• Home
• Nieuws

Mitros verbetert vastgoedsturing met VIP van Batavia Groep

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 25 March 2022

Het verbeteren van hun vastgoedsturing was de voornaamste reden om met het Vastgoed Informatie Model (VIP) van Batavia Groep te gaan werken. “VIP dient als bron voor de complexbeheerplannen, maar ook het makkelijk kunnen ontsluiten van vastgoeddata die relevant is voor veel uiteenlopende vraagstukken.” Via Teams spreken we met Sandra Berenschot, Business Analist bij Mitros.

Over Mitros
Mitros is met ruim 28.000 woningen de grootste woningcorporatie in de steden Utrecht en Nieuwegein. Met VIP brengt de Utrechtse corporatie alle relevante vastgoedinformatie over een woning, object, complex en cluster overzichtelijk in beeld. Sandra Berenschot, die naast Business Analist ook de rol van Asset Analist vervult, noemt dat een groot voordeel: “Met de visuele weergave op de kaarten zie je alle data in één oogopslag. Op een kaartje zie je nu eenmaal sneller wat er bij een complex speelt, dan wanneer je dat in een tabelletje ziet.”

Minder klikken
Dat VIP ook helpt bij het terugbrengen van het aantal handelingen onderstreept Sandra. Ze zegt: “Collega’s hoeven bij de start van de dag minder systemen te openen, door het openen van VIP. Veel informatie kunnen ze ook wel vinden in ons primaire systeem, maar vaak vraagt dat meer muisklikken. VIP is daarmee veel gebruiksvriendelijker. Je hoeft maar een straatnaam in te tikken en alle relevante informatie wordt op een gebruiksvriendelijke manier weergegeven. Bovendien kun je eenvoudig doorklikken op alle clusters of niveaus om antwoord te krijgen op je vraag. We hebben hiervoor veel koppelingen gelegd met data uit ons primaire systeem en uit andere systemen.”

Complexbegroting in VIP
Op de vraag welke collega’s het meest gebruikmaken van VIP, antwoordt Sandra: “Dat zijn vooral de assetmanagers, de vastgoedbeheerders en wijkconsulenten. We merken dat het gebruik toeneemt, doordat we bijvoorbeeld ook onze complexbegroting erin hebben opgenomen. Collega’s zien nu hoeveel er in de begroting is opgenomen voor mutatieonderhoud voor het betreffende complex. De verhuurmakelaars en technisch beheerders kunnen zien: dit valt binnen het budget. Of: dit is zoveel meer dan gedacht, daar moet ik intern even het gesprek over voeren.”

Handvat voor de dagelijkse processen
Het complexbeheerplan is vooral een handvat voor medewerkers in de dagelijkse processen. Sandra: “Je hebt natuurlijk lang niet alle complexbeheerplannen van de ene op de andere dag gevuld. De afgelopen jaren hebben we telkens geprobeerd om collega’s te verleiden om vooral in VIP te kijken. Door er heel veel data in te zetten die voor hen relevant is en hen kan helpen bij de dagelijkse werkzaamheden. We zorgen er op deze manier ook voor dat kennis niet alleen in de hoofden van collega’s blijft zitten. En VIP heeft natuurlijk geholpen in het verminderen van Excelletjes.”

Relevante informatie voor de dagelijkse operatie
Carola van Endt is als adviseur binnen Batavia Groep nauw betrokken geweest bij de implementatie bij Mitros. Ze zegt: “Het is mooi om te zien hoe Mitros VIP zelf verder heeft uitgebreid met content en er steeds meer mensen gebruik van maken. Zo bevat VIP relevante informatie voor zowel strategisch beheer en analyses van het bezit als voor de dagelijkse operatie.”

Handig van Mitros
Om het VIP onder de aandacht te brengen bij haar collega’s, zet Sandra tweewekelijks een ‘Wist-u-dat?’ over VIP op Intranet. “We hebben een ‘Wist-u-dat’ over hoe je VIP zichtbaar maakt op je tablet of telefoon, wat interessant is voor collega’s die veel buiten de deur werken. We hebben er ook een over de complexbegrotingsdata. Een ‘Wist-u-dat’ over het flexibele scherm; dat je informatie kunt achterlaten waarvan je denkt dat die handig is voor de collega’s die de strategie moeten bepalen, zodat zij weten wat er speelt in een complex.”

Contact met Batavia Groep
Met 16 medewerkers die vanuit huis of vanuit de Suiker Silo in Halfweg werken, ervaart Sandra de samenwerking met het softwarebedrijf als “heel positief”. Ze zegt: “Het contact met Batavia Groep verloopt prettig. Door het persoonlijke contact is het makkelijk schakelen. Je vragen worden snel opgepakt. En ik heb het gevoel dat er de afgelopen jaren steeds meer specialistische kennis in huis is gehaald."

Bron: Batavia Groep, Foto: Mitros