• Home
• Nieuws

'Kiezen voor nieuw ERP-systeem makkelijker met Best Value-methode'

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 17 December 2015

Het willen vinden van de beste leverancier voor je ERP-systeem lijkt logisch. Maar de methoden hiervoor blijken bij veel corporaties te verschillen. Woonservice Drenthe is onlangs het traject gestart richting een nieuw primair systeem, en gebruik daarvoor de Best Value-methode. Hiermee is Woonservice die eerste corporatie in Nederland die haar ERP-systeem aanbesteedt op basis van Best Value. CorporatieGids.nl ging met Wouter Bloemberg en Erik de Jong van de corporatie in gesprek over deze unieke aanpak, en de consequenties daarvan tijdens het selectietraject.

Volgens Wouter, Contracting Officer bij Woonservice Drenthe, wil de corporatie met het nieuwe ERP-systeem haar doelen van de komende jaren behalen. "We hebben ons afgevraagd of dat met het oude systeem kon, maar wij kunnen die vraag niet beantwoorden. Daarom willen wij door middel van deze aanbesteding bepalen met welke leverancier en ERP-systeem wij de komende jaren het beste aan de slag kunnen gaan. En de Best Value-methode gaat precies uit van deze gedachte."

Expertise van de leverancier
"Bij Best Value staat het vinden van de beste leverancier centraal," legt Erik uit, Projectmanager bij Woonservice. "Dit is de leverancier die de meeste toegevoegde waarde levert, de risico's onder controle heeft en dit vaak doet tegen de laagste prijs. Ook gaat deze methode uit van een opdrachtgever die de uitkomst bepaalt, maar voor de uitvoering een expert zoekt die hem vertelt hoe iets moet gebeuren om dit resultaat te behalen. Woningcorporaties zijn geen experts op het gebied van het implementeren van een ERP-systeem. Het zou raar zijn als zij een ERP-leverancier daarom vertellen hoe zij hun werk moeten doen."

Het grootste verschil met de traditionele aanpak, is dat er geen gebruik wordt gemaakt van een Programma van Eisen. "Hiervoor in de plaats komt een projectdoelstelling waarin het doel voor de organisatie in een paar zinnen is beschreven. Zo willen wij de grip behouden op het eindresultaat. Vanuit dit startpunt is het aan ons om te luisteren naar de plannen van de experts om deze doelstelling te bereiken. Leveranciers kunnen op op deze manier laten zien dat zij daadwerkelijk de expert zijn. Niet meer op basis van blauwe ogen of flitsende demo's, maar door dat met hun plannen aan te tonen. Nieuw hierbij is dat beweringen worden onderbouwd en geverifieerd gaan worden."

Workshops
Tijdens het traject heeft Woonservice Drenthe eerst gekeken naar haar eigen medewerkers. Wouter: "We hebben een kernteam gevormd met daarin mensen die een tweedaagse opleiding hebben gevolgd. Zij zijn onze Best Value-ambassadeurs geworden. Daarnaast hebben we workshops verzorgd voor interne belanghebbenden. Wanneer iedereen de filosofie goed begrijpt, maakt dat het vervolgtraject een stuk makkelijker."

"In oktober hebben wij vervolgens aan alle ERP-leveranciers aangekondigd dat wij ons systeem zouden aanbesteden op basis van Best Value. Via een workshop hebben wij hen de filosofie en methodiek achter Best Value uitgelegd, en op 17 november hebben wij tenslotte de doelstelling en context van Woonservice toegelicht. Op basis hiervan zijn zes van de tien aangeschreven leveranciers nu bezig om hun plannen te schrijven, die wij hopelijk begin januari ontvangen. Dan start de beoordelingsfase. De leveranciers die er overigens voor gekozen hebben niet deel te nemen aan dit traject, deden dit vanwege verschillende redenen, zoals onbekendheid met Best Value."

Makkelijker kiezen
Volgens Erik is het door de Best Value-aanpak makkelijker om een beslissing te maken voor een nieuw ERP-systeem. "De voordelen voor ons als opdrachtgever zijn dat wij aan de voorkant van het traject goed hebben nagedacht over de daadwerkelijke redenen waarom we de aanbesteding willen uitvoeren. Ook is het helder wat onze bedrijfskundige doelstelling is. Daarop toetsen wij de verchillende leveranciers en hun oplossing, wat een goede en gedegen basis geeft voor de uiteindelijke besluitvorming."

"Door de Best Value-aanpak maken we veel meer gebruik van de kennis die een leverancier heeft van haar product. Dat is een groot voordeel ten opzichte van traditioneel aanbesteden. Zij weet hoe haar systeem het beste te gebruiken is, en welke werkwijze wij het beste kunnen hanteren. Ook kan zij werkwijzen en innovaties ontwikkelen waar wij nooit aan gedacht zouden hebben, maar die voor onze projectdoelstelling wel waarde hebben."

"Voor de leveranciers is het grote voordeel dat zij hun expertise kunnen en moeten laten zien en hiermee zich beter kunnen onderscheiden van hun concurrenten, in tegenstelling tot de traditionele manier van aanbesteding", gaat Erik verder. "Ook is de beoordelingsfase minder intensief en relatief kort. Daarnaast hebben wij het gevoel dat er minder werk voor de leveranciers is in het traject wanneer zij afvalt, en is er een grotere kans op uiteindelijke opdracht wanneer de leverancier als beoogd opdrachtnemer uit de bus komt."

Ervaring en traditionele aanpak
Volgens Wouter is Best Value nieuw in de corporatiemarkt door een combinatie van ervaringen uit het verleden en de vaak traditionele benadering van ICT. "Wanneer in een project of aanbesteding de resultaten niet waren zoals wij hadden verwacht, dan was er snel de neiging om nog meer eisen in het PvE te zetten. Maar dat leidt alleen maar tot een negatieve spiraal, terwijl wij onze opdrachtnemers juist moeten uitdagen uit kennis en kunde te laten zien. Dit betekent loslaten, en dat is iets wat corporaties vaak nog moeten leren."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 17 december 2015