Naris over het voeren van een goede risicodialoog

Al lijkt het misschien heel alledaags, het praten over risico’s binnen organisaties is bepaald geen natuurlijk proces. Dit roept onvermijdelijk de volgende vraag op: hoe voer je nu eigenlijk een goede risicodialoog? Want een goed, open en eerlijk gesprek over elkaars visie op risico’s zorgt voor een echte cultuurverandering in je organisatie. Met een boeiende sessie verleid je de organisatie om vaker een dergelijke sessie te organiseren. En dat is toch uiteindelijk wat je wilt.

Toch is het bespreekbaar maken van risico’s iets waar veel organisaties mee worstelen.

Veel workshops sterven in het begin al een stille dood. Door weerstand wordt òf de spreker òf het proces/methode ter discussie gesteld. En ook na een goed begin kan de sessie qua energie als een ballon leeglopen. Maar hoe kun je dit nu voorkomen?

Voorbereiding
Een goede voorbereiding is daarnaast het halve werk.

• In een intake met de manager worden het doel, de aansluiting bij visie manager qua sturing, de noodzakelijke aanwezigen en de agenda doorgenomen.
• Zorg voor een aantrekkelijke en motiverende uitnodiging voor de sessie die rekening houdt met de standaard vooroordelen (negatief komen we niet vooruit).
• Rolverdeling: zorg voor een goede facilitator, die gewend is om met groepen te werken. Bepaal ook de persoon (het afdelingshoofd, de projectmanager) die het intro over het waarom kort neerzet.
• Bepaal proces- en werkvormen
  • Wel of geen huiswerk: je kunt vooraf een enquête uitzetten om risico’s op te halen. Dit scheelt tijd tijdens de sessie, echter niet iedereen maakt zijn huiswerk en voor een eerste keer is het wellicht beter om eerst het proces uit te leggen en vooral vooroordelen weg te nemen.
  • Wel of geen tooling inzetten. Het is aan te raden dit niet bij het topmanagement te doen, maar wel bij het decentrale team. Dit scheelt enorm veel tijd. Een nog belangrijker voordeel is dat de facilitator niets zelf hoeft uit te werken en dus de verantwoordelijkheid voor de risico’s laat waar hij hoort; bij de deelnemers van de sessie.
• Tijdsbesteding: een goede workshop duurt minimaal 2,5 à 3 uur om echt resultaat te boeken.

De workshop zelf
Het allerbelangrijkste van de sessie is de sfeer. Er dient een actieve, positieve en veilige sfeer te worden gecreëerd.

• Positief wordt deze sfeer vooral door bij de opening gelijk een beetje om te denken en de deelnemers te vragen wat het grootste risico is dat ze ooit hebben genomen. Daarnaast is het belangrijk de vooroordelen direct aan het begin weg te nemen.
• Veiligheid wordt gewaarborgd door duidelijk te maken dat de risico’s echt bij de mensen zelf blijven en dat er niets naar anderen wordt gecommuniceerd voordat zij er mee akkoord gaan. De veiligheid wordt versterkt als de manager duidelijk aangeeft dat hij juist degene zonder risico’s als grootste risico ziet.
• Actief wordt het geheel door de energie in de workshop goed te bewaken; een combinatie van zitten, staan en samen in tweetallen werken is voor mij ideaal. Het helpt goed om te starten met een mix van slides, filmpjes en open vragen die een discussie uitlokken. Laat de deelnemers ook vooral af en toe staan en bijvoorbeeld in groepjes brainstormen, of door middel van Post-its bepaalde contextuele vragen beantwoorden.