• Home
• Nieuws

Naadloze integratie en verbeterde efficiëntie: het succesverhaal van l’escaut

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 13 August 2024

Voor veel woningcorporaties is de overgang naar een nieuw ERP-systeem een uitdagende klus. Bij l’escaut verliep de migratie naar Tobias 365 soepel. De overstap, samen met de implementatie van Zig365 | Maintenance (voorheen bekend als Casix) een half jaar eerder, heeft veel voordelen gebracht voor de dagelijkse werkprocessen. We spraken met Sacha van Houwelingen, interne projectleider bij l’escaut, en Edith Vervuren, Teamleider verhuur en klantcommunicatie, over hun ervaringen.

Efficiëntie en stabiliteit
Sacha vertelt: “De collega’s ervaren Zig365 | Maintenance (voorheen Casix) als een prettige applicatie, die het werken een stuk efficiënter maakt. Opdrachten kunnen eenvoudig in de woning worden aangemaakt en de app is stabiel.” Deze stabiliteit en gebruiksvriendelijkheid zijn belangrijk voor een soepele dagelijkse operatie.

Edith vult aan: “De migratie naar Tobias 365 is soepel verlopen, mede door de begeleiding van de projectleiders van zowel Zig als Aareon. De verschillen met ons vorige systeem, Tobias AX, waren niet groot, wat de overgang vergemakkelijkte.”

Verbeterde werkprocessen
Een van de grootste voordelen van de integratie tussen Zig365 | Maintenance en Tobias 365 is de efficiëntieverbetering in werkprocessen. Sacha legt uit: “Met de app kunnen onze woninginspecteurs op locatie een voor- en/of eindinspectie uitvoeren en de bijbehorende opdrachten aanmaken. Documenten voor de huurder worden direct per e-mail verstuurd en gearchiveerd in ons archiefsysteem. Dit moest voorheen handmatig door de collega zelf of door ons secretariaat worden gedaan.”

Gebruiksgemak voor medewerkers
De verbeteringen zijn duidelijk zichtbaar in de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers. Edith vertelt: “Onze verhuurmakelaars gebruiken de app van Zig om de huurovereenkomst met de nieuwe huurder en de overdracht van de woning te regelen. Dit heeft hun werk een stuk makkelijker gemaakt.”

De gebruikersvriendelijkheid van de app wordt door zowel woninginspecteurs als verhuurmakelaars hoog gewaardeerd. Huurders, zowel vertrekkende als nieuwe, zijn blij met de snelle en directe ontvangst van rapporten in hun e-mail.

Toekomstige verbeteringen
Hoewel de ervaringen tot nu toe positief zijn, ziet l’escaut nog ruimte voor verdere verbeteringen. “We zijn over het algemeen tevreden over de werking van Zig365 | Maintenance (voorheen Casix) en de efficiëntieverbeteringen voor woninginspecteurs en verhuurmakelaars. Een aandachtspunt is wel de extra werkzaamheden die momenteel door de planning uitgevoerd moeten worden om werkbonnen correct bij de betreffende aannemer te krijgen,” aldus Sacha.

De samenwerking met aannemers en externe partijen is nog een gebied waar verdere optimalisatie mogelijk is. “We werken in het opdrachtgeverschap nog met een tussenlaag, waardoor dit nog niet altijd even soepel loopt. We gaan ervan uit dat dit met de op handen zijnde procesaanpassingen verbetert,” zegt Edith.

Tevredenheid en toekomstplannen
Intern is l’escaut blij met de huidige voordelen van Zig365 | Maintenance, en er is nog meer potentieel te benutten. “We zijn erg blij met de voordelen die Zig365 | Maintenance ons biedt in de inspecties en oplevering van de woning. Nog blijer zullen we zijn als we de combinatie met de onderhoudsmodule volledig kunnen maken,” aldus Edith.

Conclusie
De ervaring van l’escaut met de overgang naar Tobias 365 en het gebruik van Zig365 | Maintenance toont aan hoe belangrijk een goed begeleide migratie en een efficiënte applicatie zijn voor woningcorporaties. De verbeteringen in werkprocessen, gebruikersvriendelijkheid en klanttevredenheid maken l’escaut een inspirerend voorbeeld voor andere corporaties. Door de continue focus op optimalisatie en verbetering van de samenwerking met aannemers, blijft l’escaut streven naar nog betere resultaten in de toekomst.

Bron: Zig, Foto: l'escaut