• Home
• Nieuws

Nyenrode, méér dan alleen een business universiteit

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 30 June 2015

Nyenrode is de bekendste business universiteit van Nederland. Minder bekend is dat de universiteit op het landgoed in Breukelen ook 29 rijksmonumenten en twee hotelgebouwen exploiteert, 300 zelfstandige eenheden verhuurt en trouwerijen, feesten en partijen verzorgt. Joost Mors, director Hospitality & Services geeft een kijkje in de unieke bedrijfsvoering.

‘’Eigenlijk zijn we ook voor een deel woningcorporatie’’, zegt Joost Mors. We hebben 300 studentenwoningen die we in eigen beheer verhuren. Zoals alles hier in eigen beheer gebeurt, want Nyenrode Business Universiteit is de enige particuliere universiteit van Nederland. We moeten zelf onze broek ophouden.’’

Kasteel
Het terrein van Nyenrode in Breukelen is 60 hectare groot. Karakteristiek voor Nyenrode is het bekende kasteel, dat dateert uit de 13^e eeuw en nog dagelijks in gebruik is. In de moderne dr. Albert Heijn- en De Rooij-gebouwen zijn de collegezalen en kantoren gesitueerd. Verder huisvest het universiteitscomplex 29 Rijksmonumenten, een bibliotheek, sporthal, mensa voor studenten, een restaurant voor executives en twee hotelgebouwen met 100 kamers.

Jong en oud
Jaarlijks volgen gemiddeld 4750 studenten een voltijd of deeltijd degree-opleiding en nemen 8500 managers en professionals deel aan één van de vele executive education-opleidingen die Nyenrode biedt. Op een doorsnee dag zie je er jong en oud rondlopen in spijkerbroek en T-shirt, maar ook in mantelpak of in driedelig grijs. ‘’Klopt’’, beaamt Joost, ‘’Ons motto is ook life long learning. We willen graag dat je terugkomt.’’

Eigen broek ophouden
Ook voor een universiteit met de statuur van Nyenrode is het niet eenvoudig om de eigen broek op te houden. ‘’Ook dat klopt’’, zegt Joost wederom. ‘’We krijgen tot op heden geen subsidies en moeten met onze bedrijfsvoering dus steeds scherper aan de wind zeilen. Gelukkig trekken de leerlingenaantallen weer aan en proberen we ook andere inkomstenbronnen aan te boren. Denk aan het organiseren van trouwerijen, feesten en partijen in het kasteel en koetshuis of aan retraiteweken voor managementteams. In de Koetshuisvleugel is een business accelerator gehuisvest waar je vanuit Nyenrode wordt geholpen in je eerste stappen op weg naar je eigen bedrijf en de oude sporthal is omgedoopt tot Nyenrode Lean Institute waar je leantechnieken worden bijgebracht.’’

Kosten besparen
‘’Aan de kostenkant kijken we natuurlijk ook waar we kunnen besparen’’, vervolgt Joost. ‘’We proberen alles steeds slimmer te doen en wat dat betreft zijn we hier op Nyenrode natuurlijk aan het juiste adres. We hebben onze docenten in leanmanagement om advies gevraagd en vervolgens onze bedrijfsprocessen anders ingericht. Onze dienstverlening passen we aan op de veranderende markt. Ons inkoopproces is nu bijvoorbeeld op een andere manier georganiseerd. We hanteren steeds meer best value procurement en werken met een select aantal preferred suppliers.’’

FMIS
Voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering maakt Nyenrode gebruik van FACILITOR, het facilitymanagementinformatiesysteem (FMIS) van Aareon-dochter Facilitor. Joost: ‘’We waren op zoek naar een webbased FMIS dat aan al onze eisen en wensen kon voldoen. Eigenlijk konden we al onze wensen kwijt in FACILITOR. Bovendien past de no nonsens mentaliteit van leverancier Facilitor ons wel. Ze maken er geen hogere wiskunde van en bieden met FACILITOR een pragmatische oplossing. Het systeem heeft bovendien ruimte om te koppelen met andere systemen, zoals ons HRM-systeem en financieel systeem.’’

Procesverbetering
‘’FACILITOR ondersteunt ons in procesverbetering en kostenreductie’’, legt Joost uit. Als voorbeeld noemt Joost het inkoopproces, dat volledig volgens e-procurement is gestroomlijnd. ‘’Wil je een zaal reserveren of een blocnote en pen bestellen? Alles gaat via FACILITOR. Het scheelt veel menselijke handelingen en dus kans op fouten. Bovendien is het leveranciersveld meer dan gehalveerd en wordt volumevoordeel door interessante mantelcontracten behaald.’’

Partners
FACILITOR is ook gekoppeld aan de bedrijfsvoering van onze cateraar en de partij die onze gebouwen schoonmaakt en het groen onderhoudt. ‘’Eigenlijk was het gebruikmaken van FACILITOR een voorwaarde richting onze partners. Voor alle die partijen is FACILITOR de bron, de waarheid. Dat het een webbased oplossing is, maakt het voor alle partijen eenvoudig toegankelijk en transparant. Bovendien vergt een webbased systeem geen investering in servers en onderhoud’’, legt Joost uit.

Mobiele devices
‘’Wanneer meerdere partijen samenwerken in één webapplicatie stelt dat eisen aan gedrag, organisatie en techniek’’, vervolgt Joost ‘’FACILITOR is de techniek, inclusief apps voor mobiele devices waarmee werkzaamheden kunnen worden gereedgemeld. Maar dan moet dat natuurlijk wel gebeuren wanneer een klus klaar is. Techniek en organisatie valt of staat uiteindelijk met het gedrag van de gebruiker. FACILITOR werkt prima, ook voor mensen die minder technisch onderlegd zijn. Het is één look and feel voor alle werkzaamheden.’’

Webwinkel van Nyenrode
‘’FACILITOR is eigenlijk de interne webwinkel van Nyenrode: je bestelt, muteert, boekt en rekent af’’, zegt Joost en geeft een praktijkvoorbeeld: ‘’Stel iemand wil een programma voor een meerdaags evenement organiseren, dan kan hij via FACILITOR de zaal reserveren, de catering regelen, audiovisuele apparatuur en andere benodigdheden bestellen. FACILITOR zet alles in gang richting de partners. Tot een bepaald moment kunnen er mutaties worden doorgevoerd, zoals extra aanmeldingen of annuleringen. Daarna gaat het proces op slot en wordt het definitief gemaakt. Alle partijen boeken hun mutaties rechtstreeks in het systeem.’’

Autorisatie
De autorisatie vindt plaats aan de achterkant wanneer de factuur binnenkomt. ‘’Aan de voorkant staan de deuren van de webwinkel wijd open, want restricties verstoren het proces’’, zegt Joost daarover. ‘’Iedereen mag tot een bepaalde ordergrootte gewoon bestellen. Dat nodigt uit om te gebruiken en het scheelt administratie en handelingen. Als je vertrouwen geeft, wordt het niet beschaamd. Sterker nog, de ‘illegale’ bestellingen zijn juist afgenomen.’’

Scherp houden
Op de vraag of Joost nog andere plannen heeft voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering, zegt hij: ‘’Als facilitair bedrijf vragen we ons iedere dag af of we het op de juiste manier en met de juiste partijen doen. Blijven we het zelf doen of besteden we het uit? Helpt de techniek ons op de juiste manier? Van partners, waar Facilitor er één van is, verlangen we ook dat ze ons uitdagen en ons scherp houden. In de toekomst willen we ook reparatieverzoeken van onze wooneenheden via FACILITOR laten lopen. We willen de gebruikersgroep groter maken, bijvoorbeeld door meer apps beschikbaar te stellen. FACILITOR is de spil, de mogelijkheden zijn nog lang niet uitgenut.’’

Bron: Aareon

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2015 te bekijken.