• Home
• Nieuws

Maasdelta – smart follower in het digitale landschap

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 15 June 2021

Maasdelta is een woningcorporatie met ruim 16.500 eenheden in de regio Rotterdam, specifiek in de plaatsen Hellevoetsluis, Maassluis en Spijkenisse. Igor Zandee, Manager ICT en Madelon Spee, Projectleider ERP implementatie vertellen over de digitale strategie van Maasdelta.

De afgelopen jaren hebben in het teken gestaan van het creëren van een stabiel en gesloten ICT-landschap, dat ons procesgericht werken ondersteunt. Hierbij kiezen we voor één sterke ICT-partner (Aareon) en haar software-aanbod. Sinds 3 februari 2020 is 85% van ons landschap vernieuwd met Aareon-producten en is het IT-beheer aan Aareon Cloud Services over gedragen. Daarnaast werken we rustig aan verdere digitalisering van onze processen en dienstverlening. Hierbij proberen we een ‘smart follower’ te zijn en implementeren we wat aangeboden wordt en bij ons en onze huurders past.

Digitale oplossingen
Wij gebruiken nagenoeg alle software die Aareon en haar strategische partners aanbieden. In de basis gebruiken we Tobias AX 2012 en ShareWorX. Daar om heen zijn de Fox-portalen en apps van Aareon in gebruik. En we werken met Plato (met app), Facilitor, ValidSign, Marlin en NeMO, Mail to Pay en zelfs een eerste robot van UiPath. Alle producten zijn in 2019 en 2020 in gebruik genomen. De meeste tijdens een grote livegang op 3 februari 2020.

Bij de keuze voor Aareon hebben we gekeken naar welke ICT-leverancier er het beste bij onze strategie past. Qua software hebben we gekeken welke producten Aareon aanbiedt. We hebben onze bestaande applicaties met veel maatwerkkoppelingen van andere leveranciers vervangen. Hierbij stond voorop dat bestaande functionaliteiten minimaal terug moesten komen in de nieuwe software. We hadden bijvoorbeeld al een portaal voor onze aannemers en huurders en ook werkten we op bepaalde onderdelen al digitaal in de wijk (bijvoorbeeld met onze vakmannen en opzichters).

We sluiten bij de implementatie en inrichting van de software dicht aan bij de Rapid Start-methodiek, die Aareon hanteert. Zeker in de implementatieperiode vonden we het belangrijk om maatwerk (in de vorm van doorontwikkeling van de software) te voorkomen. Waar binnen de scope van het implementatieproject mogelijkheden waren om direct nieuwe functionaliteiten te ontsluiten hebben we dit gedaan. Hierdoor maken we nu bijvoorbeeld gebruik van de digitale handtekening van ValidSign en de diverse Fox-apps. De komende jaren gaan we verder kijken naar nieuwe functionaliteiten. Ook willen we helpen om de producten van Aareon verder te ontwikkelen, door Change Requests in te dienen en samen te werken met andere corporaties.

In de praktijk
Door gebruik te maken van de producten van Aareon is het beheren en delen van onze data gemakkelijker geworden. Er is nu sprake van één database waar alle andere software gebruik van maakt. Elk proces heeft hier voordeel van. Bij een nieuwbouwcomplex voert bijvoorbeeld de afdeling Vastgoedontwikkeling de gegevens van de nieuwe woningen in. Bij het opstellen van de advertenties maakt de afdeling Verhuur hier vervolgens gebruik van. Dankzij de inhoud in deze advertentie weet de potentiele huurder op wat voor soort woning hij/zij reageert. Als hij/zij de woning accepteert, krijgt de huurder toegang tot ons klantportaal. Ook daarin vind hij/zij de informatie over de woning terug. Informatie die bijvoorbeeld weer gebruikt kan worden als er een reparatieverzoek moet worden ingediend. Zo zie je een samenspel tussen processen en afdelingen ontstaan, die onze dienstverlening ten goede komt. We werken nog te kort met de Aareon-software om hierin ook al echt grote verschillen t.o.v. vroeger te ervaren, maar een basis is gelegd en hierop kunnen we ook echt gaan verder bouwen.

Kortom, onze huurders ervaren dat onze dienstverlening stapje voor stapje beter en meer digitaal (en dus passend in deze tijd) verloopt door onze samenwerking met een betrouwbare software leverancier.

De menselijke factor
In het selectietraject en implementatietraject en tijdens het eerste jaar na de livegang is er veel aandacht geweest voor de gevolgen voor onze medewerkers. Een grote groep medewerkers heeft deelgenomen in de implementatie, zodat de inrichting aansluit bij het werk van elke dag. Zodra het mogelijk was, hebben ook andere eindgebruikers mee kunnen kijken naar de nieuwe software. Het doel is daarbij goed voor ogen gehouden. We willen automatiseren wat mogelijk is, zodat er meer tijd vrij komt om persoonlijke aandacht aan onze huurders te geven waar nodig.

Hierbij is het belangrijk dat het een betrouwbaar en gesloten ICT-landschap is, zodat we informatie met elkaar kunnen delen en allemaal goed gebruik kunnen maken van die software. We hadden onze organisatie al omgevormd naar een meer procesgericht organisatie, dus de werkelijke verandering in die zin was al achter de rug. Wel heeft het systeem en het jaar van de implementatie geholpen om het procesgerichte denken te stimuleren. We vragen van onze medewerkers om verder te kijken dan hun eigen taak en het geheel van taken als dienstverlening naar onze huurders te aanschouwen. Er zijn meer dagelijkse handelingen geautomatiseerd binnen bepaalde processen. Voor deze medewerkers is het wennen. Maar een jaar na de livegang is de dienstverlening weer op niveau en kijken we vooruit naar wat er nog meer geoptimaliseerd kan worden.

Invloed van de Corona-pandemie
Wij waren 6 weken live toen we thuis moesten gaan werken vanwege Corona. Doordat we al beschikten over een thuiswerknetwerk (en daar bij passende devices) was het in de basis geen probleem. Het bevestigde dat we al goed onderweg waren naar plaats -en tijdonafhankelijk werken en dat we er technisch klaar voor waren. Een nieuw pakket als de digitale ondertekening (ValidSign) is snel breder uitgerold dan bedacht. Maar op veel andere gebieden waren we er gewoon klaar voor. Alleen onderbrak het ons leer -en begeleidingstraject van de net geïmplementeerde software. Omdat dit allemaal ook op afstand moest, was dit echt een stuk lastiger en heeft het soms langer geduurd voor medewerkers om het onder te knie te krijgen. Dit hebben we geaccepteerd en zo goed mogelijk op afstand begeleid. Ook doen we rustiger aan met mogelijke doorontwikkelingen. We proberen te voorkomen dat medewerkers overspoeld worden door nieuwe functionaliteiten en mogelijkheden. De digitale strategie is niet echt veranderd, we zijn bevestigd in wat we al wilden gaan doen. Wel heeft het ons tot iets meer rust gemaand.

Toekomstige uitdagingen
Net als in andere branches gaan de technologische ontwikkelingen in de wereld kansen bieden voor woningcorporaties. Het is nu belangrijk om niet alles tegelijk te willen doen en rustig voort te bouwen op een stevige basis. Die basis is bij ons nu gelegd.

De eerste grote kans die wij zien, ligt op het gebied van het beter en meer gebruiken van onze data. We hebben al veel gegevens beschikbaar, maar kunnen dit nog verder uitbreiden. Ook kunnen we met deze data veel meer voorspellingen gaan doen, bijvoorbeeld op het gebied van preventief onderhoud. Wij hebben het al gerepareerd voordat een huurder wist dat het kapot zou gaan. Ook zien we kansen om onze dienstverlening verder te digitaliseren, zodat we die diensten 24/7 aan onze huurders kunnen aanbieden. Tot slot ligt er een kans om verder te automatiseren, omdat monotone, zich herhalende handelingen dan niet meer uitgevoerd worden en er ruimte komt voor maatwerk aan onze huurders.

Bron: Aareon, Foto: Maasdelta