• CorporatieGids
• Nieuws

Marco van Drogenbroek (OneXillium): AVG-proof werken begint bij grip op documenten

Geplaatst door CorporatieMedia op woensdag 21 oktober 2026

Woningcorporaties beschikken over grote hoeveelheden documenten waarin persoonsgegevens staan. Een deel daarvan komt uit oudere archieven, scans en samengestelde documenten waarin persoonsgegevens niet altijd goed herkenbaar of gelabeld zijn. Daardoor is het lastig om bewaartermijnen, rechten en anonimisering structureel goed in te richten. Volgens Marco van Drogenbroek, business consultant van OneXillium, vraagt AVG-proof documentbeheer daarom om meer dan technologie alleen: duidelijke processen, governance en slimme automatisering zijn minstens zo belangrijk. In gesprek met CorporatieGids.nl vertelt hij over oude én nieuwe documentstromen, de rol van AI en de vraag hoe corporaties duurzaam grip houden op privacygevoelige informatie.

De grootste uitdaging voor corporaties is dat ze een lang verleden hebben met het archiveren van documenten, begint Marco het gesprek: “Vroeger was de wetgeving nog niet zo ver dat er richtlijnen waren, dus werd veel informatie bewaard. Daarbij werden veel documenten ingescand, was de kwaliteit slechter en zijn documenten vaak bij elkaar gevoegd en opgeslagen. Hierdoor is het moeilijker om rechten en bewaartermijnen goed toe te passen, omdat deze documenten niet op de juiste manier zijn geordend of de juiste labels hebben gekregen.”

Nieuwe documenten
Tegelijkertijd komen iedere dag enorm veel nieuwe documenten en gegevens binnen. Marco: “Daarom is het belangrijk om nieuwe documenten bij binnenkomst direct van de juiste metagegevens te voorzien. Dan kun je ze later op het juiste moment aanbieden om te anonimiseren. Sommige documenten zijn namelijk nog nodig in een lopend proces, waardoor anonimiseren niet meteen kan plaatsvinden. Je kunt bij binnenkomst al controleren of er AVG-gevoelige informatie in een document staat, maar als die informatie nog beoordeeld moet worden, moet die op dat moment wel leesbaar blijven. Daarom bespreek je met de corporatie wanneer een document moet worden aangeboden voor anonimisering, bijvoorbeeld op basis van een status of een bepaalde doorlooptijd. Belangrijk is dat dit automatisch gebeurt en niet afhankelijk is van een losse actie van een medewerker.”

Governance
Op de vraag wat automatisch anonimiseren vraagt van de inrichting van processen, vertelt Marco: “Succesvol anonimiseren begint niet bij technologie, maar bij governance. Als corporatie moet je eerst duidelijk vastleggen welke gegevens beschermd moeten worden, wie daarvoor verantwoordelijk is en op welk moment in het proces maatregelen nodig zijn. Pas daarna kun je systemen daar goed op inrichten. Die moeten persoonsgegevens automatisch kunnen herkennen en verwerken volgens vooraf vastgestelde regels, zoals het afschermen van BSN-nummers, bankgegevens, contactinformatie of medische gegevens. Tegelijk moeten ook de verantwoordelijkheden helder zijn verdeeld tussen informatiebeheer, privacy officers, proceseigenaren en eindgebruikers. Alleen dan ontstaat een structurele aanpak die voldoet aan wet- en regelgeving én werkbaar blijft voor de organisatie.”

Automatische verwerking
Handmatige controle is volgens Marco niet realistisch op grote schaal: “Daarom is het belangrijk om geautomatiseerde analyse en documentverwerking in te zetten. Moderne technologie kan documenten scannen, persoonsgegevens herkennen en vervolgens classificeren en waar nodig automatisch anonimiseren. Door deze processen centraal aan te sturen, kunnen corporaties in korte tijd grote documentcollecties beoordelen. Medewerkers worden alleen betrokken bij uitzonderingen of documenten waarbij aanvullende beoordeling noodzakelijk is.”

Rol van AI
Op de vraag wat de rol van AI is bij het automatisch herkennen, classificeren en anonimiseren van documenten, vertelt Marco: “AI kan documenten analyseren, persoonsgegevens herkennen, context begrijpen en gevoelige informatie classificeren met een snelheid die voor mensen onmogelijk is. Tegelijk blijft menselijke controle noodzakelijk, bijvoorbeeld bij uitzonderingssituaties, juridisch complexe documenten en kwaliteitsbewaking. AI kan veel voorbereidend werk uit handen nemen, maar het vaststellen van beleid, uitzonderingen en eindverantwoordelijkheid blijft mensenwerk. Juist de combinatie van technologie en menselijke expertise levert daarom het beste resultaat op.”

Geautomatiseerd inzicht
“OneXillium helpt corporaties door geautomatiseerd inzicht te creëren in zowel historische als actuele documentstromen,” legt Marco uit. “Met behulp van intelligente documentanalyse kunnen persoonsgegevens worden herkend, geclassificeerd en waar nodig automatisch worden geanonimiseerd of afgeschermd. Daardoor wordt het mogelijk om grote hoeveelheden bestaande documenten efficiënt te beoordelen, zonder dat medewerkers alles handmatig hoeven te controleren. Tegelijkertijd kunnen nieuwe documenten direct binnen processen worden gecontroleerd, zodat nieuwe privacyrisico’s zoveel mogelijk worden voorkomen. Onze aanpak combineert documentintelligentie, procesautomatisering en informatiebeheer. Zo voldoen corporaties niet alleen aan wet- en regelgeving, maar houden zij ook duurzaam controle over hun informatiehuishouding.”

Moderne informatiehuishouding
Voor de komende jaren verwacht Marco dat documentverwerking steeds meer geautomatiseerd wordt: “Waar organisaties vroeger reageerden op privacyvraagstukken, zullen zij steeds vaker preventief werken. Privacy-by-design wordt een standaardonderdeel van processen en applicaties. Daarnaast zal AI een grotere rol spelen bij classificatie, archivering, anonimisering en het naleven van bewaartermijnen. Daardoor kunnen corporaties zich meer richten op dienstverlening aan huurders. Tegelijkertijd zullen toezichthouders hogere eisen blijven stellen aan aantoonbare controle over informatie. Organisaties die investeren in een moderne informatiehuishouding, automatisering en datagedreven governance zijn daardoor beter voorbereid op toekomstige wet- en regelgeving.”

Bron: CorporatieGids, Foto: Theo Scholten