De CorporatieGids 2013 biedt woningcorporaties het startpunt voor (her)oriëntatie op bedrijfsvoering en ICT- oplossingen en diensten. Naast een zo volledig mogelijk overzicht en bedrijfspresentaties van toeleveranciers en adviesbureaus, biedt de CorporatieGids ook redactionele houvast voor onze doelgroep. Vandaag aandacht voor “Kantoorautomatisering”
De afgelopen decennia zagen we een snelle ontwikkeling in de kantoorautomatisering. De geautomatiseerde werkplek biedt ons de mogelijkheid om documenten, spreadsheets en presentaties te maken. Met de werkplek konden eerst we bestanden opslaan op diskettes en later op de harde schijf. Bestanden met elkaar delen werd gemeengoed door netwerkschijven. Maar we wilden meer. Samenwerken aan documenten werd de norm. Dit bevordert de efficiency.
De netwerkschijf blijkt zijn beperkingen te hebben, dus werd intranet ingezet voor het delen van informatie. Dit maakte de werkplek deels plaatsonafhankelijk: onze werkplek is soms de woonkamer. We delen bestanden in de ‘cloud’ en termen als SharePoint, DMS en ECM zijn gemeengoed. Maar we willen meer. We kiezen zelf ons eigen ‘device’. We kijken bij vergaderingen niet vreemd op als mensen vergaderstukken van de tablet lezen. Kortom, ICT biedt alle mogelijkheden om te kunnen (samen)werken en om aan de benodigde informatie te komen. Het is goed geregeld, toch?
De praktijk laat zien dat door de technische mogelijkheden het voor medewerkers vaak onduidelijk is waar documenten staan. Het ontbreken van werkafspraken rond het opslaan van bestanden zorgt ervoor dat verschillende versies van documenten in omloop zijn. De ene medewerker maakt gebruik van SharePoint, de ander niet. De ene medewerker heeft de laatste versie van een document in de mail en een ander maakt gebruik van de afdelingsschijf. Kortom een voedingsbodem voor chaos.
Herkenbaar voor u? Beantwoord voor uw organisatie dan eens de volgende vragen. Waar staan onze documenten opgeslagen en hebben wij hierover werkafspraken gemaakt? Hoe gaan wij om met documenten en versiebeheer?
Spreken we elkaar hierover aan? En stimuleer of vertoon ik eigenlijk het juiste (voorbeeld)gedrag?
Hoe dit aan te pakken? Hoewel de ontwikkelstappen per organisatie verschillen is er een aantal handreikingen te doen. Een eerste stap is het aantal technische mogelijkheden beperken. Houd het overzichtelijk. Er zijn ICT-oplossingen die ondersteuning bieden bij geautomatiseerde archivering en indexering. Dat helpt. Even belangrijk is het om heldere werk- en beleidsafspraken te maken die voor iedereen gelden. En spreek elkaar erop aan. Medewerkers moeten er “last” van hebben indien ze documenten niet op de juiste wijze archiveren en “lol” ervaren als ze correct archiveren (nooit zoeken, altijd de juiste versie, etc.).
Leidinggevenden geven én het goede voorbeeld én zien toe op naleving van de gemaakte afspraken. Met overzichtelijke ICT, heldere werkafspraken én aansprekend gedrag kan veel voordeel bereikt worden. Maar uw mensen - die ermee werken – bepalen uiteindelijk het resultaat.
Auteur: Gerrit Jan Veldhuis is organisatieadviseur bij Andersom
Bron:CorporatieGids2013
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
