoptie van het nieuwe systeem eigenlijk al tijdens de implementatie zijn beslag kreeg.’’

Hard en zacht
Frank, die in het verleden negen jaar bij implementatiespecialist Pentascope heeft gewerkt, zegt dat een implementatietraject een harde kant en een zachte kant kent. ‘’De implementatie van systemen is een harde lijn met een duidelijke einddatum: de live-gang. De zachte kant is een lijn die langer doorloopt. Vanuit cegeka-dsa zijn we in contact gekomen met adviesbureau TWST, een partij die weet hoe je mensen in een verandertraject moet begeleiden. Een van de oplossingen die we bijvoorbeeld hebben toegepast is het train de trainer-concept. De trainers zijn goede ambassadeurs gebleken in het traject, een cruciale succesfactor zelfs. Ze waren overtuigd van de marsroute en droegen dit enthousiast over aan de overige gebruikers binnen Weller.’’

Extra testen
De acceptatiefase hebben we gedaan onder begeleiding van testspecialist CEPO. Zie het als een verzekering, we wilden 100% zekerheid en je weet pas achteraf of de extra werkzaamheden allemaal noodzakelijk waren. De testroutine die CEPO met zich meebracht, zien wij ook als een succesfactor van een succesvolle implementatie. Met één druk op de knop heb je een volledige testrapportage en weet je waar je aandacht aan moet besteden.’’

Best practice
Het doel was om Dynamics Empire volgens de best practice te implementeren en behoudens een technische aanpassing door cegeka-dsa om onze strategische keuze rondom passend toewijzen te kunnen faciliteren, is dat goed gelukt’’, zegt Frank.

Positief
Hans en Frank kijken positief terug op de samenwerking met cegeka-dsa. ‘’We hebben de samenwerking puur op relatie ingestoken en niet op basis van een contract. Dat is ons erg goed bevallen en we vinden echt dat cegeka-dsa het goed heeft opgepakt. We zijn overall tevreden, de consultants waren altijd bereikbaar en beschikbaar wanneer de situatie daar om vroeg en de onderlinge samenwerking verliep uitstekend.’

Betere IT
Nu het implementatietraject succesvol is afgerond en Dynamics Empire conform planning live is gegaan, vindt Hans het tijd de letters BITE van een meer inhoudelijke betekenis te voorzien: ‘’Betere IT met (Dynamics) Empire’’, zegt hij met een glimlach. ‘’Als je kijkt wat er gebeurt in ICT-land dan zie je een opkomst van generieke systemen en een consolidatieslag waarin partijen als Microsoft, Google en Apple een belangrijke rol spelen. Met Dynamics Empire hebben wij bewust gekozen voor een generiek Microsoft-platform. Weller is hiermee in staat sneller op een hoger niveau te acteren. Waar Dynamics Empire enerzijds meer uniformiteit en standaardisering brengt, levert het ons ook snel innovativiteit op, zoals de woningopname app, de verhuur app, dossier app en de conditiemeting app.’’

Tips
Met de implementatie-ervaring nog vers in het geheugen, hebben Frank en Hans op de valreep nog wat tips en aanbevelingen voor andere woningcorporaties. ‘’Neem aan de voorkant iets meer tijd, maar ga ook sneller inhoudelijk en meer ‘agile’ aan de slag. Niet te lang droogzwemmen, maar sneller voelen hoe het water voelt. Stuur op resultaat in plaats van op het proces. Dat is moeilijk, maar je oogst de voordelen als je live gaat. Zorg voor goede testbegeleiding, dat is cruciaal voor het eindresultaat. Maak gebruik van het train de trainer-concept en geef je medewerkers de ruimte en vrijheid.’’

Bron: cegeka-dsa

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van cegeka-dsa in de CorporatieGids 2016 te bekijken.