• Home
• Nieuws

Nieuwe vastgoedmodule de Woningstichting verbetert kwaliteit vastgoedinformatie

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 9 July 2015

Om haar klant- en vastgoedinformatie te verbeteren, heeft de Woningstichting uit Wageningen onlangs een integrale vastgoedmodule geïmplementeerd. Tijdens dit traject werd de corporatie bijgestaan door DeltaConsulting en Batavia Groep. CorporatieGids.nl ging in gesprek met Richard Coenen, manager Vastgoed bij de Woningstichting, over de keuze voor de nieuwe module en het implementatietraject.

"Wij wilden onze klant- en vastgoedinformatie verbeteren omdat wij een dynamische woningcorporatie willen zijn, met de focus op digitalisering," legt Richard uit, die als manager Vastgoed verantwoordelijk is voor de afdeling Onderhoud, Wonen en Verhuur en Verkoop. "Wij geloven dat wij op deze manier onze dienstverlening richting onze klanten verder kunnen optimaliseren en verbeteren."

Vastgoedinformatie
Eén van de punten waarop de Woningstichting dat wil doen, is door het klantportaal huurders meer informatie over hun woning te geven: "Het klantportaal geeft hen dan toegang tot de vastgoedmodule waarmee gegevens betreffende de huurwoning opgevraagd en ingezien kunnen worden. Denk hierbij aan plattegronden, gegevens over de woningwaardering en het energielabel."

"Daarnaast gebruiken wij de vastgoedinformatie natuurlijk ook voor de aansturing van onze eigen interne dagelijkse processen," gaat Richard verder. "Door dit in een uniform systeem vast te leggen, kan de gehele organisatie uit dezelfde informatie putten."

Systemen van derden
Dit laatste moet volgens de manager Vastgoed zorgen voor minder fouten: "In de praktijk zie je vaak dat vastgoedinformatie door de gehele organisatie op verschillende systemen van derden wordt vastgelegd, zoals informatie over energielabels en asbestinventarisatie. Met de nieuwe module hebben we echter één integrale module, waardoor alles op één plek is geregistreerd."

"Een ander voordeel dat hierbij hoort is dat de informatie uit andere systemen van derden ontsloten kan worden. Zowel medewerkers als klanten van de Woningstichting maken dan optimaal gebruik van alle beschikbare informatie over vastgoed."

"De enige opgave die wij nu hebben, is dat wij nu goed in de gaten moet houden dat alle gewijzigde vastgoedinformatie ook daadwerkelijk in de systemen bijgewerkt wordt," gaat Richard verder. "We hebben hiervoor een beheerprotocol opgesteld waarin beschreven staat welke medewerker wat en wanneer moet actualiseren."

Afname tijdsdruk en foutmarge
De nieuwe vastgoedmodule bij de Woningstichting is volgens Richard een grote verandering ten opzichte van het oude systeem: "Wij maakten gebruik van een vastgoedcartotheek, maar deze was veel beperkter in haar mogelijkheden. Zo konden wij geen data uit andere systemen ontsluiten via deze cartotheek, en moesten wij gegevens in meerdere systemen bijhouden. Hierdoor was de kans op onjuiste informatie een stuk groter."

De nieuwe vastgoedmodule heeft niet alleen een positief effect op de kwaliteit, maar ook op de werkprocessen bij de corporatie: "Medewerkers hoeven niet meer op zoek te gaan bij collega's naar informatie, of andere systemen door te snuffelen," legt Richard uit. "Door middel van de inspectietool - die gekoppeld is aan de vastgoedmodule - kunnen wijzigingen die in de praktijk geconstateerd zijn direct worden aangepast. Dat levert de medewerkers veel tijdswinst op."

Soepel implementatietraject
Richard is naast het nieuwe product ook erg te spreken over het implementatietraject zelf: "De vastgoedmodule is momenteel operationeel, en qua implementatie is dit erg soepel verlopen. Dit kwam door zowel de inzet van leverancier Batavia Groep als de ondersteuning van adviesbureau DeltaConsulting."

"Trajecten als deze zijn niet voor de doorsnee corporatie weggelegd, en daarom is het goed om specialisten op het gebied van ICT en implementatie in te schakelen. DeltaConsulting is zo´n partij die ons, naast de vastgoedmodule, ook bij andere ontwikkelprojecten ondersteunt. Zij hebben de kennis en ervaring die nodig is bij dit soort projecten."

Toekomstige toevoegingen
"Een succesvolle implementatie betekent niet dat wij er al zijn," sluit de manager Vastgoed af. De Woningstichting is namelijk van plan de nieuwe module in de toekomst verder uit te breiden: "De vastgoedmodule is geen statisch pakket. Een aantal zaken die wij nog niet verder uitgewerkt hebben moeten worden toegevoegd. Denk hierbij aan beheerplannen en de strategische keuzes. Ook komen nieuwe wensen en ideeën van medewerkers die vooraf getoetst worden aan nut en noodzaak binnen de vastgoedmodule. Hierover zijn intern enkele afspraken gemaakt, waarna een eventuele wijziging aan de module moet voldoen."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 9 juli 2015