• Home
• Nieuws

Nieuwe reportingtool Eigen Haard vergroot rendement en werkplezier

In de zomer van 2014 koos woningcorporatie Eigen Haard uit Amsterdam voor Exsion Reporting van softwareleverancier HB Software. Een recente ERP-implementatie was volgens Michael de Vrueh, Manager ICT en verantwoordelijk voor de ICT-visie bij de organisatie, de reden om te kiezen voor het product. CorporatieGids.nl ging met hem in gesprek over de implementatie en de impact voor de organisatie.

Hoewel in september Eigen Haard besloot voor de tool te gaan, was Exsion Reporting al een tijdje daarvoor aanwezig bij de corporatie: "Her en der werd het al gebruikt. Dit waren echter vooral experimenten, om te kijken wat de meerwaarde was van het product. Is het bijvoorbeeld geschikt als end-user oplossing en hoe is de belasting? We werken met Dynamics Empire, wat een uitgebreid ERP-systeem is. Een zware tool daarnaast zou voor performance verlies kunnen zorgen, en dat wilden wij voorkomen. Ook staat gebruikerstevredenheid bij ons hoog in het vaandel."

ERP-implementatie
De eerdergenoemde ERP-implementatie zorgde volgens Michael voor meer informatiestromen: "Dat is de reden dat wij destijds voor Exsion Reporting hebben gekozen. De werkdruk binnen de organisatie én de vraag voor rapportages nam toe, zowel financieel als operationeel. Als je dan lange wachttijden krijgt, lopen de processen binnen Eigen Haard niet meer vloeiend."

"Met Exsion Reporting konden wij dit probleem voor een groot deel verminderen en de druk van het oude systeem halen," legt de Manager ICT uit. "Wanneer je nadenkt over een rapport kun je hem tegelijkertijd al bouwen. Dit verbetert de efficiency binnen de corporatie, vermindert de wachttijd van medewerkers en maakt de rapportages sneller toepasbaar."

Inzicht in de datastructuur
Volgens Michael zijn de verwachtingen van Eigen Haard voor een groot gedeelte waargemaakt: "Alle verwachtingen waarmaken is volgens mij een utopie. Voor goede reporting is namelijk veel inzicht in de datastructuur belangrijk, en is er soms support nodig. Die moet aangeven waar de benodigde informatie zit en waar je deze vandaan kunt halen."

"Het rendement en de hoeveelheid informatie zijn sinds de komst van Exsion Reporting vooral verbeterd. Wij kunnen nu meer gebruikmaken van zware rapportages, zoals een doorflowrapportage waarbij de actuele financiële stand van zaken bij Eigen Haard beter zichtbaar wordt gemaakt."

Onzinrapportages
Eindgebruikers moeten om goed gebruik te kunnen maken van de tool van HB Software, een goede kennis hebben van de informatiebehoefte. Michael: "Wanneer ze niet goed weten wat voor informatie ze moeten opvragen, of wat ze aan de informatie hebben, krijg je onzinrapportages. Dit is niet goed, want dit betekent dat gebruikgemaakt wordt van foutieve informatie."

"Medewerkers moeten de opgevraagde rapportages altijd valideren. Dit kan via collega's of iemand buiten je afdeling. Wat wij bij Eigen Haard vaak doen is het rapport voorleggen aan iemand uit het informatiemanagement, die vrijwel uitsluitend hiermee bezig is."

Friet en patat
Een grappige bijvangst met Exsion Reporting was volgens Michael de toename in het werkplezier en motivatie bij werknemers: "De gebruikers raken meer betrokken bij het werk. Stel je voor dat je graag friet bakt. Je kunt hiervan genieten, vooral van het eten. Maar wat als je patat als ware kunst kunt bereiden? Dan wordt het steeds interessanter. Je krijgt meer inzicht en wil je verdiepen. Dat gebeurt bij Eigen Haard nu ook met Exsion Reporting."

"Corporatiemedewerkers zijn erg betrokken bij hun werk, maar omdat ze nu toegang hebben tot meer informatie en diepgang raken ze gemotiveerd nog meer voor hun werk te geven. Hun interesse in het werk verbetert, en ze hebben een beter inzicht. Zelfwerkzaamheid is hierbij de gouden sleutel."

Trainingssessies
Tijdens de implementatie van de nieuwe tool was vooral de training voor medewerkers erg in trek: "HB Software verzorgde ongeveer vijf sessies voor medewerkers om zich de tool eigen te maken. Dit was erg belangrijk, aangezien verkeerde training een database om zeep kan helpen of op slot gooit. Goede kennis was daarom een must."

"HB Software heeft vervolgens eerst de theorie uitgelegd - hoe werkt bijvoorbeeld de interface - en daarna met praktijkvoorbeelden geoefend. Maar ook na deze periode staan zij nog altijd voor ons klaar wanneer wij hulp nodig hebben. Wij zijn erg tevreden en positief, over zowel hun hulp tijdens het implementatietraject als Exsion Reporting zelf."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 22 juli 2015

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van HB Software in de CorporatieGids 2015 te bekijken.